Как оформить совместительство сотрудника в 1С

Совместительство в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется через отдельное место работы сотрудника, а не через дополнительную строку в основном приёме на работу. Программа различает внутреннее совместительство (сотрудник уже работает в организации) и внешнее (человек работает у другого работодателя), и от этого зависит порядок заполнения документов.

Главный принцип: по каждому месту работы программа ведёт отдельный кадровый учёт, отдельно рассчитывает зарплату, отпуска и больничные, но физическое лицо в справочнике остаётся одним. Это важно для корректного расчёта НДФЛ и страховых взносов — налоги считаются по физлицу в целом, а не по каждому месту работы отдельно.

Ниже разобран полный цикл: от создания приёма на работу по совместительству до проверки расчёта и увольнения, с указанием типичных ошибок, из-за которых зарплата или отчётность считаются неверно.

Чем внутреннее совместительство отличается от внешнего в учёте

При внутреннем совместительстве сотрудник уже числится в вашей организации по основному месту работы. В справочнике «Физические лица» запись одна, а в справочнике «Сотрудники» появляется вторая строка — новое место работы с пометкой «Внутреннее совместительство». ИНН, СНИЛС и личные данные дублировать нельзя: если создать второе физлицо, НДФЛ и взносы посчитаются с ошибкой, а в отчётах появятся задвоения.

При внешнем совместительстве человек принимается как новый сотрудник: создаётся новое физическое лицо и новая запись в справочнике «Сотрудники» с видом занятости «Внешнее совместительство». Его доходы у другого работодателя в вашей базе не отражаются, но для расчёта больничных и детских вычетов это имеет значение — вычет по НДФЛ сотрудник получает только у одного работодателя.

Как оформить внутреннего совместителя

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» выберите из списка существующего сотрудника — того, кто уже работает в организации. Программа предложит оформить новое место работы для этого физического лица, согласитесь.

Заполните ключевые поля документа:

• Вид занятости — «Внутреннее совместительство». Это определяющее поле, от него зависит расчёт и отчётность.
• Подразделение и должность — укажите фактические, они могут совпадать с основным местом или отличаться.
• Количество ставок — обычно 0,5 или меньше, поскольку по ТК РФ работа по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени.
• График работы — выберите отдельный график совместителя или создайте новый. Не назначайте полный график пятидневки, иначе программа посчитает норму времени как у основного работника и завысит зарплату.
• Оплата труда — назначьте начисление (оклад по часам, оклад по дням, сдельно) и размер. Оклад указывается полный, а фактическая сумма рассчитается пропорционально ставке и отработанному времени.

После проведения документа проверьте, что в справочнике «Сотрудники» появилась новая строка с тем же именем и видом занятости «Внутреннее совместительство». Если вместо этого создалось новое физлицо — отмените проведение и оформите приём заново через выбор существующего сотрудника.

1. 1
   Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → создать «Приём на работу»
2. 2
   В поле «Сотрудник» выбрать уже работающего сотрудника из списка
3. 3
   Указать вид занятости «Внутреннее совместительство», подразделение, должность, долю ставки
4. 4
   Назначить отдельный график работы совместителя
5. 5
   Задать начисление и размер оплаты, провести документ
6. 6
   Проверить появление второго места работы в справочнике «Сотрудники»

Как оформить внешнего совместителя

Внешний совместитель принимается как обычный новый сотрудник: в документе «Приём на работу» создаётся новое физическое лицо, заполняются личные данные, ИНН, СНИЛС, документы удостоверяющие личность. Разница только в виде занятости — «Внешнее совместительство».

Обратите внимание на график и норму времени. Внешний совместитель по закону работает не более половины нормы за учётный период, поэтому график должен это отражать. Если сотрудник работает каждый день по 4 часа, создайте график с сокращённым рабочим днём; если работает через день — график с соответствующими рабочими днями.

Детские вычеты по НДФЛ внешнему совместителю предоставляйте только если он подал заявление именно вам и подтвердил, что не получает вычет у основного работодателя. В программе вычеты вводятся документом «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы».

График работы и норма времени: где чаще всего ошибаются

Самая распространённая причина неверного расчёта зарплаты совместителя — неправильный график. Если совместителю назначить стандартный график пятидневки, программа будет считать норму времени 8 часов в день, и при окладной системе сотрудник либо получит полный оклад, либо расчёт «по часам» исказится.

