Другое · 10 мин
Как оформить пособие на погребение сотрудника в 1С
Пошаговая инструкция, как в 1С:Зарплата и управление персоналом начислить и выплатить пособие на погребение умершего сотрудника: документы, настройки, проводки.
Смерть сотрудника — редкая, но требующая точных действий ситуация для кадровика и расчётчика. Работодатель обязан прекратить трудовой договор, выдать документы, рассчитать причитающиеся суммы родственникам и, при обращении, выплатить пособие на погребение за счёт СФР (Социального фонда России). В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) все эти операции выполняются штатными документами, но порядок имеет особенности.
Пособие на погребение — это социальная выплата, которая компенсирует расходы на похороны застрахованного лица. Если умерший работал по трудовому договору, право на пособие имеет лицо, фактически оплатившее погребение: супруг, близкий родственник, иной родственник или законный представитель. Обратиться за выплатой нужно в течение установленного законом срока со дня смерти.
Размер пособия ежегодно индексируется и устанавливается федеральным законодательством, а в ряде регионов действуют доплаты за счёт местных бюджетов. Точную сумму на дату оформления следует проверить в актуальной редакции закона или в сведениях СФР — программа подставляет значение из настроек учётной политики, и его нужно контролировать вручную.
Кто имеет право на пособие и какие документы запросить
Пособие выплачивается по месту работы умершего, если на день смерти он состоял в трудовых отношениях с организацией. Если сотрудник был уволен ранее или работал по договору ГПХ без страхования на случай временной нетрудоспособности, работодатель пособие не выплачивает — обращаться нужно в СФР, ПФР или орган соцзащиты в зависимости от статуса умершего.
От обратившегося лица необходимо получить: заявление о выплате пособия, справку о смерти по установленной форме (выдаётся органом ЗАГС), документ, удостоверяющий личность заявителя. Свидетельство о смерти в качестве основания не используется — нужна именно справка о смерти, это частая причина отказов при приёме документов.
Заявление и справку о смерти храните вместе с платёжными документами. При проверке СФР эти документы подтверждают обоснованность расходов фонда.
Прекращение трудового договора в связи со смертью
До оформления пособия в 1С:ЗУП необходимо зарегистрировать прекращение трудового договора. Используется документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения») с основанием «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ» — прекращение трудового договора вследствие смерти работника.
Датой увольнения указывается дата смерти сотрудника, даже если документ оформляется позже. Приказ издаётся после получения свидетельства о смерти. В табеле учёта рабочего времени дни до даты смерти закрываются по фактическим данным, день смерти и последующие дни не заполняются рабочим временем.
При проведении увольнения программа автоматически рассчитывает окончательный расчёт: зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, положенные премии. Эти суммы выплачиваются членам семьи умершего в установленном порядке и облагаются иначе, чем обычные выплаты сотруднику.
Настройка вида начисления для пособия
В типовой конфигурации 1С:ЗУП предопределённый вид расчёта для пособия на погребение обычно присутствует в списке начислений за счёт ФСС. Если его нет или он не подходит, создайте новый вид начисления: раздел «Настройка» — «Начисления» — «Создать».
Ключевые параметры вида начисления: назначение начисления — «Прочие начисления» или аналогичное, начисление выполняется «По отдельному документу», вид документа — «Единовременное пособие за счёт ФСС». На вкладке «Налоги, взносы, учёт» важно указать: НДФЛ — не облагается (пособие относится к государственным пособиям, освобождённым от налога), страховые взносы — не облагаются.
Проверьте, что в учётной политике организации корректно настроен учёт пособий за счёт СФР, а в справочнике «Статьи финансирования» есть позиция «За счёт ФСС» — от этого зависит правильность отражения расходов в отчётности и зачёт пособия в счёт уплаты взносов.
- 1Получите от заявителя заявление и справку о смерти из ЗАГС
- 2Оформите документ «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ датой смерти
- 3Проверьте или создайте вид начисления «Пособие на погребение» с признаками «не облагается НДФЛ и взносами»
- 4Создайте документ «Единовременное пособие за счёт ФСС», укажите вид пособия и сумму
- 5Проверьте сумму пособия по актуальному размеру на дату смерти
- 6Сформируйте ведомость на выплату родственнику и проведите выплату
- 7Проверьте отражение в учёте и включение суммы в расчёт по взносам
Оформление документа начисления пособия
Начисление регистрируется документом «Единовременное пособие за счёт ФСС» (в некоторых релизах — «Прочее единовременное пособие за счёт ФСС»). Найти его можно через раздел «Зарплата» — «Все начисления» — кнопка «Создать» либо через журнал документов пособий.
В документе укажите организацию, сотрудника (умершего), вид пособия — «Пособие на погребение», дату события и сумму. Программа может подставить размер пособия автоматически из настроек, но его необходимо сверить с действующим на дату смерти значением — индексация происходит ежегодно, и устаревшая сумма в настройках — частая ошибка.
После проведения документа сумма попадает в расчётный листок сотрудника как необлагаемая выплата за счёт средств фонда. Налог на доходы и страховые взносы с неё не исчисляются — проверьте это в детализации документа «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц.
