Как начислить совмещение в 1С: пошаговая инструкция

Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы в свое основное рабочее время за отдельную доплату (ст. 60.2 ТК РФ). В 1С:ЗУП для этого не создается второе место работы: достаточно назначить сотруднику специальное начисление «Доплата за совмещение» на конкретный период. Если вместо этого завести внутреннее совместительство, программа начнет считать отдельный табель и второй оклад — это уже другой юридический режим, и исправить его «задним числом» бывает трудоемко.

Ниже разобран полный цикл: проверка настроек программы, создание вида начисления, оформление документом, расчет в зарплате и контроль результата. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1); в 1С:Бухгалтерии 8 механика проще и описана в отдельном разделе.

Проверьте, что в программе включено совмещение

По умолчанию функциональность совмещения в 1С:ЗУП может быть отключена, и тогда нужного документа и вида начисления в интерфейсе просто нет. Откройте «Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения» не нужно — правильный путь: «Настройка → Расчет зарплаты» и в разделе учета отсутствий и дополнительной работы найдите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей». В новых релизах флажок расположен в настройках состава начислений и удержаний на закладке «Прочие начисления».

После включения флажка программа автоматически создаст предопределенный вид начисления «Доплата за совмещение» и добавит документ «Совмещение должностей» в раздел «Кадры». Если флажок недоступен для редактирования, проверьте права пользователя — изменять настройки расчета зарплаты может только пользователь с правами администратора или расчетчика с соответствующим профилем.

Настройте вид начисления «Доплата за совмещение»

Откройте «Настройка → Начисления» и найдите «Доплату за совмещение». Проверьте ключевые параметры: назначение начисления — «Повременная оплата труда и надбавки», способ расчета. Чаще всего используют формулу «Процент от оклада замещаемого сотрудника» либо фиксированную сумму за месяц. Процент или сумма задаются не в самом начислении, а в документе назначения — это удобно, когда у разных сотрудников разные условия.

На закладке «Налоги, взносы, учет» убедитесь, что начисление облагается НДФЛ (код дохода 2000), входит в базу страховых взносов и учитывается в расходах на оплату труда. Ошибки именно на этой закладке — самая частая причина расхождений в 6-НДФЛ и РСВ после введения доплаты.

Оформите документ «Совмещение должностей»

Перейдите в «Кадры → Совмещения должностей» (или «Зарплата → Совмещения» в зависимости от настроек интерфейса) и создайте новый документ. Заполните поля последовательно:

1. Организация и сотрудник, которому назначается доплата.
2. Период совмещения — дата начала и дата окончания. Дата окончания обязательна: без нее доплата будет начисляться бессрочно.
3. Совмещаемая должность или замещаемый сотрудник (если доплата назначается за отсутствующего работника, например на время отпуска).
4. Размер доплаты — процент или сумма. Если задан процент, проверьте, от чего он считается: от оклада замещаемого сотрудника или от оклада самого работника.

Проведите документ. С этого момента начисление считается назначенным в плановом порядке, и отдельно прикреплять его к сотруднику через «Изменение оплаты труда» не требуется.

1. 1
   Включите функциональность совмещения в настройках расчета зарплаты
2. 2
   Проверьте вид начисления «Доплата за совмещение»: формулу и налогообложение
3. 3
   Создайте документ «Совмещение должностей», укажите период и размер доплаты
4. 4
   Проведите документ и проверьте, что он попал в плановые начисления сотрудника
5. 5
   Сформируйте «Начисление зарплаты и взносов» за месяц и проверьте строку доплаты
6. 6
   Сверьте сумму в расчетном листке с приказом по организации

Проверьте расчет в зарплате за месяц

Доплата за совмещение рассчитывается в общем документе «Зарплата → Начисление зарплаты и взносов». Создайте документ за нужный месяц, заполните его — в табличной части у сотрудника должна появиться отдельная строка с видом начисления «Доплата за совмещение». Если совмещение действует неполный месяц, программа рассчитает сумму пропорционально отработанным дням в периоде совмещения.

