Как поставить аванс в 1С: настройка, расчёт и выплата

Аванс — это выплата зарплаты за первую половину месяца, обязательная по Трудовому кодексу РФ. В программах 1С порядок его отражения зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) аванс рассчитывается и выплачивается через отдельные документы, а в 1С:Бухгалтерии чаще всего оформляется только выплата без промежуточного начисления. Ниже разобраны оба сценария с конкретными действиями.

Прежде чем ставить аванс, определите, каким способом он считается в вашей организации: фиксированной суммой, процентом от оклада (тарифа) или расчётом за фактически отработанное время в первой половине месяца. От этого выбора зависят настройки и документы, которые понадобятся.

Способы расчёта аванса и где их настроить

В 1С:ЗУП способ расчёта аванса задаётся в нескольких местах: в настройках учётной политики организации, в штатном расписании или в кадровых документах конкретного сотрудника (приём на работу, кадровый перевод). Доступны три варианта: фиксированной суммой, процентом от тарифа и расчётом за первую половину месяца.

Чтобы задать способ для сотрудника, откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите нужного человека и перейдите по ссылке «Аванс» в карточке оплаты труда. Там укажите вариант расчёта и, при необходимости, сумму или процент (типичное значение — 40–50% от оклада, конкретный размер закрепляется локальными актами организации, а не программой).

Сравнение вариантов расчёта аванса

Фиксированной суммой

Просто и предсказуемо, но при неполной отработке первой половины месяца возможна переплата, которую сложно удержать

Процентом от тарифа

Сумма масштабируется при изменении оклада, но также не учитывает фактические отсутствия

Расчёт за первую половину месяца

Самый точный вариант: учитывает отработанное время, больничные и отпуска; требует ведения табеля и документа начисления

Как начислить аванс расчётом за первую половину месяца в 1С:ЗУП

Если выбран расчёт по отработанному времени, перед выплатой создайте документ «Начисление за первую половину месяца»: раздел «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» → кнопка «Создать». Укажите месяц начисления и дату — программа автоматически возьмёт период с 1-го по 15-е число.

Нажмите «Заполнить» — в табличную часть попадут все сотрудники, у которых в карточке установлен способ аванса «Расчётом за первую половину месяца». Программа учтёт отработанное время по графику, а также зарегистрированные отсутствия: отпуска, больничные, командировки, попавшие на первую половину месяца.

Проверьте колонки «Отработано» и «Результат» по каждому сотруднику. Если у человека нет отработанных дней, сумма аванса будет нулевой — это корректно, а не ошибка программы. После проверки нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Убедитесь, что в карточке сотрудника задан способ аванса
2. 2
   Введите все отсутствия за первую половину месяца (больничные, отпуска)
3. 3
   Создайте «Начисление за первую половину месяца» и нажмите «Заполнить»
4. 4
   Проверьте отработанное время и суммы по каждому сотруднику
5. 5
   Проведите документ и переходите к ведомости на выплату

Как оформить выплату аванса через ведомость

Выплата оформляется документом из группы «Ведомости»: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомости в кассу» или «Ведомости через раздатчика». При создании документа в поле «Выплатить» выберите значение «Аванс» — только тогда программа подтянет суммы первой половины месяца, а не долг по итогам месяца.

Нажмите «Заполнить». Если аванс начислялся документом, в ведомость попадут рассчитанные суммы. Если способ аванса — фиксированная сумма или процент, документ начисления не нужен: ведомость сама подставит суммы из карточек сотрудников. Проверьте дату выплаты — она влияет на дату фактического получения дохода для НДФЛ.

После проведения ведомости распечатайте или выгрузите реестр в банк (для зарплатного проекта используется обмен через «Обмен с банками» по зарплатным проектам). Признак успешной выплаты — ведомость проведена, суммы совпадают с расчётом, а в отчёте «Анализ зарплаты по сотрудникам» появилась строка выплаты.

Как поставить аванс в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 промежуточного начисления за первую половину месяца, как правило, нет. Аванс оформляется только выплатой: раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу») → «Создать». В поле «Вид выплаты» укажите «Аванс», задайте месяц и дату выплаты.

Кнопка «Заполнить» подставит сотрудников. Базовая логика — аванс считается как процент от оклада, заданный в настройках зарплаты (по умолчанию часто стоит 40%). При необходимости сумму можно отредактировать вручную прямо в табличной части ведомости. Проводки по выплате (Дт 70 Кт 51 или 50) сформируются при проведении документа или документом списания с расчётного счёта.

