Как принять совместителя в 1С: пошаговая инструкция

Приём совместителя в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется документом «Приём на работу», но с важными отличиями от приёма основного сотрудника: нужно правильно указать вид занятости, долю ставки и отдельный график работы. Ошибка на этом этапе приводит к неверному расчёту зарплаты, искажению среднесписочной численности и проблемам с отчётностью в фонды.

Совместительство бывает внутренним — когда сотрудник уже работает в вашей организации по основному месту и берёт дополнительную работу, и внешним — когда человек трудоустроен у другого работодателя, а у вас работает по отдельному трудовому договору. В 1С эти сценарии оформляются по-разному, и путать их нельзя.

Ниже разобран полный порядок действий: от создания физического лица до проверки начислений, с типичными ошибками и контрольными точками.

Что подготовить перед оформлением приёма

До создания документа проверьте, что в программе уже есть необходимые данные. Во-первых, должна существовать позиция штатного расписания, на которую вы принимаете совместителя, — с нужным подразделением, должностью и количеством ставок. Если штатное расписание не ведётся, этот шаг пропускается, но в типовой настройке ЗУП оно обычно включено.

Во-вторых, подготовьте график работы совместителя. Работа по совместительству по ТК РФ не должна превышать половины нормы рабочего времени, поэтому полный пятидневный график не подойдёт. Создайте отдельный график в разделе «Настройка → Графики работы сотрудников» — например, 4 часа в день или 2,5 дня в неделю.

В-третьих, уточните, есть ли в справочнике нужное начисление. Для оплаты по окладу пропорционально отработанному времени используется стандартное начисление «Оплата по окладу» — оно корректно считает сумму от доли ставки и фактически отработанных дней по графику.

Как оформить внешнего совместителя

Внешний совместитель — это новый человек в вашей базе. Откройте раздел «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». Нажмите «Создать сотрудника» и введите данные физического лица: ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные. Программа проверит дубли по СНИЛС — если человек уже есть в базе, она предложит выбрать существующего.

В документе приёма заполните ключевые поля:

• Дата приёма — дата начала работы по трудовому договору;
• Подразделение и должность — позиция штатного расписания;
• Вид занятости — выберите «Внешнее совместительство»;
• Количество ставок — например, 0,5;
• График работы — созданный ранее сокращённый график;
• Начисления — оплата по окладу с указанием полного оклада по позиции; программа сама рассчитает сумму пропорционально ставке и отработанному времени.

На вкладке «Трудовой договор» укажите номер и дату договора, при необходимости — срок, если договор срочный. После проведения документа сформируйте печатную форму приказа по форме Т-1 или собственной форме, принятой в организации.

Как оформить внутреннего совместителя

Внутренний совместитель уже числится в базе как сотрудник по основному месту работы. Главное правило: не создавайте новое физическое лицо. В документе «Приём на работу» в поле «Сотрудник» выберите «Создать сотрудника», но в карточке физлица укажите существующего человека через подбор — иначе получите дубль, который испортит НДФЛ-учёт, отчёты и справки.

В результате у одного физического лица появится два элемента справочника «Сотрудники»: основное место работы и внутреннее совместительство. Это нормально — так и задумано. В документе приёма укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», долю ставки и отдельный график.

Зарплата по двум местам работы начисляется и выплачивается раздельно по каждому сотруднику, но НДФЛ и взносы считаются в целом по физическому лицу — программа делает это автоматически, если обе строки привязаны к одному физлицу.

Настройка графика и доли ставки

График совместителя определяет норму времени для расчёта оклада. Если вы назначите полный график при 0,5 ставки, программа посчитает, что сотрудник отработал только половину нормы, и начислит четверть оклада — частая причина «непонятных» сумм. Правило простое: график должен соответствовать доле ставки.

Создайте график через «Настройка → Графики работы сотрудников»: укажите режим (например, пятидневка по 4 часа), заполните календарь и проверьте итоговую норму часов за месяц. Для нестандартных режимов — работа через день, только по выходным — используйте произвольный шаблон заполнения.

