Как в 1С завести сотрудника по совместительству

Приём сотрудника по совместительству в 1С:Зарплата и управление персоналом отличается от стандартного приёма на основное место работы несколькими важными деталями: видом занятости, долей ставки, отдельным графиком и особенностями расчёта зарплаты. Если оформить приём «как обычно», программа будет считать сотрудника полностью занятым, и это приведёт к ошибкам в отчётности, среднесписочной численности и начислениях.

Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию 1С:ЗУП ред. 3.1, но общая логика применима и к 1С:Бухгалтерии 8 с модулем зарплаты. Различия между внутренним и внешним совместительством принципиальны: в первом случае человек уже есть в базе, во втором его нужно заводить с нуля.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права кадровика или расчётчика, а в программе настроены графики работы сотрудников — для совместителя почти всегда требуется отдельный график с неполным рабочим временем.

Внутреннее и внешнее совместительство: в чём разница для учёта

Внешний совместитель — это человек, для которого ваша организация не является основным местом работы. В программе для него создаётся новый элемент справочника «Сотрудники» и новое физическое лицо (если такого человека ещё нет в базе).

Внутренний совместитель уже работает у вас по основному месту и дополнительно занимает другую должность. В этом случае новое физическое лицо создавать нельзя — нужно завести второе место работы в карточке того же человека. Иначе программа посчитает его двумя разными людьми: сломается персонифицированный учёт, НДФЛ и страховые взносы будут считаться некорректно.

Признак того, что всё сделано правильно: в справочнике «Сотрудники» у одного физлица появляется две строки — основное место работы и совместительство, а в карточке физлица видны оба места работы.

Подготовка: график работы и штатное расписание

Совместитель почти всегда работает неполное время — по закону не более половины нормы рабочего времени за учётный период. Поэтому до оформления приёма проверьте, есть ли в базе подходящий график: например, «4 часа в день, 5-дневка» или «0,5 ставки». Графики настраиваются в разделе «Настройка → Графики работы сотрудников».

При создании графика укажите способ заполнения (по дням недели или произвольной длины), расписание работы и обязательно установите признак неполного рабочего времени, если он предусмотрен в вашей версии. График влияет на расчёт нормы времени, а значит — на оплату по окладу пропорционально отработанному времени.

Если в организации ведётся штатное расписание, позиция для совместителя должна существовать в нём с соответствующим количеством ставок. Проверьте раздел «Кадры → Штатное расписание»: свободная ставка или её доля должна быть доступна на дату приёма, иначе документ не проведётся или проведётся с предупреждением.

Приём внешнего совместителя: пошагово

Откройте раздел «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». Нажмите «Создать сотрудника» или выберите физическое лицо из списка, если человек уже попадал в базу (например, работал ранее).

Заполните ключевые поля документа:

• Дата приёма — первый рабочий день по трудовому договору.
• Подразделение и должность — место работы совместителя.
• Вид занятости — выберите «По совместительству». Это ключевое поле, от него зависят отчёты и расчёты.
• Количество ставок — укажите долю, например 0,5.
• График работы — график с неполным временем, созданный на подготовительном этапе.
• Начисления — оклад или тариф указывается из расчёта полной ставки; программа сама пересчитает оплату пропорционально доле ставки и отработанному времени.

1. 1
   Создайте график работы с неполным временем
2. 2
   Проверьте наличие позиции в штатном расписании
3. 3
   Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу
4. 4
   Заведите физлицо и укажите вид занятости «По совместительству»
5. 5
   Укажите долю ставки, график и начисления
6. 6
   Проведите документ и проверьте карточку сотрудника

После проведения документа откройте карточку сотрудника и убедитесь, что вид занятости отображается корректно, а в плановых начислениях стоит оплата по окладу с правильным размером. На вкладке «Трудовой договор» при необходимости внесите реквизиты договора и условие о совместительстве — эти данные попадут в печатную форму приказа по форме Т-1.

Приём внутреннего совместителя: отличия процедуры

Главное правило: не создавайте новое физическое лицо. В документе «Приём на работу» в поле сотрудника выберите существующего человека из справочника физических лиц. Программа предложит оформить новое место работы для него — согласитесь.

