Как создать справку о доходах (СтД Р) в 1С:ЗУП

Справка о доходах и суммах налога физического лица (в обиходе — СтД Р, бывшая 2-НДФЛ) формируется в 1С:Зарплата и управление персоналом двумя способами: для выдачи сотруднику на руки и для передачи в налоговую инспекцию в составе расчёта 6-НДФЛ. Оба варианта используют одни и те же учётные данные, но оформляются разными документами и имеют разные требования к заполнению.

Основа корректной справки — правильно ведённый учёт в течение года: начисления, удержания НДФЛ, вычеты и статусы налогового резидентства. Если в базе есть ошибки в этих данных, справка их унаследует, поэтому перед формированием стоит проверить учёт. Программа умеет подтягивать большинство сведений автоматически: ФИО, ИНН, доходы по кодам, вычеты и суммы налога.

Ниже разобраны оба сценария — выдача справки работнику и подготовка данных для ФНС, а также типичные ошибки, способы проверки результата и варианты исправления расхождений.

Что такое СтД Р и какие формы используются в 1С:ЗУП

СтД Р — сокращение от «справка о доходах и суммах налога физического лица». Эта форма пришла на смену 2-НДФЛ, но в интерфейсе 1С:ЗУП и в профессиональной среде старое название встречается до сих пор. По сути это один и тот же документ: сведения о доходах физлица, применённых вычетах и удержанном НДФЛ за налоговый период.

В программе существует два самостоятельных документа. Первый — «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников»: печатная форма, которую работодатель обязан выдать по заявлению работника, например для банка, визы или налогового вычета. Второй — справка в составе годового расчёта 6-НДФЛ, которая передаётся в ФНС в электронном виде по каждому получателю дохода.

Важно понимать различие: справка для сотрудника формируется по состоянию учёта на момент выдачи и может корректироваться многократно, а справка для ФНС — это отчётность с регламентированным сроком сдачи и форматом выгрузки. Ошибка в отчётной справке влечёт необходимость подачи уточнённого расчёта.

Подготовка: что проверить в учёте перед формированием справки

Перед созданием справки убедитесь, что персональные данные сотрудника заполнены полностью: ФИО без сокращений, ИНН (если есть), дата рождения, гражданство и документ, удостоверяющий личность. Эти сведения хранятся в карточке физического лица (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка на физлицо). Пустой ИНН допустим, но для отчётности в ФНС желательно его указать — это снижает риск отказа при приёме.

Проверьте статус налогоплательщика: резидент или нерезидент. Он задаётся в карточке физлица и влияет на ставку НДФЛ и разбивку доходов в справке. Если сотрудник в течение года менял статус, в программе должна быть введена история изменения статуса — иначе доходы распределятся по ставкам неверно.

Третий блок проверки — вычеты. Стандартные вычеты на детей заводятся документом «Заявление на вычеты НДФЛ», имущественные и социальные — документом «Уведомление о праве на вычеты» на основании уведомления из ИФНС. Если заявление не введено, вычет в справку не попадёт, и сумма налога окажется завышенной.

Как создать справку о доходах для сотрудника

Откройте раздел «Отчётность, справки» и выберите пункт «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, год, за который формируется справка, и сотрудника. Если справка нужна по конкретному ОКТМО (например, при обособленных подразделениях), выберите соответствующую регистрацию в налоговом органе.

После выбора сотрудника нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подтянет доходы по месяцам и кодам, вычеты и суммы налога. Данные группируются по ставкам НДФЛ: для резидентов и нерезидентов формируются отдельные разделы. Проверьте итоговые суммы: общая сумма дохода, налоговая база, исчисленный, удержанный и перечисленный налог.

Для печати используйте кнопку «Печать» → «Справка о доходах». Подписывает справку руководитель или уполномоченный представитель; печать организации не обязательна. Документ сохраняется в журнале, и при повторном запросе сотрудника можно распечатать его снова или создать новый с актуальными данными.

1. 1
   Откройте «Отчётность, справки» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников»
2. 2
   Создайте документ, укажите организацию, год и сотрудника
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте доходы, вычеты и суммы налога
4. 4
   При необходимости выберите нужную регистрацию в налоговом органе (ОКТМО)
5. 5
   Распечатайте справку и подпишите у руководителя или уполномоченного лица

Как сформировать справки для передачи в ФНС

Справки о доходах сдаются в налоговую не отдельным документом, а в составе годового расчёта 6-НДФЛ — это приложение к расчёту. Откройте «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» (или «Регламентированные отчёты»), создайте отчёт «6-НДФЛ» за год. Приложение со справками заполняется автоматически по всем физлицам, получавшим доход в отчётном периоде.

Перед отправкой выполните встроенную проверку: программа контролирует заполнение обязательных полей, соотношения внутри справок и соответствие формату выгрузки. Ошибки подсвечиваются с указанием сотрудника и поля — например, отсутствующий ИНН при определённых условиях или нулевые суммы. Исправьте замечания до выгрузки файла или отправки через 1С-Отчётность.

Если обнаружилась ошибка в уже сданной справке, формируется уточнённый расчёт 6-НДФЛ: в нём по конкретному физлицу подаётся корректирующая или аннулирующая справка с номером корректировки. В 1С:ЗУП это делается созданием нового экземпляра отчёта за тот же период с признаком корректировки.

