Другое · 10 мин
Как в 1С начислить НДФЛ не сотруднику
Как начислить НДФЛ не сотруднику в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: подрядчики по ГПХ, аренда, дивиденды. Пошаговые инструкции, документы, проверка и типичные ошибки.
Выплаты физическим лицам, которые не состоят в штате организации, облагаются НДФЛ так же, как зарплата сотрудников, но оформляются в 1С иначе. Это подрядчики по договорам ГПХ, арендодатели-физлица, получатели дивидендов, авторы по лицензионным договорам и выигравшие призы. Для каждого случая в программе предусмотрен свой документ и свой порядок, и типичная ошибка бухгалтера — пытаться провести такую выплату через обычное начисление зарплаты.
Ключевой принцип: НДФЛ начисляется не «на человека», а на доход. Поэтому первый шаг — правильно завести физическое лицо в справочники и выбрать корректный вид дохода с нужным кодом НДФЛ. От кода дохода зависят ставка налога, дата получения дохода, порядок предоставления вычетов и отражение в отчётах 6-НДФЛ и справках о доходах.
Ниже разобраны основные сценарии для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3: начисление по договорам ГПХ, разовые выплаты сторонним физлицам, аренда и дивиденды, а также проверка расчёта и исправление типовых ошибок.
Кого 1С считает «не сотрудником» и какие бывают сценарии
Под «не сотрудником» в контексте расчёта НДФЛ понимается физическое лицо, с которым у организации нет трудового договора, но которому выплачивается облагаемый доход. На практике встречаются четыре типовые ситуации: работы и услуги по договорам ГПХ, выплата дивидендов учредителям-физлицам, аренда имущества у физического лица и прочие разовые выплаты (призы, подарки, авторские вознаграждения, материальная выгода).
От сценария зависит не только документ, но и налоговые последствия. С выплат по ГПХ, помимо НДФЛ, начисляются страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование. С дивидендов взносы не начисляются, но применяется особый порядок ставок. Арендная плата физлицу облагается только НДФЛ. Ошибка в выборе сценария приводит к неверной базе по взносам и искажению отчётности.
Как выбрать документ
Подготовка: заводим физическое лицо и вид дохода
Перед начислением проверьте, что физическое лицо есть в справочнике «Физические лица» и его данные заполнены корректно: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, статус налогового резидента. ИНН и СНИЛС критичны для отчётности: без них сведения о доходах не пройдут форматно-логический контроль при сдаче в налоговую. Если человек уже есть в базе (например, бывший сотрудник), не создавайте дубликат — дубли физлиц ломают сводную отчётность по НДФЛ.
Второй элемент подготовки — вид дохода (вида начисления) с правильным кодом НДФЛ. Для подряда это обычно код 2010, для аренды — 1400, для дивидендов — 1010, для авторских вознаграждений — 1301. В ЗУП виды начислений настраиваются в разделе «Настройка — Начисления», где на закладке «Налоги, взносы, учёт» указывается код дохода и категория для взносов.
Начисление НДФЛ подрядчику по договору ГПХ в 1С:ЗУП
Основной инструмент — документы группы «Договоры подряда» в разделе «Зарплата». Документ «Договор подряда» регистрирует сам факт договора: физлицо, сроки, сумму и вид расчёта. Начисление и расчёт НДФЛ выполняются документом «Начисление по договорам подряда» либо сразу в договоре, если настроен единовременный расчёт. Программа автоматически рассчитает НДФЛ по ставке, соответствующей статусу резидентства, и начислит страховые взносы на ОПС и ОМС.
Обратите внимание на дату выплаты. Для доходов по ГПХ датой получения дохода считается день фактической выплаты, поэтому НДФЛ окончательно исчисляется и удерживается при проведении ведомости на выплату. Если начисление прошло в одном месяце, а выплата — в другом, в 6-НДФЛ суммы попадут в период выплаты. Это нормальное поведение, а не ошибка программы.
Дивиденды, аренда и разовые выплаты сторонним физлицам
Дивиденды учредителю
В 1С:ЗУП дивиденды физлицу, не являющемуся сотрудником, оформляются документом «Дивиденды» (раздел «Зарплата» или «Налоги и взносы» в зависимости от настроек интерфейса). В документе указывается физлицо, сумма и дата выплаты; программа рассчитывает НДФЛ по ставке для дивидендов. В 1С:Бухгалтерии используется документ «Начисление дивидендов» (Операции — Начисление дивидендов), который формирует и проводки, и налоговый учёт.
Аренда и прочие доходы
Для арендной платы физлицу, призов, подарков и авторских вознаграждений вне договора ГПХ универсальный инструмент — документ «Операция учёта НДФЛ» (в ЗУП: «Налоги и взносы — Операции учёта НДФЛ»; в Бухгалтерии: «Операции — Операция учёта НДФЛ»). В нём вручную заполняются сведения о доходе: физлицо, код дохода, сумма, дата получения дохода и исчисленный налог. Документ влияет на регистры НДФЛ и отчётность, но не создаёт кадровых или расчётных движений.