Если строки нет, типовые причины такие: документ совмещения не проведен, период совмещения не пересекается с расчетным месяцем, у сотрудника нет отработанного времени (например, весь месяц отпуск за свой счет) либо начисление отключено в настройках. Проверить назначение можно в карточке сотрудника по ссылке «Начисления и удержания» — доплата должна отображаться там с периодом действия.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка в «Начислении зарплаты и взносов»

Норма

Есть отдельная строка «Доплата за совмещение» с суммой за период

Тревожный признак

Строки нет или сумма за полный месяц при неполном периоде

Расчетный листок сотрудника

Норма

Доплата видна отдельной строкой, НДФЛ и взносы посчитаны с общей суммы

Тревожный признак

Доплата отсутствует или не входит в базу взносов

Пропорция при неполном месяце

Норма

Сумма уменьшена пропорционально дням совмещения

Тревожный признак

Начислена полная сумма при совмещении с середины месяца

Как это сделать в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии нет документа «Совмещение должностей», поэтому доплату оформляют вручную. Создайте новый вид начисления в разделе «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления»: укажите наименование «Доплата за совмещение», код дохода НДФЛ 2000, облагаемость взносами и счет затрат (обычно тот же, что у оклада сотрудника).

Далее при ежемесячном начислении зарплаты в документе «Начисление зарплаты» добавьте сотруднику строку с этим видом начисления и введите сумму вручную. Автоматической пропорции по дням здесь нет — размер доплаты за неполный месяц нужно посчитать самостоятельно по приказу. Это главное ограничение бухгалтерской конфигурации для таких расчетов.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП, документ «Совмещение должностей»

Полноценный вариант: период, пропорция по дням, автоматическое попадание в расчет. Подходит при регулярных доплатах и кадровом учете в программе.

1С:Бухгалтерия, ручное начисление

Подходит для разовой доплаты в небольшой организации. Ограничение: сумму и пропорцию считаете вручную, легко ошибиться при неполном месяце.

Внутреннее совместительство

Только если это действительно отдельный трудовой договор с отдельным рабочим временем. Для доплаты за расширение обязанностей не применяется.

Типичные ошибки и как их избежать

Первая ошибка — назначение доплаты без даты окончания. Программа продолжит начислять ее каждый месяц, и переплату придется возвращать через сторнирование. Вторая — неправильная база процента: приказ говорит «30% от оклада замещаемого», а в документе настроен расчет от оклада самого сотрудника. Сумма в расчетном листке тогда не сойдется с приказом, и это обнаружится при проверке.

Третья типичная ситуация — дублирование: доплату назначили и документом совмещения, и через «Изменение оплаты труда». В расчете появится двойная сумма. Проверяйте карточку сотрудника: одно и то же начисление должно быть назначено только один раз.

Прекращение и изменение доплаты

Если совмещение заканчивается раньше срока, создайте документ «Прекращение совмещения» (доступен из журнала совмещений или на основании исходного документа) либо отредактируйте дату окончания, если документ еще не участвовал в расчетах. Изменить размер доплаты можно новым документом совмещения на оставшийся период после прекращения старого.

Помните про кадровую сторону: в программе должен быть оформлен тот же период и тот же размер, что указаны в приказе и дополнительном соглашении с сотрудником. Расхождение между бумажными документами и программой — частое замечание при проверках.

Частые вопросы

Нужно ли заводить второго сотрудника для совмещения?

Нет. Совмещение назначается тому же физическому лицу по основному месту работы. Второй элемент справочника «Сотрудники» создается только при внутреннем совместительстве — это другой трудовой договор.

Как начислить совмещение за неполный месяц?

В 1С:ЗУП достаточно указать точные даты начала и окончания в документе совмещения — программа рассчитает доплату пропорционально рабочим дням в этом интервале. В 1С:Бухгалтерии пропорцию считают вручную и вводят готовую сумму.

Доплата не попала в расчет зарплаты. Что проверить?

Убедитесь, что документ совмещения проведен, его период пересекается с расчетным месяцем, у сотрудника есть отработанное время и вид начисления активен в настройках. Назначение можно посмотреть в карточке сотрудника по ссылке «Начисления и удержания».

Облагается ли доплата за совмещение НДФЛ и взносами?

Да. Это часть заработной платы: НДФЛ удерживается по коду дохода 2000, доплата входит в базу страховых взносов и учитывается при расчете среднего заработка. Проверьте эти настройки на закладке «Налоги, взносы, учет» вида начисления.

Можно ли назначить доплату фиксированной суммой, а не процентом?

Да. В документе «Совмещение должностей» размер доплаты можно указать суммой в месяц. При неполном периоде 1С:ЗУП пересчитает ее пропорционально отработанным дням автоматически.

Как отменить совмещение досрочно?

Оформите документ «Прекращение совмещения» из журнала совмещений. С даты прекращения доплата перестанет рассчитываться, а за текущий месяц будет начислена только за фактический период действия.