1. 1
   Проверьте позицию штатного расписания и наличие свободной доли ставки
2. 2
   Создайте сокращённый график работы в разделе «Настройка»
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» и выберите вид занятости
4. 4
   Для внутреннего совместителя привяжите существующее физическое лицо
5. 5
   Укажите долю ставки, график и начисления
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ
7. 7
   Начислите зарплату за первый месяц и сверьте сумму с расчётом вручную

Проверка результата после проведения документа

После приёма убедитесь, что всё отразилось корректно. Откройте карточку сотрудника: там должны быть видны подразделение, должность, вид занятости, график и список начислений. Проверьте отчёт «Штатное расписание» — занятая доля ставки должна увеличиться.

Ключевая проверка — первое начисление зарплаты. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов», заполните его и найдите совместителя. Сумма должна равняться: полный оклад × доля ставки × (отработанные дни / норма дней по графику совместителя). Если сотрудник принят не с начала месяца, программа учтёт только дни с даты приёма.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Указано «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство»

Тревожный признак

Стоит «Основное место работы» — отчёты по численности исказятся

Начисленная сумма за первый месяц

Норма

Оклад × доля ставки с учётом отработанных дней

Тревожный признак

Начислен полный оклад или вдвое меньше ожидаемого — неверна ставка или график

Физическое лицо внутреннего совместителя

Норма

Одно физлицо, два сотрудника

Тревожный признак

Два разных физлица с одинаковым ФИО — дубль

Типичные ошибки и как их избежать

Самые частые проблемы при приёме совместителей связаны не с самим документом, а с настройками вокруг него. Разберём основные.

Отдельно отметим ситуацию с уже работающим внешним совместителем, которого переводят на основное место. Это делается не редактированием старого приёма, а кадровым переводом или увольнением и новым приёмом — в зависимости от того, как оформлено кадровое решение. Прямое изменение вида занятости в проведённом документе нарушит историю кадрового учёта.

Частые вопросы

Можно ли принять совместителя на полную ставку?

Формально программа не запрещает указать 1 ставку, но по ТК РФ продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени. На полную ставку совместителя принимают только в исключительных случаях, предусмотренных законом (например, при приостановке работы по основному месту). В стандартной ситуации указывайте долю ставки не более 0,5.

Как в 1С отразить, что внутренний совместитель работает на той же должности?

Это допустимо: создаётся второй сотрудник с той же позицией штатного расписания, но с видом занятости «Внутреннее совместительство» и своей долей ставки. В штатном расписании по позиции должно быть достаточно ставок, чтобы вместить и основную, и совместительскую долю.

Нужен ли совместителю отдельный график, если он работает «как все», но меньше часов?

Да. Даже если дни работы совпадают с общим графиком, дневная продолжительность меньше, значит норма времени другая. Создайте отдельный график с сокращёнными часами — иначе расчёт оклада пропорционально отработанному времени будет неверным.

Что делать, если совместителя ошибочно приняли как основного сотрудника?

Не редактируйте вид занятости в проведённом документе. Если зарплата ещё не начислялась, отмените проведение приёма, исправьте вид занятости и проведите заново. Если начисления уже были — оформите кадровый перевод на совместительство с нужной даты и проверьте перерасчёты.

Как совместитель попадает в отчётность по численности?

Внешние совместители не включаются в среднесписочную численность, внутренние учитываются один раз — по основному месту работы. Программа рассчитывает это автоматически по виду занятости, поэтому корректное заполнение этого поля критично для статистических отчётов и сведений в фонды.

Облагается ли зарплата совместителя взносами и НДФЛ так же, как у основных сотрудников?

Да, порядок налогообложения одинаковый. Особенность лишь в том, что для внутреннего совместителя НДФЛ и взносы считаются с совокупного дохода физического лица по всем местам работы в организации, поэтому правильная привязка к одному физлицу обязательна.