Как начислить учебный отпуск в 1С: пошаговое руководство

Учебный отпуск — это дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка, который работодатель предоставляет сотруднику, совмещающему работу с обучением. В программах 1С его начисление отличается от обычного ежегодного отпуска: используется отдельный вид расчета, иной порядок оплаты дней и свои особенности отражения в учете.

Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — основном инструменте для кадрового и расчетного учета, а также вариант для 1С:Бухгалтерии, где зарплата ведется в упрощенном режиме. Инструкция подходит для типовых конфигураций без доработок.

Основание для отпуска — справка-вызов из учебного заведения. Без нее документ в программе оформлять не следует: именно из справки берутся период отпуска, его вид (сессия, итоговая аттестация, подготовка диплома) и признак оплачиваемости.

Проверьте основание и условия предоставления отпуска

Прежде чем открывать программу, убедитесь, что у сотрудника есть право на учебный отпуск. Он положен при получении образования соответствующего уровня впервые, а также при направлении на обучение работодателем. Учебное заведение должно иметь государственную аккредитацию по программе, которую осваивает сотрудник.

Проверьте справку-вызов: в ней указаны даты начала и окончания отпуска, форма обучения и цель (промежуточная или итоговая аттестация). Сверьте продолжительность с ограничениями, установленными Трудовым кодексом для конкретного уровня образования и формы обучения — программа эти лимиты не контролирует.

Настройте вид расчета в 1С:ЗУП

В типовой ЗУП вид расчета для учебного отпуска уже предустановлен: «Отпуск учебный (оплачиваемый)». Убедиться в этом можно через раздел «Настройка» → «Начисления». Если начисление отсутствует или неактивно, проверьте настройку состава начислений и удержаний: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Отпуска» — установите флажок учебных отпусков.

Для неоплачиваемого учебного отпуска используется вид отсутствия «Отпуск учебный неоплачиваемый» — он регистрирует отсутствие без начисления оплаты, но корректно уменьшает отработанное время в табеле.

Если в организации учебные отпуска оплачиваются по повышенной ставке или за счет средств, отличных от стандартных, вид расчета копируют и корректируют формулу. Без необходимости типовое начисление изменять не стоит — это усложнит обновления конфигурации.

Оформите документ отсутствия в 1С:ЗУП

Основной способ — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Зарплата» → «Все отсутствия сотрудников». Создайте документ, выберите сотрудника, организацию и месяц начисления. В поле «Вид отсутствия» укажите «Отпуск учебный оплачиваемый» и задайте период по справке-вызову.

После заполнения периода программа автоматически рассчитает средний заработок и сумму оплаты на вкладке «Оплата». Проверьте расчет среднедневного заработка: по ссылке можно раскрыть детализацию и увидеть, какие начисления и дни вошли в расчетный период.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Все отсутствия сотрудников» и создайте документ
2. 2
   Выберите сотрудника, вид отсутствия «Отпуск учебный оплачиваемый», укажите период
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанный средний заработок и сумму оплаты
4. 4
   Убедитесь, что НДФЛ и взносы рассчитаны в документе
5. 5
   Проведите документ и при необходимости сформируйте приказ по печатной форме

Если отпуск попадает на два месяца

Когда учебный отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, программа делит начисление на две части по месяцам. Это важно для НДФЛ: дата получения дохода по отпускным — день выплаты, поэтому корректность периодов влияет на отчетность 6-НДФЛ.

Отмена или изменение отпуска

Если отпуск был оформлен ошибочно или сотрудник отозван, не удаляйте проведенный документ в закрытом периоде. Используйте механизм сторнирования — документ «Сторнирование начислений» или отмену документа в текущем периоде с перерасчетом зарплаты.

Начислите учебный отпуск в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии с включенным учетом зарплаты используется документ «Отпуск» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отпуска»). Однако не во всех версиях типового функционала доступен именно учебный вид отпуска — во многих релизах документ рассчитывает только ежегодный отпуск.

Если нужного вида нет, начисление выполняется вручную: создайте новое начисление в справочнике «Начисления» с кодом дохода для НДФЛ (отпускные облагаются по коду 2012) и укажите его в документе «Начисление зарплаты» с суммой, рассчитанной самостоятельно. Средний заработок в этом случае считается вне программы.

Проверьте расчет среднего заработка

Оплата учебного отпуска рассчитывается исходя из среднего дневного заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Формула стандартная: начисленная зарплата расчетного периода делится на количество отработанных дней по календарю (29,3 — среднемесячное число дней для полностью отработанного месяца).

Если сотрудник работает менее года, расчетный период — фактически отработанное время. Из него исключаются периоды больничных, отпусков, командировок с сохранением среднего заработка и начисленные за них суммы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма оплаты в документе

Норма

Равна среднедневному заработку, умноженному на число календарных дней отпуска

Тревожный признак

Сумма не сходится или расчетный период пустой

Табель учета рабочего времени

Норма

Дни отпуска отмечены кодом учебного отпуска (У или УД)

Тревожный признак

Дни стоят как рабочие или как неоплачиваемый отпуск

НДФЛ в документе

Норма

Налог рассчитан с суммы отпускных

Тревожный признак

НДФЛ нулевой при наличии налогооблагаемой суммы

Выплатите отпускные и отразите в учете

Отпускные по учебному отпуску выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до его начала. В ЗУП выплата оформляется ведомостью с характером «Отпуска» — тогда сумма попадет в ведомость автоматически. Если выплатить вместе с зарплатой, срок будет нарушен.

В бухгалтерском учете начисление отражается по дебету счета затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от подразделения сотрудника) и кредиту счета 70. НДФЛ удерживается при выплате, страховые взносы начисляются в общем порядке. Синхронизация с 1С:Бухгалтерией передает данные документом «Отражение зарплаты в бухучете».

Частые вопросы

Нужна ли справка-вызов, если сотрудник просит отпуск без нее?

Да, справка-вызов обязательна: это основание для предоставления отпуска и подтверждение расходов. Без нее налоговая может снять расходы на оплату отпуска, а сам отпуск оформлен без правового основания.

Оплачивается ли учебный отпуск при очной форме обучения?

Как правило, нет: для очников предусмотрен отпуск без сохранения заработной платы на время сессий и итоговой аттестации. В 1С используйте вид отсутствия «Отпуск учебный неоплачиваемый». Исключения возможны, если оплата предусмотрена трудовым или коллективным договором.

Как учебный отпуск влияет на стаж для ежегодного отпуска?

Оплачиваемый учебный отпуск входит в стаж, дающий право на ежегодный отпуск. Неоплачиваемый учебный отпуск учитывается по правилам для отпусков без сохранения зарплаты: свыше установленного лимита дней в рабочем году период в стаж не включается.

Можно ли оформить учебный отпуск совместителю?

Работодатель по совместительству не обязан предоставлять оплачиваемый учебный отпуск — гарантия действует только по основному месту работы. Совместителю обычно оформляют отпуск без сохранения зарплаты по его заявлению.

Почему программа не рассчитывает средний заработок в документе отпуска?

Чаще всего причина в том, что сотрудник принят недавно и в базе нет начислений за расчетный период, либо данные о заработке не перенесены. Проверьте дату приема, наличие начислений и заполнение данных для расчета среднего в карточке сотрудника или в самом документе.

Облагается ли учебный отпуск НДФЛ и взносами?

Да, оплата учебного отпуска облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, как и обычные отпускные. Необлагаемой является только стоимость самого обучения при выполнении отдельных условий.