Другое · 10 мин
Отпуск с последующим увольнением в 1С: когда производить расчет и выплату
Как оформить отпуск с последующим увольнением в 1С:ЗУП, когда производить расчет и выплату, какие документы создать, типичные ошибки и проверка результата.
Отпуск с последующим увольнением — особый случай, который регулярно вызывает вопросы у расчетчиков. По статье 127 ТК РФ сотруднику по его письменному заявлению предоставляются неиспользованные дни отпуска, после чего трудовой договор прекращается. Ключевая особенность: днем увольнения считается последний день отпуска, но все выплаты и выдача документов производятся в последний рабочий день перед уходом в отпуск. Это противоречие и порождает ошибки в сроках расчета.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для такого сценария предусмотрен отдельный документ «Отпуск с последующим увольнением», который объединяет начисление отпускных, компенсацию за неиспользованные дни и расчет при увольнении. В более простых конфигурациях (например, 1С:Бухгалтерия) придется оформлять операции раздельными документами — отпуск и увольнение.
Ниже разобран порядок действий: какие сроки обязательны по закону, как оформить документы в 1С, как проверить начисления и какие ошибки встречаются чаще всего.
Сроки выплат: что требует закон
При отпуске с последующим увольнением действуют два срока, и оба должны быть соблюдены. Отпускные по статье 136 ТК РФ выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Окончательный расчет при увольнении по статье 140 ТК РФ — в день прекращения трудового договора, а если сотрудник в этот день не работал (уже ушел в отпуск), то не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете.
На практике эти требования совмещаются: все суммы — отпускные, зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованные дни отпуска сверх предоставляемых, иные выплаты — выдают в последний рабочий день перед началом отпуска. В этот же день выдают трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности), справку о заработке и иные документы.
Важный нюанс: датой увольнения в приказе указывается последний день отпуска, но все расчеты и выдача документов привязываются к последнему рабочему дню. Именно эту дату нужно контролировать при формировании ведомости на выплату.
Какие документы оформить до расчета
Основание — письменное заявление сотрудника о предоставлении отпуска с последующим увольнением. Работодатель не обязан соглашаться: это право, а не обязанность, за исключением отдельных случаев (например, увольнение по соглашению сторон с таким условием). Если решение положительное, издаются приказы.
Обычно оформляют два приказа: на отпуск (форма Т-6 или самостоятельная форма) и на увольнение (Т-8). Допускается и единый приказ по самостоятельно разработанной форме. В 1С:ЗУП при использовании документа «Отпуск с последующим увольнением» печатные формы обоих приказов формируются из одного документа, что снижает риск расхождения дат.
Оформление в 1С:ЗУП пошагово
В конфигурации 1С:ЗУП весь сценарий закрывается одним документом. Он находится в разделе «Зарплата» (или «Кадры» в зависимости от настроек интерфейса) — «Отпуска с последующим увольнением». Документ автоматически рассчитывает отпускные, зарплату за отработанное время и компенсацию за неиспользованные дни, если остаток отпуска больше предоставляемого.
- 1Создайте документ «Отпуск с последующим увольнением», выберите сотрудника и организацию.
- 2Укажите период отпуска: даты начала и окончания — программа рассчитает количество календарных дней.
- 3Проверьте дату увольнения: она подставится автоматически как последний день отпуска.
- 4Откройте вкладку с начислениями и проверьте расчет отпускных, зарплаты и компенсации; при необходимости скорректируйте средний заработок через ссылку на детали расчета.
- 5Убедитесь, что рассчитаны НДФЛ и страховые взносы — они показываются на соответствующих вкладках документа.
- 6Проведите документ и сформируйте печатные формы приказов (Т-6, Т-8) и записку-расчет (Т-61).
- 7Создайте ведомость на выплату с датой не позднее последнего рабочего дня и проведите выплату.
После проведения документа сотруднику прекращаются плановые начисления с даты увольнения, формируются кадровые движения и сторнируются остатки отпусков. Если ведется воинский учет или персонифицированный учет, соответствующие сведения попадут в отчетность (в частности, сведения в СФР по форме ЕФС-1 — о приеме/увольнении подаются не позднее следующего рабочего дня после приказа).
Если остаток отпуска меньше или больше запрошенного
Документ показывает остаток отпуска на дату увольнения. Если сотрудник просит больше дней, чем заработал, лишние дни предоставлять не обязаны — либо ограничьте отпуск фактическим остатком, либо согласуйте авансом с пониманием, что удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении в полном объеме не всегда возможно (ст. 137 ТК РФ ограничивает удержания). Если остаток больше предоставляемого отпуска, разница выплачивается денежной компенсацией — документ рассчитает ее автоматически.
Оформление в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии отдельного документа «Отпуск с последующим увольнением» нет. Операции выполняются раздельно: сначала документ «Отпуск» (раздел «Зарплата и кадры») с расчетом отпускных, затем документ «Увольнение» с датой последнего дня отпуска, где рассчитывается компенсация за неиспользованные дни, если она есть.
