Другое · 13 мин
Как заполнить штатное расписание в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по заполнению штатного расписания в 1С:ЗУП 3.1: включение механизма, создание позиций, надбавки, изменения и типичные ошибки.
Штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1 — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный механизм, который связывает кадровые документы с начислениями. От того, как вы заполните позиции штатного расписания, зависит, какие оклады и надбавки программа подставит при приёме сотрудника, переводе и кадровом изменении. Ошибки на этом этапе приводят к расхождениям в расчёте зарплаты и лишней ручной правке документов.
Механизм штатного расписания в ЗУП необязателен: программа может работать и без него, подставляя начисления напрямую из кадровых документов. Но для организаций с несколькими подразделениями, надбавками и историей изменений окладов ведение штатного расписания заметно упрощает контроль фонда оплаты труда и унифицирует условия оплаты одинаковых должностей.
Ниже разобран полный цикл работы: включение механизма, создание подразделений и позиций, настройка начислений, утверждение расписания, внесение изменений и проверка результата. Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, но общая логика применима и к 1С:КАМИН, и к ЗУП в составе ERP с поправкой на интерфейс.
Когда штатное расписание действительно нужно
Прежде чем включать механизм, оцените, оправдан ли он для вашей учётной задачи. Штатное расписание в ЗУП даёт три ключевых преимущества: единые условия оплаты для однотипных позиций, автоматический расчёт фонда оплаты труда (ФОТ) и историю изменений окладов по позициям. Если в организации пять сотрудников с индивидуальными условиями, ведение расписания может оказаться избыточным.
Обязательно включайте механизм, если: у вас несколько подразделений с типовыми должностями; оклады и надбавки периодически индексируются приказом; требуется печатная форма Т-3 из программы; важно контролировать, не превышает ли фактический ФОТ плановый. Также штатное расписание удобно при частых приёмах — кадровик выбирает позицию, и все начисления подставляются автоматически.
Стоит ли вести штатное расписание
Включение механизма в настройках
По умолчанию в типовой ЗУП 3.1 штатное расписание может быть отключено. Перейдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка состава начислений и удержаний» либо (в зависимости от релиза) «Настройка» → «Кадровый учёт». Найдите флажок «Ведется штатное расписание» и установите его.
Рядом обычно доступны дополнительные опции: «Ведется история изменений штатного расписания» и «Используется описание позиций штатного расписания». Историю изменений рекомендуется включать сразу — без неё изменение оклада по позиции перезапишет старые данные, и восстановить, какой оклад действовал раньше, будет невозможно. Включение истории добавляет документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания».
Если в организации используются вилки окладов (например, «от 50 000 до 70 000»), отметьте соответствующую настройку — в позиции появятся поля минимального и максимального размера оплаты. Для строгого учёта вилки лучше не использовать: при приёме сотрудника конкретный оклад всё равно придётся указывать вручную, а отчёты по ФОТ будут считаться от усреднённых значений.
Подготовка справочников: подразделения и должности
Позиция штатного расписания обязательно привязывается к подразделению и должности, поэтому сначала проверьте эти справочники. Подразделения создаются в разделе «Настройка» → «Подразделения» (или «Предприятие» → «Подразделения» в зависимости от интерфейса). Для каждого подразделения укажите наименование и, при необходимости, родительское подразделение — иерархия влияет на построение отчётов и на отражение зарплаты в учёте.
Должности заполняются в справочнике «Должности». Здесь важно указать наименование так, как оно звучит в документах организации, поскольку именно оно попадёт в трудовой договор и приказ о приёме. Если ведётся учёт по категориям (рабочие, служащие, руководители), заполните соответствующие реквизиты — они используются в статистической отчётности.
Не плодите дубли: перед созданием новой должности поищите её в справочнике. Две должности «Менеджер» и «Менеджер по продажам» с фактически одинаковыми функциями усложнят анализ ФОТ и отчётность. То же относится к подразделениям — ликвидированные отделы помечайте как архивные, а не удаляйте, если по ним есть история.
