Как создать сотрудника в 1С:Бухгалтерия

Карточка сотрудника в 1С:Бухгалтерия — это не просто запись в справочнике, а основа для кадровых документов, начисления зарплаты, расчёта НДФЛ и страховых взносов, а также для сдачи регламентированной отчётности. Если сотрудник создан с ошибками в ФИО, ИНН или СНИЛС, проблемы всплывут позже — при выгрузке отчётов в ФНС и СФР или при формировании расчётных листков.

Порядок действий зависит от того, как вы ведёте учёт: в самой базе 1С:Бухгалтерия или только отражаете зарплату, рассчитанную в другой программе (например, в 1С:ЗУП). В первом случае карточка сотрудника заполняется полностью, включая кадровые документы. Во втором — достаточно минимального набора данных для проводок и справок.

Ниже разобран полный сценарий создания сотрудника в типовой 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0): от открытия справочника до проверки того, что человек корректно принят на работу и попадает в зарплатные документы.

Где находится справочник сотрудников и что понадобится заранее

Справочник сотрудников открывается через раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». В некоторых настройках интерфейса тот же справочник доступен из раздела «Справочники». Если раздела «Зарплата и кадры» нет в меню, проверьте, включён ли учёт зарплаты: «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка зарплаты».

Прежде чем создавать карточку, подготовьте данные работника: ФИО полностью по паспорту, дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС, гражданство, адрес регистрации, реквизиты документа, удостоверяющего личность. Для приёма на работу дополнительно понадобятся: дата приёма, подразделение, должность, размер оклада или тарифной ставки и график работы.

Создание карточки сотрудника: пошаговый порядок

Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового сотрудника. Действуйте в такой последовательности:

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», нажмите «Создать»
2. 2
   Введите ФИО полностью — программа автоматически создаст связанное физическое лицо
3. 3
   Укажите дату рождения и пол
4. 4
   Заполните ИНН, СНИЛС, страховой номер и гражданство
5. 5
   Внесите данные документа, удостоверяющего личность, и адрес
6. 6
   Нажмите «Записать», затем оформите приём на работу по ссылке в карточке
7. 7
   Проверьте, что сотрудник появился в списке и доступен в документах начисления

При вводе ФИО программа предложит создать новое физическое лицо или выбрать существующее из списка. Это важный момент: сотрудник и физическое лицо в 1С — разные объекты. Одно физлицо может иметь несколько записей сотрудников, например при работе по основному месту и по совместительству. Если человек уже когда-то работал в организации и его физлицо есть в базе, выберите его, а не создавайте дубль.

Поле «Головная организация» заполняется автоматически, если в базе одна организация. При ведении нескольких юрлиц убедитесь, что сотрудник привязан к правильной организации — от этого зависит, в чью отчётность он попадёт.

Заполнение персональных данных: на что обратить внимание

ФИО вводите строго по паспорту, без сокращений. Если у работника менялась фамилия, текущая указывается в карточке, а история смены фиксируется по гиперссылке «ФИО» — это нужно для корректных справок 2-НДФЛ за прошлые периоды.

ИНН и СНИЛС вносятся в отдельные поля. Программа проверит контрольные суммы этих номеров и подсветит явно невалидное значение, но пропустит опечатку, которая формально корректна. Сверяйте с оригиналами документов, а не со слов работника.

Гражданство по умолчанию подставляется «Россия». Для иностранных работников укажите страну и статус пребывания — от этого зависят ставки НДФЛ и порядок расчёта взносов. Адрес заполняйте через классификатор (кнопка выбора в поле адреса), а не вручную строкой: адрес в свободной форме может не пройти проверку при выгрузке отчётности.

Приём на работу: без кадрового документа сотрудник «не работает»

Созданная карточка сотрудника сама по себе не означает трудовые отношения. Чтобы человек попадал в табели, начисления и отчёты, нужен документ «Приём на работу». Его можно создать прямо из карточки сотрудника по ссылке «Оформить приём на работу» или из журнала «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу».

В документе укажите дату приёма, подразделение, должность, количество ставок и график работы. На вкладке «Оплата труда» добавьте начисление — обычно «Оплата по окладу» — и размер оклада. Если подразделений или должностей нет в списке, создайте их прямо из поля выбора.

