Другое · 12 мин
Как в 1С исправить основное место работы на совместительство
Пошаговая инструкция, как в 1С:ЗУП исправить основное место работы на совместительство: кадровый перевод, документы, проверка расчётов и типичные ошибки.
Неправильно указанный вид занятости в 1С:ЗУП — одна из самых частых кадровых ошибок: сотрудника приняли на основное место работы, хотя он оформлен как совместитель (или наоборот). Такая неточность искажает отчёты, расчёт среднего заработка, норму рабочего времени, сведения для СФР и данные персонифицированного учёта. Обратите внимание: просто поменять значение в карточке сотрудника недостаточно — уже проведённые документы автоматически не пересчитаются, поэтому исправление нужно выполнять последовательно.
В 1С:Зарплата и управление персоналом вид занятости («Основное место работы», «Внутреннее совместительство», «Внешнее совместительство») задаётся в документе приёма на работу или кадрового перевода. Поэтому правильный путь исправления — не ручная правка справочника, а корректировка кадрового документа, которым сотрудник был оформлен.
Ниже разобраны оба типовых сценария: когда ошибку заметили до начисления зарплаты и когда расчёты уже проведены. Также рассмотрен случай реального перевода сотрудника с основного места на совместительство, когда кадровые данные изначально были верными, но условия труда изменились.
Определите характер ситуации: ошибка ввода или реальное изменение условий
Прежде чем что-то менять в программе, ответьте на вопрос: сотрудник изначально оформлялся как совместитель, но в документе приёма ошибочно указали «Основное место работы»? Или он действительно работал по основному месту, а теперь по соглашению сторон переводится на совместительство? От этого зависит механика исправления.
При ошибке ввода правится исходный документ «Приём на работу» — никаких новых кадровых событий создавать не нужно, иначе в истории сотрудника появится фиктивный перевод. При реальном изменении условий труда оформляется «Кадровый перевод» от даты фактического изменения, и исходный приём трогать нельзя.
Отдельный случай — сотрудник увольняется с основного места и продолжает работать как совместитель в той же организации. Тогда потребуется увольнение по основному месту и, при необходимости, сохранение или новый приём совместительства.
Как выбрать действие
Проверьте текущие данные сотрудника перед исправлением
Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и найдите нужного человека. Обратите внимание: в 1С:ЗУП один физлицо может иметь несколько записей сотрудника — например, основное место и внутреннее совместительство оформляются как отдельные элементы справочника. Убедитесь, что вы работаете именно с той записью, которую нужно исправить.
Из карточки сотрудника по ссылке «Трудовой договор» или через журнал «Приёмы, переводы, увольнения» откройте документ, которым оформлен приём. Проверьте в нём поле «Вид занятости», дату приёма, подразделение, должность и график работы — заодно убедитесь, что остальные реквизиты корректны, чтобы не исправлять документ дважды.
Также проверьте, есть ли по этому сотруднику начисления: откройте «Зарплата» → «Все начисления и удержания» или сформируйте расчётный листок. От наличия рассчитанных периодов зависит объём последующей работы.
Если фактически сотрудник совместитель — это и есть ошибка, которую нужно править
При наличии расчётов после исправления потребуется пересчёт и проверка отчётности
Несколько записей у одного физлица — норма при совместительстве, не дубль и не ошибка
Для совместителя обычно нужен график неполного рабочего времени, а не полная пятидневка
Исправьте вид занятости в документе приёма на работу
Этот сценарий применяется, когда ошибка допущена при первичном вводе и кадровая история сотрудника должна отражать совместительство с первого дня. Откройте журнал «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения», найдите нужный приём и откройте его.
На вкладке «Главное» найдите поле «Вид занятости» и измените значение с «Основное место работы» на «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство». Внутреннее выбирается, когда сотрудник уже работает в этой организации по основному месту и дополнительно занимает другую позицию; внешнее — когда основное место работы у другого работодателя.
Проверьте связанные реквизиты: график работы сотрудника (для совместителя обычно устанавливают график неполного времени или тот же график с уменьшенной нормой), количество ставок (например, 0,5), условия оплаты труда. После этого нажмите «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и найдите документ приёма сотрудника
- 2На вкладке «Главное» измените «Вид занятости» на нужный тип совместительства
- 3Проверьте график работы, количество ставок и начисления на вкладке «Оплата труда»
- 4Перепроведите документ кнопкой «Провести и закрыть»
- 5Сформируйте расчётный листок и проверьте, что норма времени и начисления соответствуют совместительству
Оформите кадровый перевод, если условия изменились фактически
Когда сотрудник действительно работал по основному месту, а с определённой даты переходит на совместительство, исходный приём не трогают. Создайте документ «Кадры» → «Кадровые переводы» → «Создать». Укажите сотрудника и дату перевода — с этой даты начнут действовать новые условия.
На вкладке «Главное» установите флажок изменения условий и в поле «Вид занятости» выберите совместительство. На вкладке «Оплата труда» скорректируйте начисления: при переходе на неполную ставку измените размер оклада или количество ставок. Программа пересчитает ФОТ автоматически, если изменён соответствующий показатель.