Создание и заполнение позиции штатного расписания
Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте новую позицию кнопкой «Создать» (или «Добавить позицию»). Основные поля позиции: организация (если в базе несколько), подразделение, должность, количество штатных единиц (ставок). Количество ставок может быть дробным — например, 0,5 для полставки или 2,5 для двух полных и одной половинной ставки.
На вкладке оплаты труда укажите основное начисление — обычно это «Оплата по окладу» или «Оплата по часовому тарифу». В поле размера введите оклад на одну штатную единицу. Программа автоматически рассчитает ФОТ по позиции как произведение размера оплаты на количество ставок с учётом надбавок. Если включена вилка окладов, заполните минимальное и максимальное значения.
Проверьте график работы и условия труда позиции, если эти реквизиты доступны в вашей настройке. Они подставятся в кадровые документы при приёме на эту позицию. После заполнения запишите позицию. Если история изменений включена, позиция вступит в силу только после проведения документа «Утверждение штатного расписания» с указанием даты, с которой расписание действует.
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать позицию»
- 2Выберите подразделение и должность из справочников
- 3Укажите количество штатных единиц, включая дробные ставки
- 4На вкладке оплаты труда добавьте основное начисление и укажите оклад
- 5Добавьте надбавки, если они предусмотрены для позиции
- 6Запишите позицию и проведите документ «Утверждение штатного расписания» с датой вступления в силу
Настройка надбавок и доплат по позициям
Кроме оклада, к позиции можно привязать любые плановые начисления: надбавку за стаж, доплату за вредные условия, премию фиксированной суммой или процентом. Для этого в табличной части оплаты труда добавьте строку, выберите вид начисления из справочника и укажите размер — сумму или процент, в зависимости от того, как настроен сам вид расчёта.
Важный нюанс: начисление должно существовать в справочнике начислений и быть корректно настроено — с формулой расчёта, назначением и очередностью. Если нужной надбавки нет, создайте её заранее через «Настройка» → «Начисления». Например, надбавка «15% от оклада» настраивается как начисление с расчётом по формуле «Процент от базы», где базой служит оклад.
При приёме сотрудника на позицию все привязанные начисления подставятся в приказ о приёме автоматически. Это исключает ситуацию, когда кадровик забыл назначить обязательную надбавку. Если у конкретного сотрудника условия отличаются от типовых, их можно скорректировать в самом кадровом документе — позиция при этом не изменится.
Изменение и закрытие позиций
Оклады и состав позиций со временем меняются. При включённой истории изменений не редактируйте позицию напрямую — создайте документ «Изменение штатного расписания» из раздела «Кадры». В документе укажите дату, с которой действуют изменения, и скорректируйте нужные позиции: размер оклада, количество ставок, состав надбавок.
Для сокращения позиции используйте тот же документ: установите количество ставок в ноль или отметьте позицию как закрываемую с определённой даты. Закрытая позиция перестанет предлагаться при приёме, но останется в истории для отчётов за прошлые периоды. Удалять позиции, по которым были кадровые документы, нельзя — программа не даст этого сделать из-за ссылок, и это правильно с точки зрения учёта.
После изменения окладов по позициям не забудьте про сотрудников: само по себе изменение штатного расписания не пересчитывает начисления уже принятым работникам. Для увеличения окладов действующим сотрудникам используйте документ «Изменение плановых начислений» или «Кадровый перевод» — в ЗУП есть механизм массового изменения оплаты с индексацией на коэффициент.
Проверка результата и печатные формы
После утверждения расписания проверьте, что всё работает, прежде чем принимать сотрудников. Откройте отчёт «Штатное расписание» или «Остатки штатных единиц» в разделе «Кадры» — там должны отображаться созданные позиции с количеством ставок и ФОТ. Сформируйте печатную форму Т-3: она строится по кнопке «Печать» из списка штатного расписания или из отчёта.
