Другое · 11 мин
Как в 1С начислить пособие на погребение умершему сотруднику
Пошаговая инструкция: как начислить пособие на погребение умершему сотруднику в 1С:ЗУП — документы, виды начислений, НДФЛ, страховые взносы и отражение в отчетности.
Пособие на погребение — это отдельный вид выплаты, который работодатель начисляет в случае смерти сотрудника либо когда к организации обращается родственник умершего с заявлением. В 1С:Зарплата и управление персоналом для этого нет отдельного «готового» документа, поэтому выплату оформляют через типовые механизмы разовых начислений, правильно настроив вид расчета. Ошибки в настройке приводят к неверному расчету НДФЛ, лишним страховым взносам и искажению отчетности в СФР.
Перед начислением важно определить, к какому типу относится выплата: государственное пособие на погребение за счет СФР (когда умерший был застрахованным лицом) или материальная помощь от работодателя за счет собственных средств. От этого зависят налогообложение, отражение в учете и выбор документа в программе. Ниже разобраны оба сценария с конкретными шагами.
Какие документы нужны до начисления в программе
Начислять пособие без документального основания нельзя — это риск при проверке СФР и налоговой. Стандартный комплект включает заявление лица, взявшего на себя организацию похорон (супруг, близкий родственник, законный представитель или иное лицо), свидетельство о смерти, выданное органом ЗАГС, и справку о смерти по установленной форме, которая служит основанием для назначения пособия.
Дополнительно проверьте, не обратился ли тот же заявитель за пособием в другую организацию или в СФР напрямую — пособие выплачивается только один раз и только в одном месте. Если умерший работал у вас по совместительству, пособие назначается по одному месту работы по выбору заявителя.
Дату смерти сотрудника зафиксируйте в программе сразу: в 1С:ЗУП оформите документ «Увольнение» с датой смерти и соответствующим основанием прекращения трудового договора. Это остановит плановые начисления и позволит корректно рассчитать остаток зарплаты и компенсацию за неиспользованный отпуск, которые выплачиваются членам семьи.
Создание вида начисления для пособия
Если подходящего вида расчета в вашей базе нет, создайте его вручную. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и добавьте новый элемент. В поле «Назначение начисления» выберите вариант, соответствующий разовой выплате, например «Прочие начисления и выплаты» или «Материальная помощь» в зависимости от сценария.
На вкладке «Налоги, взносы, учет» укажите: НДФЛ — «не облагается» (пособие на погребение освобождено от налога), страховые взносы — «не облагаются» с видом дохода, соответствующим необлагаемым выплатам. Для отражения в бухгалтерском учете задайте способ отражения — обычно за счет расчетов с СФР, если пособие государственное, либо за счет средств организации для материальной помощи.
Начисление должно выполняться «по отдельному документу», а не ежемесячно — это ключевая настройка, исключающая случайное повторное начисление при расчете зарплаты. Сохраните вид расчета и проверьте, что он доступен в документах разовых начислений.
Оформление начисления документом
Основной способ — документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата» → «Разовые начисления», либо «Все начисления»). Создайте документ, выберите созданный вид расчета, укажите сотрудника (умершего) и сумму пособия. Если пособие выплачивается родственнику, а не самому сотруднику, проверьте методику вашей конфигурации: в ряде случаев получателя оформляют как физическое лицо через отдельные механизмы, но чаще выплату проводят на умершего сотрудника с выплатой по заявлению родственника.
Альтернативный вариант — документ «Материальная помощь» (раздел «Зарплата» → «Материальная помощь»), если выплата производится за счет средств организации. Этот документ корректно работает с вычетами по НДФЛ, если вид помощи предполагает частичное налогообложение, но для пособия на погребение обычно выбирают полностью необлагаемый вариант.
Дату выплаты укажите фактическую. Помните о сроке: пособие назначается при обращении заявителя, и затягивать с выплатой не следует. После проведения документа начисленная сумма попадет в ведомость на выплату.
- 1Получите заявление, свидетельство о смерти и справку о смерти от заявителя
- 2Оформите увольнение сотрудника датой смерти и рассчитайте причитающиеся суммы
- 3Создайте или проверьте вид начисления: НДФЛ и взносы отключены
- 4Проведите документ «Разовое начисление» с суммой пособия
- 5Сформируйте ведомость и выплатите пособие заявителю по его реквизитам
- 6Проверьте отражение выплаты в отчетах по НДФЛ и взносам
Налогообложение и страховые взносы
Государственное пособие на погребение полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов. Материальная помощь работодателя в связи со смертью члена семьи сотрудника также не облагается НДФЛ в полном объеме, а помощь в связи со смертью самого сотрудника, выплачиваемая членам его семьи, подпадает под аналогичное освобождение. Однако если вы оформляете выплату как обычную материальную помощь без привязки к смерти, применяется лишь стандартный необлагаемый лимит — поэтому важно выбрать правильный вид дохода в настройках.
В отчетности пособие не должно попадать в облагаемую базу. В расчете по страховым взносам необлагаемые суммы отражаются в соответствующих строках, в 6-НДФЛ полностью необлагаемое пособие обычно не показывается. Проверьте это после проведения документа, сформировав аналитические отчеты по сотруднику.
