Как оформить дополнительный отпуск в 1С: пошаговая инструкция

Дополнительный отпуск положен сотрудникам за вредные условия труда, ненормированный рабочий день, работу в районах Крайнего Севера и по другим основаниям из Трудового кодекса. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такой отпуск оформляется тем же документом «Отпуск», что и основной, но требует предварительной настройки вида отпуска и проверки права сотрудника на дополнительные дни. Если пропустить этап настройки, программа либо не даст выбрать нужный вид отпуска, либо рассчитает дни и средний заработок некорректно.

Ниже разобран полный цикл: от создания вида дополнительного отпуска в справочнике до проверки начисленных отпускных и отражения дней в табеле. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — наиболее распространённую конфигурацию для кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии механизм похож, но часть настроек упрощена.

Проверьте, заведён ли вид дополнительного отпуска

Прежде чем вводить документ, откройте справочник видов отпусков: раздел Настройка → Виды отпусков (в некоторых релизах — «Настройка → Реквизиты и справочники → Виды отпусков»). В типовой поставке уже есть предопределённые элементы: «Отпуск за вредные условия труда», «Отпуск за ненормированный рабочий день», «Северный отпуск» и другие. Если нужного вида нет, создайте его кнопкой «Создать».

При создании вида отпуска важно корректно заполнить параметры: наименование, количество дней в году, признак оплачиваемости и способ расчёта остатка. Для отпуска за вредные условия труда обратите внимание на настройку стажа — право на такие дни обычно зависит от фактически отработанного во вредных условиях времени, и программа умеет считать этот стаж автоматически при соответствующей настройке.

Задайте право сотрудника на дополнительные дни

Чтобы программа вела учёт остатков дополнительного отпуска, право на него должно быть зафиксировано в кадровых данных. Есть два основных способа. Первый — указать вид отпуска и количество дней в позиции штатного расписания (вкладка «Отпуска» или аналогичная): тогда право получат все сотрудники на этой позиции. Второй — задать дни индивидуально в кадровом документе сотрудника (приём на работу, кадровый перевод) или в карточке трудового договора.

Проверить текущее право можно в карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» или через отчёт «Остатки отпусков» (Кадры → Кадровые отчёты). Если в отчёте по сотруднику дополнительный отпуск не отображается или показывает ноль дней, документ «Отпуск» всё равно можно провести, но остатки уйдут в минус — это сигнал, что право не настроено.

Создайте документ «Отпуск»

Основной документ находится в разделе Кадры → Отпуска (или «Зарплата → Отпуска» — в зависимости от настроек прав). Нажмите «Создать», выберите сотрудника и период отпуска. В табличной части документа можно указать несколько видов отпуска одновременно: например, основной ежегодный и дополнительный за ненормированный день, если они предоставляются подряд.

Порядок заполнения: установите даты начала и окончания, затем в строке с видом отпуска выберите нужный дополнительный вид из справочника. Программа автоматически посчитает количество календарных дней и, если включён расчёт зарплаты в документе, сумму отпускных по среднему заработку. Флажок «Рассчитать зарплату» оставляйте включённым, если отпускные нужно начислить сразу этим документом.

1. 1
   Откройте Кадры → Отпуска и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите даты начала и окончания отпуска
3. 3
   В табличной части выберите вид дополнительного отпуска и проверьте количество дней
4. 4
   Убедитесь, что включён расчёт отпускных, и проверьте сумму по ссылке расчёта среднего заработка
5. 5
   Проведите документ и сформируйте приказ по форме Т-6 для проверки

Проверьте расчёт отпускных и среднего заработка

Дополнительный оплачиваемый отпуск рассчитывается по тем же правилам среднего заработка, что и основной. В документе «Отпуск» сумма начисления кликабельна: по ней открывается форма с расчётом среднедневного заработка, где видны учтённые месяцы, начисления и исключаемые периоды. Проверьте, что в расчёт попали все положенные выплаты и не попали периоды, которые должны исключаться (больничные, прошлые отпуска).