В 1С:Бухгалтерии аренду часто отражают проводкой по начислению (Дт счёта затрат — Кт 76 или 60) плюс «Операция учёта НДФЛ» для налогового учёта, а при выплате — проводку удержания НДФЛ через 68.01. Следите, чтобы бухгалтерский и налоговый учёт не противоречили друг другу по суммам и датам.
Проверка результата и отчётность
После начисления и выплаты обязательно сверьте три точки. Первая — регистры НДФЛ: в ЗУП удобно использовать отчёт «Анализ НДФЛ по документам основаниям» или «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» (он работает и для сторонних физлиц). Вторая — расчёт 6-НДФЛ: доход должен попасть в раздел 2 в периоде выплаты, а в раздел 1 — по сроку перечисления. Третья — справка о доходах физлица, которая формируется по итогам года.
Для выплат по ГПХ дополнительно проверьте расчёт по страховым взносам: подрядчик должен попасть в персонифицированные сведения и в РСВ. Если физлицо есть в 6-НДФЛ, но отсутствует в РСВ при наличии договора ГПХ — это признак того, что начисление прошло не по тому документу или не настроена категория взносов.
Как проверить результат
Доход и налог отражены с верным кодом и датой получения дохода
Доход есть, а исчисленного налога нет, или код дохода не соответствует выплате
Суммы в разделе 2 появились в периоде фактической выплаты
Выплата есть, а в 6-НДФЛ суммы отсутствуют или попали не в тот квартал
Подрядчик включён, база по взносам равна начислению по договору
Физлица нет в отчёте или база завышена/занижена
После выплаты долг закрыт, НДФЛ удержан и перечислен
Осталось сальдо по расчётам или неудержанный налог
Типичные ошибки и как их исправить
Самая распространённая ошибка — начисление стороннему физлицу через документы для сотрудников или наоборот. Если ошибка обнаружена до сдачи отчётности, отмените проведение неверного документа и оформите правильный. Если отчётность уже сдана, потребуется корректировка 6-НДФЛ, а при затронутых взносах — и РСВ с уточнёнными перссведениями.
Вторая группа ошибок — неверные даты и коды. Дата получения дохода определяет период отражения в 6-НДФЛ; если она указана неверно (например, дата начисления вместо даты выплаты), отчёт придётся корректировать. Исправить можно через новую «Операцию учёта НДФЛ» с корректирующими записями или сторнирование и повторное отражение дохода.
Частые вопросы
Можно ли начислить НДФЛ не сотруднику в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?
Да. Используйте документ «Операция учёта НДФЛ» для разовых доходов и «Начисление дивидендов» для дивидендов. Бухгалтерские проводки по начислению дохода и удержанию налога при этом формируются отдельными операциями или документами выплаты.
Нужно ли начислять страховые взносы на выплаты не сотрудникам?
Зависит от вида выплаты. По договорам ГПХ начисляются взносы на пенсионное и медицинское страхование. Дивиденды, арендная плата и подарки взносами не облагаются. Категория обложения задаётся в настройках вида начисления или договора.
Что делать, если физлицо потом оформляется в штат?
Ничего переносить не нужно: используйте ту же карточку физического лица и создайте на её основе сотрудника. Вся история по НДФЛ сохранится, а отчётность сформируется консолидированно по одному человеку.
Почему НДФЛ по подрядчику не попал в 6-НДФЛ?
Чаще всего потому, что выплата ещё не проведена: в отчёт доход попадает по дате фактической выплаты, а не начисления. Проверьте ведомость на выплату и дату получения дохода в регистрах, а также отсутствие дублей физлица.
Как отразить профессиональный вычет подрядчику?
В документе начисления по договору подряда в ЗУП предусмотрено поле для профессионального вычета — укажите сумму подтверждённых расходов, и НДФЛ рассчитается с разницы. Основание — заявление подрядчика с подтверждающими документами.
Можно ли исправить неверно начисленный НДФЛ прошлого периода?
Да. Сторнируйте ошибочные записи через «Операцию учёта НДФЛ» или отмените неверный документ, отразите доход правильно и подайте уточнённый 6-НДФЛ за затронутый период. Если затронуты взносы — дополнительно уточнённый РСВ.
Что важно запомнить
НДФЛ не сотруднику начисляется через специальные документы: договоры подряда, дивиденды или операцию учёта НДФЛ. Результат проверяется по регистрам НДФЛ, 6-НДФЛ и — для ГПХ — по РСВ. Корректные карточка физлица, код дохода и даты выплаты исключают большинство ошибок.