Сравнение вариантов оформления
Подходит для государственного пособия за счет СФР. Требует предварительной настройки вида расчета с отключенными налогами.
Подходит для выплаты за счет средств организации родственникам. Удобен встроенной логикой вычетов, но вид помощи нужно настроить как полностью необлагаемый.
Не рекомендуется: такие виды начислений по умолчанию облагаются НДФЛ и взносами, потребуется ручная корректировка налогов, что повышает риск ошибки.
Выплата пособия и отражение в ведомости
После проведения начисления создайте ведомость на выплату (раздел «Выплаты»). Получателем фактически является заявитель — родственник или иное лицо, организовавшее похороны. Если выплата идет на банковский счет заявителя, а не умершего сотрудника, зафиксируйте реквизиты из заявления и сохраните копию заявления в деле.
При выплате через кассу получатель расписывается в ведомости. Если получатель не является сотрудником организации, некоторые конфигурации требуют дополнительных действий: например, выплату оформляют на умершего сотрудника, а факт передачи денег родственнику подтверждают заявлением и распиской. Уточните принятый в вашей организации порядок у бухгалтера, ведущего расчетную часть.
Как проверить результат
Пособие отражено отдельной строкой, НДФЛ с него не удержан
С суммы пособия удержан налог или начислены взносы
Пособие не входит в облагаемую базу
База по взносам увеличилась на сумму пособия
Полностью необлагаемое пособие не искажает показатели
Сумма попала в облагаемый доход сотрудника
Сумма выплачена заявителю, документы-основания приложены
Выплата оформлена без заявления и справки о смерти
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — начисление пособия стандартным видом расчета с обложением налогами. Вторая по частоте — двойная выплата: когда заявитель получил пособие и у работодателя, и через СФР. Третья — смешение пособия с компенсацией за неиспользованный отпуск и остатком зарплаты, которые облагаются по другим правилам.
Учтите ограничение: размер государственного пособия на погребение устанавливается законодательно и ежегодно индексируется, поэтому сверяйте актуальную сумму перед начислением, а не берите значение из старых документов. Работодатель вправе доплатить сверх государственного пособия за свой счет — такую доплату оформляйте отдельным видом начисления с корректными настройками налогообложения.
Удобно завести в программе отдельный вид начисления «Пособие на погребение» заранее, до возникновения случая: в стрессовой ситуации настройку делают в спешке и чаще ошибаются. Один раз настроенный вид расчета используется многократно без доработок.
Проверка отчетности после начисления
После выплаты сформируйте расчетный листок умершего сотрудника и убедитесь, что пособие показано отдельно и не обложено налогами. Затем проверьте регистры учета доходов: сумма пособия не должна попадать в базу НДФЛ и взносов.
При сдаче квартальной отчетности дополнительно сверьте персонифицированные сведения: умерший сотрудник должен быть корректно уволен, а выплаты после смерти — отражены по правилам для необлагаемых сумм. Если обнаружили ошибку после сдачи отчетности, сделайте корректировку документа начисления и подайте уточненные расчеты.
Что важно запомнить
Пособие на погребение в 1С:ЗУП оформляется разовым начислением с отключенными НДФЛ и взносами на основании заявления, свидетельства и справки о смерти. Не смешивайте его с зарплатой умершего, проверяйте актуальный размер пособия и контролируйте отражение в отчетности.
Частые вопросы
Кому именно выплачивается пособие на погребение умершего сотрудника?
Пособие выплачивается лицу, взявшему на себя организацию похорон: супругу, близкому родственнику, иному родственнику, законному представителю или любому иному лицу, фактически организовавшему погребение. Основание — заявление этого лица с приложением справки о смерти.
Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и страховыми взносами?
Государственное пособие на погребение полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов. Материальная помощь работодателя в связи со смертью сотрудника, выплачиваемая членам его семьи, также не облагается НДФЛ в полном объеме при правильном оформлении вида дохода.
Каким документом в 1С:ЗУП оформить пособие, если нет специального документа?
Используйте документ «Разовое начисление» с предварительно созданным видом расчета, где отключены НДФЛ и взносы. Для выплаты за счет средств организации подойдет документ «Материальная помощь» с необлагаемым видом помощи.
Что делать, если сотрудник умер, а зарплата за месяц еще не выплачена?
Оформите увольнение датой смерти, рассчитайте зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск. Эти суммы выплачиваются членам семьи умершего по их заявлению и оформляются отдельно от пособия на погребение, поскольку правила налогообложения у выплат различаются.
Можно ли выплатить пособие больше установленного размера?
Да, работодатель вправе доплатить сумму сверх государственного пособия за счет собственных средств, если это предусмотрено локальными актами или решением руководства. Доплату оформляйте отдельным начислением и проверьте ее налогообложение по правилам для материальной помощи.
Что делать, если обнаружена ошибка в налогообложении уже выплаченного пособия?
Скорректируйте настройки вида начисления, пересчитайте документ, верните излишне удержанный налог получателю и подайте уточненные расчеты по НДФЛ и страховым взносам за соответствующий период. Затягивать с уточнением не стоит — это снижает риск штрафов.