Дальше действия аналогичны внешнему совместительству: вид занятости «По совместительству», доля ставки, отдельный график, подразделение и должность. У внутреннего совместителя появится вторая строка в списке сотрудников с тем же ФИО, но другим табельным номером или его суффиксом.

Обратите внимание на налогообложение: НДФЛ и взносы программа рассчитывает в целом по физическому лицу, суммируя доходы по обоим местам работы. Это правильно — стандартные вычеты применяются один раз к совокупному доходу, а не к каждому месту отдельно.

Начисление зарплаты совместителю: что проверить

Зарплата совместителю начисляется пропорционально отработанному времени по его графику. При начислении зарплаты за месяц документ «Начисление зарплаты и взносов» подбирает оба места работы сотрудника отдельными строками.

Типичная схема: оклад в приёме указан как полный (по штатному расписанию), а фактическая оплата рассчитывается как оклад × доля ставки × (фактически отработанные дни / норма дней по графику). Если вы хотите платить фиксированную сумму, можно указать в приёме уже пересчитанный оклад — но тогда при не полностью отработанном месяце пересчёт пойдёт от этой суммы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Вид занятости «По совместительству», верная доля ставки и график

Тревожный признак

Стоит «Основное место работы» у внешнего совместителя

Список сотрудников

Норма

У внутреннего совместителя две строки на одно физлицо

Тревожный признак

Два разных физлица с одинаковым ФИО

Начисление зарплаты

Норма

Оплата пропорциональна ставке и отработанным дням

Тревожный признак

Начислен полный оклад при 0,5 ставки

Отчёт по среднесписочной численности

Норма

Внешние совместители учитываются отдельно

Тревожный признак

Совместитель попал в среднесписочную как основной работник

Отдельно проверьте табель: если совместитель отсутствовал (отпуск, больничный), отклонения должны быть зарегистрированы документами по его месту работы-совместительству, а не по основному. У внутреннего совместителя отсутствия по двум местам оформляются независимо.

Типичные ошибки и как их избежать

Если ошибка обнаружена после расчёта зарплаты, не редактируйте проведённый приём «задним числом» без анализа последствий: изменение плановых начислений потребует перерасчёта прошлых периодов. Безопаснее оформить кадровый перевод или изменение оплаты труда текущей датой и сделать перерасчёт документом «Перерасчёт».

При дубле физического лица не удаляйте карточку, по которой уже есть начисления. Объединение дублей — отдельная процедура с переносом данных, при сомнениях её лучше выполнять на копии базы или с привлечением специалиста по 1С.

Частые вопросы

Можно ли оформить совместителя на полную ставку?

Технически программа не запрещает указать 1 ставку, но по ТК РФ продолжительность работы по совместительству ограничена половиной нормы рабочего времени. Исключения — отдельные случаи, предусмотренные законом (например, приостановка работы по основному месту). Кадровое решение принимает работодатель, программа лишь отражает его.

Нужен ли совместителю отдельный табельный номер?

Да, каждое место работы в 1С получает свой табельный номер: у внутреннего совместителя будет два номера — по основному месту и по совместительству. Это нормально и необходимо для корректного учёта рабочего времени.

Как считается НДФЛ у внутреннего совместителя?

Налог рассчитывается с совокупного дохода физического лица: программа суммирует начисления по обоим местам работы. Стандартные вычеты применяются один раз, поэтому важно, чтобы оба места работы были привязаны к одному физлицу.

Что делать, если совместитель становится основным работником?

Оформите увольнение с места работы по совместительству и, если основное место у другого работодателя, приём как на основное место работы. Для внутреннего совместителя, переводимого на должность совместительства как основную, используют кадровый перевод с изменением вида занятости.

Почему совместитель не попал в начисление зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли приём на работу, попадает ли дата приёма в расчётный месяц и указан ли в приёме плановый вид начисления. Также убедитесь, что совместительство не уволено ранее ошибочным документом.

Можно ли оформить совместительство в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, в 1С:Бухгалтерии 8 приём сотрудника оформляется через раздел «Зарплата и кадры → Приёмы на работу» с указанием вида занятости и ставки. Однако возможности кадрового учёта там ограничены: для полноценного учёта графиков, отсутствий и кадровых документов предназначена 1С:ЗУП.