После проведения документа в карточке сотрудника появится информация о текущем месте работы. Проверьте: откройте карточку — там должны отображаться подразделение, должность и дата приёма. Если поля пустые, документ приёма либо не проведён, либо проведён на другую организацию.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Видны подразделение, должность и дата приёма

Тревожный признак

Поля места работы пустые — приём не проведён

Документ «Начисление зарплаты»

Норма

Сотрудник доступен для подбора при заполнении

Тревожный признак

Сотрудника нет в списке выбора

Отчёт «Расчётный листок»

Норма

Формируется с начислением по окладу

Тревожный признак

Отчёт пустой или сотрудник отсутствует

Особые сценарии: совместительство, договоры ГПХ, зарплатный проект

Внутренний совместитель

Для внутреннего совместительства создаётся новый сотрудник, но при выборе физического лица указывается уже существующее. В приёме на работу вид занятости ставится «Внутреннее совместительство». В списке сотрудников появятся две записи с одинаковым ФИО — это нормально, у каждой свой табельный номер и свой расчёт.

Работник по договору ГПХ

Исполнители по гражданско-правовым договорам тоже заводятся как сотрудники, но вместо приёма на работу оформляется документ «Договор подряда» (или отражаются операции вручную, если кадровый учёт ведётся в другой программе). Начисления по ГПХ облагаются иначе, чем зарплата, поэтому не оформляйте подрядчика обычным приёмом на работу.

Банковские реквизиты для зарплатного проекта

Если зарплата перечисляется на карту, в карточке сотрудника по ссылке «Лицевой счёт» укажите зарплатный проект и номер лицевого счёта. Без этого в ведомости в банк сотрудник попадёт с пустыми реквизитами, и файл выгрузки не сформируется корректно.

Удобно заводить сотрудника заранее — за несколько дней до фактического выхода. Карточка и проведённый приём с будущей датой не мешают текущим расчётам, зато в день приёма не придётся спешно искать ИНН и СНИЛС новичка.

Типичные ошибки при создании сотрудника

Большинство этих ошибок исправляются без последствий, пока по сотруднику не проведены начисления и не сдана отчётность. Если зарплата уже рассчитана, исправление персональных данных делайте аккуратно и перепроверяйте регистры налогового учёта.

Если зарплата считается в другой программе

Когда расчёт зарплаты ведётся в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию выгружаются только проводки, настройка упрощается. В «Администрирование» → «Настройка зарплаты» устанавливается вариант «во внешней программе». В этом режиме карточка сотрудника нужна в основном для справок, договоров и выплат через кассу, а кадровые документы можно не оформлять.

Однако даже в сводном режиме учёта сотрудники нужны для отражения выплат физлицам, подотчётных сумм и договоров ГПХ. Минимальный набор — ФИО, ИНН и СНИЛС — заполняйте так же тщательно: эти данные уходят в отчётность.

Частые вопросы

Можно ли создать сотрудника без ИНН или СНИЛС?

Технически программа позволяет записать карточку без этих данных, но сдавать отчётность по такому сотруднику не получится — проверка формата выдаст ошибку. Запросите документы у работника до первого начисления зарплаты.

Как изменить ошибочно введённые ФИО или дату рождения?

Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке на связанное физическое лицо — исправления вносятся там. Если по сотруднику уже сдана отчётность с неверными данными, потребуется подача корректирующих форм.

Что делать, если сотрудник не появляется в документе начисления зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли приём на работу, та ли организация указана в документе начисления, и не датирован ли приём более поздней датой, чем месяц начисления. Чаще всего причина — непроведённый приём.

Как оформить сотрудника, который работает в двух организациях одной базы?

Создайте две записи сотрудника — по одной на каждую организацию, — связав их с одним физическим лицом. В каждой организации оформляется свой приём на работу со своим окладом и графиком.

Можно ли удалить ошибочно созданного сотрудника?

Если по сотруднику нет ни одного документа, пометьте его на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если документы есть, удаление невозможно — пометьте карточку как неиспользуемую или исправьте данные.

Нужно ли заново создавать сотрудника после увольнения и повторного приёма?

Нет. Найдите существующую карточку (снимите отбор «показывать только работающих», если она скрыта) и оформите новый документ «Приём на работу» с новой датой. Создание дубликата приведёт к раздвоению данных в учёте.