Следите, чтобы расчет зарплаты за последний месяц был выполнен до формирования ведомости на выплату. Документ «Начисление зарплаты» за месяц увольнения должен учесть сотрудника с фактически отработанными днями. Проверьте также, чтобы компенсация не рассчиталась дважды — и в отпуске, и в увольнении: в «Увольнении» предоставленные дни отпуска должны быть учтены в остатках.
Где удобнее оформлять
Один документ рассчитывает отпускные, зарплату, компенсацию, НДФЛ и взносы; подходит для регулярных кадровых операций и корректного учета остатков отпусков.
Подходит при редких увольнениях и небольшом штате; требует ручного контроля остатков отпусков и последовательности документов.
НДФЛ, взносы и отчетность
НДФЛ с отпускных перечисляется в общие сроки: не позднее 28-го числа месяца, в котором налог удержан (для декабря действуют особые сроки). Компенсация за неиспользованный отпуск и зарплата облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме — это частая ошибка, когда компенсацию ошибочно считают необлагаемой.
В 6-НДФЛ выплаты при увольнении отражаются в периоде фактической выплаты. В расчете по страховым взносам сотрудник включается в отчетность за период увольнения. Сведения о страховом стаже (ЕФС-1, раздел о стаже) подаются не позднее следующего рабочего дня после приказа об увольнении — контролируйте эту дату, так как приказ издается до начала отпуска.
Удобно формировать ведомость на выплату сразу после проведения документа расчета и сверять итоговую сумму с запиской-расчетом Т-61. Расхождение даже на копейки обычно означает, что какой-то документ (например, больничный или премия) проведен после расчета — пересчитайте документ увольнения.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения всех документов сверьте ключевые показатели: остаток отпуска после увольнения должен быть нулевым (или равным компенсированным дням), задолженность перед сотрудником — закрытой, НДФЛ — удержанным и отраженным в регистрах.
Как проверить результат
Ноль или остаток, полностью совпадающий с выплаченной компенсацией
Некомпенсированные дни или отрицательный остаток без объяснения
Отпускные, зарплата, компенсация, НДФЛ и взносы рассчитаны, долг за организацией отсутствует
Не рассчитана зарплата за месяц увольнения или есть остаток задолженности
Не позднее последнего рабочего дня перед отпуском
Дата выплаты приходится на период отпуска
Сведения поданы в срок после приказа
Сведения не сформированы или отправлены с опозданием
Отдельно проверьте ситуацию, когда сотрудник заболел во время отпуска с последующим увольнением: отпуск на период болезни не продлевается, дата увольнения не сдвигается, но больничный лист оплачивается. В 1С такой больничный вводится обычным документом, и он может потребовать перерасчета страховых взносов и доплаты.
Что важно запомнить
Все выплаты и документы выдаются в последний рабочий день перед отпуском, дата увольнения — последний день отпуска. В 1С:ЗУП используйте единый документ «Отпуск с последующим увольнением», в 1С:Бухгалтерии — раздельные документы с контролем остатков. После расчета сверьте остаток отпуска, задолженность и сроки отчетности.
Частые вопросы
Что делать, если сотрудник передумал увольняться уже в отпуске?
Отозвать заявление можно только до начала отпуска. Если отпуск начался, трудовые отношения прекращены, и восстановить их можно только заключением нового трудового договора. В 1С в этом случае документ увольнения отменять не нужно — оформляется новый прием на работу.
Можно ли выплатить расчет раньше последнего рабочего дня?
Да, досрочная выплата не запрещена. Главное — не позднее последнего рабочего дня. Если выплачиваете раньше, учтите, что зарплата за оставшиеся дни должна быть рассчитана корректно, иначе потребуется доплата.
Как быть, если в период отпуска с последующим увольнением попадают праздничные дни?
Нерабочие праздничные дни не включаются в число календарных дней отпуска и продлевают его (ст. 120 ТК РФ). В 1С:ЗУП это учитывается автоматически по производственному календарю — проверьте, что дата окончания отпуска и дата увольнения сдвинулись корректно.
Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск НДФЛ и взносами?
Да, в полном объеме: и НДФЛ, и страховыми взносами. Это одна из немногих компенсаций при увольнении, которая не освобождается от налогообложения. В 1С документ рассчитывает налоги автоматически — не отключайте эти начисления вручную.
Сотрудник ушел в отпуск, а потом принес больничный. Нужно ли переносить дату увольнения?
Нет. При отпуске с последующим увольнением отпуск на дни болезни не продлевается и дата увольнения не меняется. Больничный лист оплачивается в обычном порядке — в 1С вводится документ «Больничный лист» с перерасчетом взносов при необходимости.
Что делать, если после выплаты расчета обнаружилась ошибка в начислениях?
Если сотрудник еще не уволен (отпуск продолжается), внесите исправительный документ и произведите доплату, а при излишней выплате — удержание в пределах ограничений ст. 137 ТК РФ. Если дата увольнения уже прошла, доплату производите по требованию сотрудника, а излишне выплаченные суммы взыскиваются только через суд или добровольный возврат.