Правильный подход — создать отдельный график в разделе «Настройка» → «Графики сотрудников». Для совместителя на 0,5 ставки укажите, например, 4 часа в день при пятидневке. Тогда при полностью отработанном месяце программа начислит ровно половину оклада, а при отсутствиях — корректно уменьшит сумму пропорционально фактически отработанному времени.

Проверить корректность графика можно до начисления зарплаты: откройте график и сравните месячную норму часов с ожидаемой. Для 0,5 ставки норма должна быть примерно вдвое меньше нормы производственного календаря.

Начисление зарплаты, отпуска и больничные совместителя

Зарплата совместителю начисляется в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» — программа подбирает все места работы автоматически и показывает их отдельными строками. Внутренний совместитель появится в документе дважды: по основному месту и по совместительству, с разными суммами и разными начислениями.

Отпуск оформляется документом «Отпуск» отдельно по каждому месту работы. По ТК РФ отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе, поэтому в программе удобно создавать оба документа на один период. Средний заработок рассчитывается по каждому месту раздельно — из начислений именно этого места работы.

Больничный внутреннему совместителю оформляется одним документом «Больничный лист», в котором программа учитывает заработок по обоим местам работы внутри организации. Внешнему совместителю пособие назначается по правилам, зависящим от того, где он работал в расчётном периоде, — при необходимости в документе указывается, что пособие назначается по данному месту работы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Справочник «Сотрудники»

Норма

У внутреннего совместителя две строки с одним физлицом и разными видами занятости

Тревожный признак

Два разных физлица с одинаковым ИНН — задвоение, отчётность будет неверной

Расчётный листок совместителя

Норма

Начисление соответствует доле ставки при полностью отработанном месяце

Тревожный признак

Начислен полный оклад при 0,5 ставки — неверный график или настройка начисления

НДФЛ в отчёте «Анализ НДФЛ»

Норма

Доходы и налог по физлицу сведены суммарно по обоим местам работы

Тревожный признак

НДФЛ посчитан раздельно или появились минусовые суммы

Увольнение совместителя и отмена ошибочного приёма

Увольнение оформляется документом «Увольнение», где в поле «Сотрудник» выбирается именно место работы по совместительству, а не основное. Для внутреннего совместителя это особенно важно: если выбрать основное место работы, сотрудник уволится полностью, а совместительство останется действующим.

При увольнении программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по данному месту работы. Проверьте дату увольнения и остаток отпуска в документе перед проведением — остаток виден по ссылке в документе увольнения.

Если приём совместителя оформили ошибочно и зарплата ещё не начислялась, достаточно распровести и пометить на удаление документ приёма. Если начисления уже были, сначала отмените начисления (сторнируйте или распроведите документы расчёта), затем увольнение, если оно было, и только потом — приём.

Частые вопросы по совместительству в 1С

Можно ли оформить совместительство на ту же должность, что и основная работа?

Да, законодательство этого не запрещает, и программа позволяет указать ту же должность и подразделение. Важно только соблюдать ограничение по рабочему времени и назначить корректный график, иначе норма времени будет завышена.

Нужно ли заводить отдельный табельный номер для совместителя?

Да, программа автоматически присваивает новому месту работы отдельный табельный номер. Это нормально: по каждому месту работы ведётся раздельный учёт времени и начислений, а физическое лицо при этом остаётся одним.

Почему совместителю начислилась зарплата больше ожидаемой?

Чаще всего причина в графике: назначен полный график вместо сокращённого, и норма времени совпадает с фактом. Проверьте график работы в кадровом документе и долю ставки. Вторая возможная причина — начисление настроено как фиксированной суммой без зависимости от отработанного времени.

Как отразить, что совместитель стал основным работником?

Если внешний совместитель переходит на основное место, оформляется кадровый перевод со сменой вида занятости. Если внутренний совместитель увольняется с основного места и остаётся по совместительству, сначала увольняют с основного места, затем переводом меняют вид занятости по оставшемуся месту на «Основное место работы».

Входит ли совместитель в среднесписочную численность и отчёты?

Внутренний совместитель в списочной численности учитывается один раз — по основному месту работы. Внешние совместители в среднесписочную численность не включаются и показываются отдельным показателем. В отчётах по НДФЛ и взносам доходы отражаются по физическому лицу со всех мест работы внутри организации.

Можно ли оформить совместительство задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но если за этот период уже рассчитана зарплата и сдана отчётность, потребуется перерасчёт и уточнённые отчёты. Безопаснее оформлять приём своевременно, а при необходимости заднего числа — сначала оценить объём затронутых периодов.