Полное начисление зарплаты с НДФЛ и взносами в 1С:Бухгалтерии выполняется один раз — документом «Начисление зарплаты» в конце месяца, где выплаченный аванс учитывается автоматически при заполнении итоговой ведомости.

Если аванс выплачивается фиксированной суммой «вне графика» и сотрудник в первой половине месяца ушёл на больничный или в отпуск без сохранения, возникает переплата. Безопаснее для таких случаев использовать расчёт за фактически отработанное время — программа сама обнулит или уменьшит аванс.

Проверка результата и типичные ошибки

После выплаты сверьте данные: откройте отчёт «Расчётный листок» или «Анализ зарплаты по сотрудникам» за месяц и убедитесь, что выплаченная сумма отразилась, а задолженность за организацией уменьшилась на сумму аванса. Для НДФЛ проверьте регистр через отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов».

Частые проблемы: ведомость не заполняется (не задан способ аванса в карточке сотрудника или не проведён документ начисления), суммы вдвое меньше ожидаемых (в карточке стоит процент от тарифа при неполной ставке), аванс не попадает в ведомость (в документе выбран вид выплаты «Зарплата» вместо «Аванс»).

Контрольные точки

Как проверить результат

Ведомость на аванс

Норма

Проведена, вид выплаты «Аванс», суммы совпадают с расчётом

Тревожный признак

Ведомость пустая или суммы не соответствуют карточкам сотрудников

Расчётный листок сотрудника

Норма

Видна выплата аванса, долг за организацией уменьшился

Тревожный признак

Выплаты нет, задолженность не изменилась

НДФЛ с аванса

Норма

Налог исчислен на дату выплаты аванса

Тревожный признак

НДФЛ нулевой или стоит на другой дате

Ограничения и когда обращаться к специалисту

Описанные действия безопасны при работе в актуальной типовой конфигурации с корректно настроенными правами. Не меняйте типовые механизмы расчёта через конфигуратор без резервной копии: доработки зарплатных документов ломают обновление и могут исказить отчётность по НДФЛ и взносам.

Обратитесь к внедренцу или администратору 1С, если требуется нестандартная формула аванса (например, сдельная оплата за первую половину месяца), если после обновления релиза документы ведут себя иначе, или если обнаружились расхождения в уже сданной отчётности — исправление прошлых периодов требует корректировочных документов, а не ручного редактирования.

FAQ

Можно ли выплатить аванс одному сотруднику, а не всем сразу?

Да. В ведомости вместо «Заполнить» используйте кнопку «Подбор» или «Добавить» и выберите конкретного сотрудника — сумма аванса подставится из его карточки или из документа начисления за первую половину месяца.

Почему в ведомости на аванс пусто?

Чаще всего не задан способ аванса в карточке сотрудника, не проведён документ «Начисление за первую половину месяца» (при расчёте по отработанному времени) или выбран неверный вид выплаты. Также проверьте, что сотрудник принят на работу до даты выплаты и не уволен.

Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?

Да. По действующим правилам НДФЛ исчисляется на дату фактической выплаты дохода, поэтому налог удерживается и с аванса. В 1С:ЗУП это происходит автоматически в ведомости; если колонка НДФЛ пуста — проверьте настройки и документ начисления.

Как исправить ошибочно выплаченный аванс?

Если ошибка в текущем месяце и ведомость ещё не попала в отчётность — распроведите её, исправьте суммы и проведите заново. Если деньги уже ушли в банк, создайте корректирующую ведомость или отразите излишнюю выплату, которая зачтётся при окончательном расчёте за месяц.

Чем аванс в 1С:ЗУП отличается от аванса в 1С:Бухгалтерии?

В ЗУП аванс может быть полноценным расчётом за первую половину месяца с учётом отработанного времени и отсутствий. В Бухгалтерии аванс — это просто выплата суммы (обычно процента от оклада), а полный расчёт зарплаты, НДФЛ и взносов выполняется один раз в конце месяца.

Можно ли платить аванс разным сотрудникам по-разному?

Да, способ аванса задаётся индивидуально в карточке каждого сотрудника: одним — фиксированной суммой, другим — процентом от оклада, третьим — расчётом за отработанное время. Условие — порядок должен быть закреплён во внутренних документах организации.