Учтите юридическую сторону: перевод с основного места на совместительство в рамках одного работодателя обычно оформляется через увольнение с основного места и новый приём по совместительству, а не простым переводом — уточните у кадрового специалиста допустимую схему для вашей ситуации. В программе оба варианта технически реализуемы, но кадровые документы должны соответствовать реальным трудовым отношениям.
Пересчитайте начисления и проверьте зависимые данные
Если по сотруднику уже начислялась зарплата, исправление вида занятости само по себе не пересчитает прошлые документы. Откройте документы «Начисление зарплаты и взносов» за затронутые месяцы и проверьте, корректно ли рассчитаны начисления при новых условиях. При изменении нормы времени суммы могут измениться — в этом случае выполните перерасчёт через «Зарплата» → «Перерасчёты» или отмените и заново проведите начисления.
Особое внимание уделите среднему заработку: отпускные, больничные и командировки рассчитываются с учётом вида занятости и графика. Если в прошлых периодах были такие выплаты, проверьте их корректность. Также убедитесь, что взносы и НДФЛ не исказились — сформируйте анализ взносов и справку по НДФЛ за период.
После пересчётов сверьте данные с учётом: обороты по счетам 70 и 69 в бухгалтерской программе должны сойтись с обновлёнными начислениями. Если синхронизация с 1С:Бухгалтерией уже выполнялась, повторите выгрузку за затронутые периоды.
Как проверить результат
Отображается «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство»
Осталось «Основное место работы» — документ не перепроведён или исправлен не тот документ
Норма времени и суммы соответствуют ставке совместителя
Начисление считается от полной нормы — проверьте график работы и количество ставок
Сотрудник отображается с корректным видом занятости
В отчётах старое значение — проверьте даты документов и актуальность данных
Вид занятости в формируемых сведениях соответствует новому
Расхождение — потребуется корректировка ранее сданных форм
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — попытка исправить вид занятости прямо в карточке сотрудника или созданием дубля сотрудника. Карточка лишь отображает данные кадровых документов, а дубль физлица ломает учёт НДФЛ, стажа и отчётность. Все изменения выполняются только документами.
Вторая ошибка — исправление приёма при уже сданной отчётности без корректирующих форм. Если ЕФС-1 или персонифицированные сведения по сотруднику уже сданы с неверным видом занятости, после исправления в программе подайте корректировку.
Третья ошибка — забыть про график работы и ставку. Смена вида занятости не меняет автоматически условия оплаты: если совместителю оставить полный график пятидневки и оклад на целую ставку, начисления будут завышены.
Частые вопросы
Можно ли исправить вид занятости, если сотрудник уже уволен?
Да, документ приёма доступен для редактирования и после увольнения. Однако если по сотруднику сдана отчётность и выплачены все расчёты, оцените целесообразность: исправление может потребовать корректирующих форм в СФР и пересчёта среднего заработка, если он зависел от вида занятости.
Чем внутреннее совместительство отличается от внешнего в 1С?
Внутреннее оформляется на физлицо, которое уже работает в организации по основному месту, — создаётся дополнительная запись сотрудника. Внешнее — обычный приём человека, чьё основное место работы у другого работодателя. Различия влияют на расчёт нормы времени и контроль совмещения в учёте.
Почему после исправления зарплата считается по-старому?
Чаще всего не изменён график работы или количество ставок в кадровом документе: вид занятости сам по себе не уменьшает норму времени. Проверьте вкладку «Оплата труда» и назначенный график, затем пересчитайте документ начисления за текущий месяц.
Нужно ли уведомлять СФР при смене вида занятости?
Кадровые изменения, влияющие на трудовую функцию и условия договора, отражаются в подаваемых сведениях. Если перевод оформлен как кадровое событие, оно попадает в соответствующие формы. При исправлении ошибки ввода за периоды со сданной отчётностью подаётся корректировка — проконсультируйтесь с кадровым специалистом по составу форм.
Как оформить, если сотрудник увольняется с основного места, но совместительство остаётся?
Проведите документ «Увольнение» по записи основного места работы. Запись сотрудника-совместителя продолжает действовать самостоятельно, дополнительных документов для её сохранения не требуется. Если далее совместительство становится основным местом, оформляется кадровый перевод со сменой вида занятости.
Можно ли массово исправить вид занятости у нескольких сотрудников?
Штатного массового инструмента для смены вида занятости нет. Для нескольких сотрудников создают отдельные кадровые переводы либо используют документ с табличной частью по списку сотрудников, если он доступен в вашей конфигурации. Групповые обработки из интернета применяйте только после тестирования на копии базы.
Что важно запомнить
Вид занятости в 1С:ЗУП меняется только кадровыми документами: ошибку ввода правят в «Приёме на работу», реальное изменение условий — «Кадровым переводом». После исправления проверьте график, ставку, пересчитайте начисления и при необходимости скорректируйте сданную отчётность в СФР. Дублей сотрудников и ручных правок карточки не создавайте.