Где в 1С 8 находится среднесписочная численность и как её получить

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей для отчётности в ФНС, Росстат, фонды и для внутренней аналитики. В конфигурациях 1С 8.3 этот показатель рассчитывается автоматически, но находится в разных местах в зависимости от конфигурации: в 1С:ЗУП это отдельный отчёт в разделе кадровой отчётности, в 1С:Бухгалтерии — регламентированный отчёт или справка-расчёт.

Проблема большинства пользователей не в том, что отчёта нет, а в том, что он «спрятан» в подсистеме, к которой у пользователя может не быть прав, либо рассчитывает не те цифры из-за некорректных кадровых данных. Ниже разобраны точные пути к отчёту в основных конфигурациях, настройка расчёта, проверка результата и типичные причины расхождений.

Где искать отчёт в 1С:ЗУП 8.3

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» основной путь к показателю лежит через кадровые отчёты. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» и найдите в списке отчёт «Численность и текучесть кадров» — в нём выводится среднесписочная численность за выбранный период с расшифровкой по подразделениям. В ряде релизов также доступен отдельный отчёт «Среднесписочная численность».

Если отчёт нужен для сдачи в налоговую, используйте раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». Там формируется форма «Сведения о среднесписочной численности работников», которая заполняется автоматически на основании кадровых данных программы.

Важный нюанс: состав разделов и названия отчётов немного отличаются между редакциями ЗУП 3.1. Если вы не находите отчёт по описанному пути, воспользуйтесь поиском по команде «Все отчеты» (кнопка в правом верхнем углу панели разделов) и введите в строке поиска слово «численность».

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты»
2. 2
   Выберите отчёт «Численность и текучесть кадров»
3. 3
   Укажите период и организацию в настройках
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и найдите колонку «Среднесписочная численность»
5. 5
   При необходимости расшифруйте показатель двойным щелчком по ячейке

Где найти ССЧ в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии 8» собственного кадрового отчёта по среднесписочной численности в полном объёме нет, если не ведётся учёт зарплаты в подсистеме «Зарплата и кадры». Основной путь: «Отчеты» → «Регламентированные отчеты», далее создать отчёт «Сведения о среднесписочной численности работников». Программа заполнит его по данным кадровых документов.

Если в базе ведётся учёт сотрудников (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»), можно также использовать отчёт «Штатные сотрудники» и справки из раздела «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате», где доступны сведения о численности. Однако для точного расчёта ССЧ с учётом неполного рабочего времени и исключаемых категорий корректнее использовать ЗУП.

Обратите внимание: если кадровый учёт в бухгалтерской конфигурации не ведётся (сотрудники заведены только для выплаты зарплаты без приказов о приёме), автоматический расчёт ССЧ будет неверным или пустым. В этом случае показатель придётся считать вручную или переносить из кадровой программы.

Как настроить отчёт и получить нужную детализацию

После открытия отчёта «Численность и текучесть кадров» нажмите «Настройки» (или «Показать настройки»). Здесь задаётся период отчёта, отбор по организации и подразделениям. Для отчётности в ФНС период обычно — календарный год, для внутренних целей — любой месяц или квартал.

В расширенных настройках можно добавить группировку по подразделениям, должностям или видам занятости. Это полезно, когда головная организация и обособленные подразделения отчитываются раздельно: установите отбор по конкретному подразделению, и программа пересчитает ССЧ только по нему.

Если нужна расшифровка до конкретных сотрудников, используйте вариант отчёта с детализацией или отчёт «Списочный состав» — он показывает, кто именно вошёл в расчёт на каждую дату. Это основной инструмент проверки, когда цифра «не сходится» с ожиданиями кадровика.

Как программа считает показатель и что влияет на результат

Расчёт выполняется по стандартной методологии: суммируется списочная численность за каждый календарный день периода (включая выходные и праздники — по данным предыдущего рабочего дня) и делится на число календарных дней. Сотрудники с неполным рабочим временем учитываются пропорционально отработанному времени, если неполный график установлен по соглашению.

На результат напрямую влияют кадровые события: отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком (такие сотрудники исключаются из ССЧ), внутренние совместители (учитываются как одна единица), внешние совместители (в ССЧ не включаются). Если эти ситуации оформлены в программе неправильно — например, отпуск по уходу за ребёнком не введён документом — сотрудница ошибочно попадёт в расчёт.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования отчёта сверьте итог с данными списочного состава: разница между списочной и среднесписочной численностью обычно невелика и объясняется исключаемыми категориями. Если ССЧ получилась больше списочной — это почти всегда признак ошибки в данных, например задвоенных сотрудников.

Частая ситуация — расхождение между ЗУП и Бухгалтерией при обмене данными. Причина обычно в том, что в одну из программ документы попали не полностью. Перед сдачей отчётности сформируйте ССЧ в обеих базах и сравните.

Если стандартного отчёта недостаточно

Когда типовой отчёт не закрывает задачу — например, нужна ССЧ по произвольной группировке или выгрузка в нестандартном формате — есть несколько вариантов. Первый: использовать «Универсальный отчет» по регистрам кадрового учёта. Второй: доработать отчёт через консоль отчётов или внешний отчёт на СКД — это работа для программиста 1С.

Для разовой задачи проще выгрузить списочный состав в табличный документ (кнопка «Сохранить» в отчёте) и посчитать ССЧ вручную в Excel по методологии Росстата. Это допустимо, если численность небольшая и период короткий.

Способы получить ССЧ

Кадровый отчёт в ЗУП

Быстро и точно, но требует корректного кадрового учёта в ЗУП

Регламентированный отчёт

Подходит для сдачи в ФНС, заполняется автоматически, но мало настроек

Ручной расчёт из списочного состава

Гибко и прозрачно, но трудоёмко и риск арифметических ошибок

Внешний отчёт / доработка

Решает любую задачу, но требует привлечения разработчика

FAQ

Почему в отчёте «Численность и текучесть кадров» пусто?

Чаще всего не задан период или организация в настройках, либо кадровые документы за период не проведены. Проверьте журнал «Приемы, переводы, увольнения» в разделе «Кадры» — если документы там есть и проведены, очистите отборы в настройках отчёта.

Чем среднесписочная численность отличается от списочной?

Списочная — это число сотрудников на конкретную дату. Среднесписочная — среднее значение за период с учётом движения кадров и исключением отдельных категорий (например, сотрудниц в отпуске по беременности и родам). Для отчётности в ФНС нужна именно среднесписочная.

Входят ли внешние совместители в ССЧ?

Нет, внешние совместители в среднесписочную численность не включаются. Внутренние совместители учитываются как одна единица по основному месту работы. Проверьте корректность вида занятости в карточке сотрудника, если цифра вызывает сомнения.

Можно ли получить ССЧ за месяц, а не за год?

Да. Установите в настройках отчёта нужный месяц — программа пересчитает показатель за этот период. Месячная ССЧ используется, например, для статистической отчётности и внутреннего анализа.

Нет прав на раздел «Кадры» — как получить отчёт?

Обратитесь к администратору 1С: нужно добавить пользователю роль, дающую доступ к кадровым отчётам, или попросить сформировать отчёт сотрудника с полными правами. Самостоятельно изменять права в файловой базе без понимания механизма ролей не стоит.