Если сумма выглядит заниженной, типичная причина — неполные данные о заработке: например, сотрудник принят недавно, а заработок с прошлого места работы не введён, или часть премий настроена так, что не входит в базу среднего заработка. Исправлять это нужно не ручной правкой суммы в документе, а корректировкой исходных данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма отпускных в документе

Норма

Расчёт среднего заработка открывается, периоды и начисления заполнены корректно

Тревожный признак

Сумма нулевая или расчёт пустой — проверьте данные о заработке

Остатки отпуска после проведения

Норма

Отчёт «Остатки отпусков» показывает уменьшение дней по нужному виду отпуска

Тревожный признак

Остаток не изменился или вид отпуска отсутствует в отчёте

Табель учёта рабочего времени

Норма

Дни отпуска отражены соответствующим кодом и не пересекаются с явками

Тревожный признак

Дни отпуска стоят как рабочие или отсутствуют

Отразите отпуск в табеле и отчётности

После проведения документа дни отпуска автоматически попадают в табель учёта рабочего времени (Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель Т-13). Дополнительные оплачиваемые отпуска обычно отражаются тем же кодом, что и основной отпуск, либо отдельным обозначением — зависит от настроек видов времени в вашей конфигурации. Убедитесь, что дни не задвоились, если отпуск пересекается с другими документами отсутствий.

Также проверьте, что начисленные отпускные попали в расчётный листок сотрудника и в ведомость на выплату. Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска — контролируйте дату выплаты при формировании ведомости, чтобы не нарушить срок.

Частые ошибки и их последствия

Самая распространённая ошибка — оформление дополнительного отпуска как основного: кадровик выбирает единственный доступный вид «Ежегодный основной отпуск» и просто увеличивает количество дней. В результате ломается учёт остатков, а в отчётности и личной карточке сотрудника период отражается неверно. Вторая типичная ситуация — отсутствие настроенного права на дополнительные дни, из-за чего остатки уходят в отрицательные значения.

Ещё один риск — изменение документа после того, как отпускные уже выплачены. Если даты или количество дней меняются, создавайте исправительный документ или сторно, а не редактируйте проведённый документ «втихую»: иначе расчётный листок, ведомость и отчётность разойдутся.

Особые сценарии: компенсация и отзыв

Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск

Часть дополнительного отпуска сверх установленного минимума может быть заменена денежной компенсацией по заявлению сотрудника (кроме случаев, когда замена запрещена законом, например для отпуска за вредные условия в пределах обязательного минимума). В 1С:ЗУП компенсация оформляется документом «Компенсация отпуска» или начислением при увольнении — в документе «Увольнение» программа сама рассчитает компенсацию по всем видам отпусков, включая дополнительные, на основании остатков.

Отзыв из отпуска и перенос дней

Если сотрудника отзывают из дополнительного отпуска, в программе корректируется документ «Отпуск»: уменьшается период, пересчитываются отпускные, неиспользованные дни возвращаются в остаток. Согласие сотрудника на отзыв обязательно — это требование законодательства, а не только настройка программы.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить дополнительный отпуск отдельно от основного?

Да. Трудовое законодательство допускает разделение отпуска на части по соглашению сторон, и в 1С:ЗУП дополнительный отпуск можно провести отдельным документом «Отпуск» с указанием только нужного вида. Ограничение: одна из частей отпуска в целом должна быть не менее 14 календарных дней.

Почему в документе «Отпуск» не выбирается нужный вид отпуска?

Причины две: вид отпуска не заведён в справочнике «Виды отпусков» или помечен на удаление, либо у пользователя недостаточно прав. Проверьте справочник через раздел «Настройка» и при необходимости создайте новый элемент.

Как посмотреть, сколько дней дополнительного отпуска осталось у сотрудника?

Используйте отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры → Кадровые отчёты» или одноимённую справку из карточки сотрудника. Отчёт показывает остатки по каждому виду отпуска отдельно на выбранную дату.

Облагается ли дополнительный отпуск НДФЛ и взносами?

Оплачиваемый дополнительный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, как и основной. В 1С:ЗУП налоги и взносы рассчитываются автоматически при проведении документа; отдельной настройки для дополнительных отпусков обычно не требуется.

Что делать, если отпускные рассчитаны неверно?

Не правьте сумму вручную. Откройте расчёт среднего заработка в документе и найдите причину: неполные данные о заработке, неверно настроенные виды начислений или лишние исключённые периоды. Исправьте исходные данные и пересчитайте документ.

Нужно ли настраивать стаж для отпуска за вредные условия труда?

Да, желательно. Право на такой отпуск зависит от фактически отработанного во вредных условиях времени. В настройках вида отпуска и стажей можно включить автоматический подсчёт — тогда программа сама определит количество заработанных дней, иначе контроль придётся вести вручную.