Выплата пособия родственнику
Пособие выплачивается не сотруднику, а лицу, оплатившему похороны. Если получатель не является работником организации, создайте его в справочнике «Физические лица» с указанием паспортных данных — это потребуется для платёжных документов и налоговой отчётности.
Формируется ведомость на выплату: «Выплаты» — «Ведомости в банк» (или «в кассу»). В ведомости выберите способ выплаты «По физическому лицу» либо оформите выплату через документ «Операция учёта НДФЛ» / разовую выплату в зависимости от релиза. В простейшем сценарии пособие выплачивают наличными из кассы по расходному кассовому ордеру в день обращения или в ближайший день выдачи зарплаты.
Срок выплаты пособия законодательно ограничен — как правило, выплата производится в день, когда работодатель получил все необходимые документы. Задержка выплаты при наличии полного комплекта документов является нарушением.
Как проверить результат
В расчётном листке пособие отражается как необлагаемое, налог не исчисляется
С суммы пособия удержан НДФЛ — ошибка в настройке вида начисления
Пособие не входит в базу по взносам в отчёте «Анализ взносов»
Сумма попала в облагаемую базу — проверьте вид дохода в настройках
Пособие отражается в приложении к расчёту по взносам как расход за счёт фонда
Расход не попадает в отчётность — проверьте статью финансирования
Отражение в учёте и отчётности
В бухгалтерском учёте пособие на погребение относится на расчёты с СФР: типовая проводка — дебет счёта учёта расчётов с фондом, кредит счёта расчётов с персоналом или физическими лицами. При синхронизации 1С:ЗУП с 1С:Бухгалтерией проводки формируются автоматически по настройкам отражения зарплаты в учёте — убедитесь, что для пособий за счёт ФСС задан корректный способ отражения.
Сумма пособия включается в расчёт по страховым взносам как расход на выплату страхового обеспечения. Это уменьшает сумму взносов к уплате либо подлежит возмещению из фонда в порядке, установленном для вашего региона и системы зачёта.
В отчёте 6-НДФЛ пособие не отражается, поскольку не является объектом обложения НДФЛ. Если программа включила сумму в отчёт — это признак неправильной настройки кода дохода в виде начисления.
Особые ситуации
Если умер совместитель
Пособие выплачивается по одному месту работы. Если умерший работал у нескольких работодателей, заявитель выбирает, куда обратиться. Запросите подтверждение, что по другому месту работы пособие не выплачивалось.
Если обратился не родственник
Право на пособие имеет любое лицо, фактически взявшее на себя расходы на погребение, включая законного представителя или иное лицо. Основание — заявление и справка о смерти; степень родства закон не ограничивает.
Районные коэффициенты и региональные доплаты
В регионах с районным коэффициентом пособие может выплачиваться с его учётом, а некоторые субъекты устанавливают доплаты из местных бюджетов. Уточните порядок в отделении СФР вашего региона и при необходимости отразите доплату отдельным начислением.
Что важно запомнить
Последовательность проста: справка о смерти и заявление → увольнение по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ датой смерти → документ «Единовременное пособие за счёт ФСС» → выплата заявителю. Контролируйте три вещи: актуальный размер пособия, отсутствие НДФЛ и взносов с выплаты, корректное отражение расхода в отчётности по взносам.
Частые вопросы
Кто платит пособие на погребение, если сотрудник умер после увольнения?
Если на день смерти трудовой договор уже был прекращён, бывший работодатель пособие не выплачивает. Заявителю следует обратиться в СФР, Пенсионный фонд (если умерший был пенсионером) или орган соцзащиты — в зависимости от статуса умершего.
Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и страховыми взносами?
Нет. Государственные пособия, включая пособие на погребение, освобождены от НДФЛ и не входят в базу по страховым взносам. В 1С:ЗУП это обеспечивается правильной настройкой вида начисления: признаки «не облагается» на вкладке налогов и взносов.
В какой срок нужно выплатить пособие?
Пособие выплачивается в день, когда работодатель получил полный комплект документов: заявление и справку о смерти. Затягивать выплату до дня зарплаты не следует — это нарушение установленного порядка.
Можно ли выплатить пособие на банковскую карту заявителя?
Да, если заявитель указал реквизиты своего счёта в заявлении. В 1С оформляется ведомость в банк на физическое лицо. Нельзя перечислять пособие на счёт умершего сотрудника — после его смерти распоряжение этими средствами осуществляется только в порядке наследования.
Что делать, если в программе нет документа «Единовременное пособие за счёт ФСС»?
Проверьте настройки функциональности: раздел «Настройка» — «Реквизиты организации» и «Настройка состава разделов» — учёт пособий за счёт ФСС должен быть включён. В старых релизах документ может называться «Прочее единовременное пособие за счёт ФСС». При необходимости обновите конфигурацию до актуального релиза.
Нужно ли отражать пособие в отчёте 6-НДФЛ?
Нет. Поскольку пособие на погребение не облагается НДФЛ, оно не включается в расчёт 6-НДФЛ. Если сумма попала в отчёт, проверьте код дохода и настройки налогообложения в виде начисления.