Сравнение вариантов

Справка для сотрудника

Печатная форма, выдаётся по заявлению в любой момент, можно пересоздавать без ограничений. Не передаётся в ФНС.

Справка в составе 6-НДФЛ

Электронная отчётность по всем получателям дохода, сдаётся в установленный срок. Ошибки исправляются только уточнённым расчётом.

Проверка результата и сверка с учётом

Базовая проверка — сопоставление справки с отчётом «Анализ НДФЛ» или «Сводная справка 2-НДФЛ» (раздел «Отчётность, справки»). Суммы дохода и налога по сотруднику должны совпадать. Если справка формируется для ФНС, дополнительно сверьте итоги по всем сотрудникам с разделом 2 расчёта 6-НДФЛ: исчисленный налог по справкам должен согласовываться с данными расчёта.

Обратите внимание на разницу между исчисленным и удержанным налогом. Небольшие расхождения возможны при переходящих выплатах (например, отпускные декабря с перечислением налога в январе), но значительная разница — признак непроведённых документов или ошибок в учёте. Неудержанный налог отражается в справке отдельной строкой и требует особого порядка уведомления ФНС.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы дохода и НДФЛ по сотруднику

Норма

Совпадают с отчётом «Анализ НДФЛ» за тот же год

Тревожный признак

Расхождения — ищите непроведённые документы или ручные правки

Персональные данные

Норма

ФИО, ИНН, дата рождения заполнены и совпадают с паспортом

Тревожный признак

Пустые поля или опечатки — риск отказа при сдаче в ФНС

Вычеты

Норма

Есть заявление на вычеты, суммы в справке соответствуют лимитам

Тревожный признак

Вычет отсутствует при поданном заявлении — документ не введён или введён позже

Исчисленный и удержанный НДФЛ

Норма

Совпадают или разница объясняется переходящими выплатами

Тревожный признак

Большая разница без причины — ошибка учёта

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — справка заполняется пустой или неполной. Причина почти всегда в том, что доходы сотрудника зарегистрированы по другой организации, другому ОКТМО или другому году. Проверьте отбор в шапке документа и регистрацию в налоговом органе. Вторая причина — документы начисления не проведены или проведены черновиками.

Другая распространённая ситуация — неверный статус резидентства, из-за чего доходы попадают не в ту ставку. Статус исправляется в карточке физлица с указанием периода действия, после чего нужно пересчитать НДФЛ (документы пересчёта или повторное проведение начислений) и заново заполнить справку.

Ручное редактирование цифр в справке — худший способ «исправить» расхождение. Программа позволяет править суммы, но при следующем заполнении правки затрутся, а учёт останется рассогласованным. Правильный путь — найти и исправить первичный документ, а справку перезаполнить.

Особые ситуации: уволенные, ГПХ и несколько мест работы

По уволенным сотрудникам справка формируется точно так же: в журнале справок выберите бывшего работника — программа подтянет доходы до даты увольнения. Для ФНС справка по уволенному включается в годовой 6-НДФЛ на общих основаниях. Если сотрудник уволен и принят повторно в том же году, доходы суммируются по физлицу.

Доходы по договорам ГПХ попадают в справку автоматически, если начисления оформлены соответствующими документами (например, «Начисление по договорам»). Проверьте код дохода — для ГПХ он отличается от зарплатного, и от этого зависит правильность отражения в справке.

Если человек работал в нескольких обособленных подразделениях с разными ОКТМО, справки для ФНС формируются по каждой регистрации отдельно. Для сотрудника на руки обычно выдаётся одна справка по основному месту, но по его запросу можно сформировать отдельные справки по каждому ОКТМО.

Удобно формировать справки для сотрудников не в последний рабочий день декабря, а после окончательного расчёта за год и закрытия периода: тогда в документ попадут все декабрьские начисления и перерасчёты, и переделывать справку не придётся.

Частые вопросы

Можно ли выдать справку за прошлый год?

Да. При создании документа укажите нужный налоговый период в поле «Год». Программа заполнит справку по архивным данным учёта. Убедитесь, что за тот период не выполнялись переносы данных или корректировки, которые могли изменить суммы.

Что делать, если в справке не хватает части доходов?

Проверьте три вещи: выбранную организацию и ОКТМО в шапке документа, проведённость документов начисления за год и то, что доходы не зарегистрированы на другое физлицо (например, создан дубль карточки). После исправления нажмите «Заполнить» повторно.

Обязателен ли ИНН в справке для сотрудника?

Для справки, выдаваемой работнику на руки, отсутствие ИНН не является препятствием — ФНС допускает справки без него. Однако для электронной сдачи в составе 6-НДФЛ наличие корректного ИНН существенно упрощает приём отчётности и идентификацию налогоплательщика.

Как исправить уже сданную в ФНС справку?

Сформируйте уточнённый расчёт 6-НДФЛ за тот же год. В приложении по нужному физлицу подаётся корректирующая справка с правильными данными либо аннулирующая, если справка была подана ошибочно. Перед этим исправьте первичные документы в учёте.

Почему вычеты на детей не попали в справку?

Наиболее вероятная причина — не введён документ «Заявление на вычеты НДФЛ» или он введён более поздней датой, чем период дохода. Также вычет прекращается при достижении предельной суммы дохода — проверьте, не превышен ли лимит в конкретном месяце.