Выполните контрольный приём: создайте тестовый документ «Приём на работу» на любую позицию и убедитесь, что подразделение, должность, график работы, оклад и надбавки подставились автоматически и с правильными значениями. После проверки тестовый документ пометьте на удаление, чтобы он не попал в расчёты.
Сверьте плановый ФОТ по отчёту с вашими ожиданиями: сумма по всем позициям должна сходиться с бюджетом на оплату труда. Расхождения обычно означают ошибку в количестве ставок, в размере оклада или в том, что надбавка считается от оклада, а не фиксированной суммой, как предполагалось.
Как проверить результат
Подразделение, должность, оклад и надбавки подставились из позиции без ручного ввода
Поля пустые или значения отличаются от указанных в позиции
Все позиции выведены с окладами, надбавками и количеством ставок
Позиции отсутствуют или выведены без сумм
Сумма соответствует расчёту: оклад × ставки + надбавки
ФОТ завышен или занижен относительно ручного расчёта
По каждой позиции видны документы утверждения и изменения с датами
Изменения внесены напрямую в позицию, документов нет
Если автозаполнение не срабатывает, проверьте три вещи: утверждено ли расписание документом на дату приёма, не закрыта ли позиция, совпадает ли организация в позиции и в кадровом документе. Чаще всего проблема в дате — приём оформлен раньше даты утверждения расписания, и программа не находит действующую позицию.
Что важно запомнить
Включите механизм и историю изменений в настройках, заполните справочники подразделений и должностей без дублей, создавайте позиции с окладами и надбавками, утверждайте расписание документом. Все изменения вносите документами «Изменение штатного расписания», а оклады действующим сотрудникам повышайте отдельными кадровыми документами. Перед массовым использованием проверьте автозаполнение на тестовом приёме.
Частые вопросы
Можно ли работать в ЗУП вообще без штатного расписания?
Да. Если флажок «Ведется штатное расписание» не установлен, все начисления и условия работы указываются непосредственно в кадровых документах — приёме, переводе, изменении оплаты. Такой режим подходит небольшим организациям с индивидуальными условиями оплаты у каждого сотрудника. Печатную форму Т-3 в этом случае придётся формировать вне программы.
Как указать полставки или другую неполную ставку?
В поле количества штатных единиц позиции введите дробное значение — 0,5 для половины ставки, 0,25 для четверти. ФОТ по позиции программа посчитает пропорционально. При приёме сотрудника на такую позицию дополнительно укажите в приказе неполное рабочее время и соответствующий график работы.
Изменил оклад в штатном расписании, а зарплата сотруднику считается по-старому. Почему?
Изменение штатного расписания меняет условия позиции, но не пересчитывает начисления уже принятых сотрудников. Их плановые начисления хранятся в кадровых документах. Чтобы повысить оклады работникам, оформите документ «Изменение плановых начислений» или «Изменение оплаты труда» — в нём можно применить коэффициент индексации сразу к списку сотрудников.
Как закрыть позицию, по которой уже никто не работает?
Создайте документ «Изменение штатного расписания», найдите нужную позицию и установите количество ставок равным нулю или отметьте её как закрываемую с указанием даты. После проведения документа позиция перестанет предлагаться при приёме, но останется доступной в отчётах за прошлые периоды. Удалять позицию не нужно.
Что делать, если одна должность встречается в нескольких подразделениях с разными окладами?
Создайте отдельные позиции штатного расписания для каждого подразделения — должность в справочнике при этом одна и та же. Разные оклады по подразделениям — штатная ситуация: позиция определяется связкой «подразделение + должность», и условия оплаты задаются для каждой такой связки независимо.
Нужно ли заново утверждать всё расписание при добавлении одной позиции?
Нет. Документ «Изменение штатного расписания» позволяет добавить новую позицию, не затрагивая остальные. Укажите дату вступления изменения в силу, добавьте позицию в табличную часть документа и проведите его. Действующие позиции продолжат работать на прежних условиях.