Другое · 9 мин
Как провести материальную помощь в связи со смертью родственника в 1С
Как провести материальную помощь в связи со смертью родственника в 1С:ЗУП: вид начисления, НДФЛ, взносы, документы, проводки и типичные ошибки расчётчика.
Материальная помощь в связи со смертью члена семьи сотрудника — особый вид выплаты: она полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только при соблюдении условий из НК РФ. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такая выплата оформляется документом «Материальная помощь», а корректность результата зависит от правильной настройки вида начисления.
Ключевое условие необложения — смерть члена семьи работника: супруга, родителей (включая усыновителей), детей (включая усыновлённых). Помощь при смерти, например, брата или бабушки под эту льготу формально не подпадает, если локальными актами и практикой не предусмотрено иное — такие суммы облагаются по общим правилам с необлагаемым лимитом 4000 рублей в год.
Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 8.3: от настройки вида начисления до проверки отражения в учёте и отчётности. Логика аналогична и для 1С:Бухгалтерии 8, где операция выполняется документом «Начисление зарплаты» с ручным выбором вида расчёта.
Что понадобится перед проведением выплаты
Прежде чем заводить документ в программе, убедитесь, что у вас есть основание. Обычно это заявление работника с просьбой о выплате и копия свидетельства о смерти. Если выплата предусмотрена коллективным договором или положением об оплате труда, дополнительно издаётся приказ руководителя.
Проверьте степень родства. Необлагаемая льгота распространяется на смерть супруга, родителей и детей работника. Для иных родственников (братья, сёстры, бабушки, дедушки, свёкры и тёщи) мнения контролирующих органов и судебная практика расходятся, поэтому безопаснее применять стандартный вычет 4000 рублей в год, а сумму сверх него облагать НДФЛ и взносами.
Сумма не облагается НДФЛ и взносами без ограничения по размеру
Примените необлагаемый лимит 4000 руб. в год, сверх — НДФЛ и взносы
Запросите копию свидетельства до выплаты, иначе льготу не подтвердить
Настройка вида начисления в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Настройка» → «Начисления». В типовой поставке уже есть предопределённый вид «Материальная помощь при смерти родственника» или похожий. Если его нет, создайте новое начисление: назначение — «Материальная помощь», способ выполнения — «По отдельному документу», вид документа — «Материальная помощь».
На вкладке «Налоги, взносы, учёт» установите: НДФЛ — «Не облагается» (либо код дохода с полным вычетом, если ваша методология требует отражения кода); страховые взносы — «Не облагается». В настройках отражения в бухучёте укажите способ отражения, соответствующий материальной помощи (обычно счёт 91.02 или 73, в зависимости от учётной политики).
Если выплата частично облагаемая (смерть неблизкого родственника), настройте вид начисления с кодом дохода НДФЛ «2760» и вычетом «503» — программа автоматически применит лимит 4000 рублей в год с учётом других выплат по этому коду.
Оформление документа «Материальная помощь»
Перейдите в раздел «Зарплата» → «Все начисления» → «Создать» → «Материальная помощь». В шапке укажите организацию, месяц начисления и дату документа. В табличной части добавьте сотрудника, выберите вид материальной помощи и введите сумму.
Проверьте дату выплаты — от неё зависит, в какой период попадёт выплата в ведомость и в отчёт 6-НДФЛ. Если помощь выплачивается в межрасчётный период, дата выплаты должна совпадать с датой ведомости.
После проведения документа сумма попадёт в плановые начисления месяца. Если документ создан после расчёта зарплаты, выплату можно провести отдельной ведомостью «Материальная помощь» — перейдите по ссылке «Выплатить» прямо из документа.
Выплата и отражение в учёте
Выплата оформляется ведомостью: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу). В поле «Выплачивать» выберите «Материальную помощь», чтобы в ведомость попала именно эта сумма, а не зарплата за месяц. Дата ведомости определяет период отражения в 6-НДФЛ.
При синхронизации с 1С:Бухгалтерией документ «Отражение зарплаты в бухучёте» сформирует проводку по счёту, указанному в способе отражения. Типовой вариант — Дт 91.02 Кт 73 (или 70, если учётная политика предусматривает расчёты через счёт 70). Проверьте проводки после синхронизации, особенно если способ отражения настраивался вручную.
Проверка результата и отчётность
Откройте расчётный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчёты» → «Расчётный листок»): сумма помощи должна отображаться отдельной строкой, НДФЛ и взносы по ней — нулевые. Сформируйте «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» за месяц — выплата не должна попадать в облагаемую базу.
В 6-НДФЛ полностью необлагаемая выплата не показывается. Частично облагаемая (по коду 2760) отражается в разделе 2 с вычетом 503 в пределах 4000 рублей в год. В РСВ необлагаемая помощь близким родственникам не включается, частично облагаемая попадает в базу сверх лимита.
Как проверить результат
Помощь отдельной строкой, НДФЛ и взносы по ней равны нулю
С суммы удержан НДФЛ или начислены взносы
Полностью необлагаемая выплата отсутствует в отчёте
Сумма попала в раздел 2 без необходимости
Дт 91.02 Кт 73 (или по учётной политике)
Проводка на счёт затрат 20/26/44 без обоснования или отсутствует
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — использование общего вида начисления «Материальная помощь» с кодом 2760 вместо специального необлагаемого вида. В результате программа удержит НДФЛ сверх 4000 рублей и начислит взносы, хотя выплата должна быть полностью льготируемой.
Вторая ошибка — неверная дата выплаты. Если дата в документе и в ведомости расходятся, выплата может попасть не в тот период отчётности или «зависнуть» как невыплаченная. Третья — отсутствие подтверждающих документов: без копии свидетельства о смерти льготу при проверке не обосновать.
Если у вас 1С:Бухгалтерия без ЗУП
В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного документа «Материальная помощь» нет. Создайте вид начисления в справочнике «Начисления» с аналогичными настройками налогов и взносов, затем добавьте сотруднику строку с этим начислением в документе «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц.
Выплата оформляется ведомостью на выплату зарплаты или отдельной выплатой. Проводки по 91 счёту программа сформирует автоматически, если в настройках зарплаты указан корректный способ отражения для материальной помощи.
Сравнение вариантов
Отдельный документ «Материальная помощь», кнопка «Выплатить», полный контроль кодов НДФЛ и взносов
Начисление строкой в документе «Начисление зарплаты»; подходит при небольшом штате, но меньше аналитики
Для дальних родственников: лимит 4000 руб. в год, сверх — НДФЛ и взносы
Что важно запомнить
Проводите выплату документом «Материальная помощь» с необлагаемым видом начисления, храните копию свидетельства о смерти и проверяйте результат по расчётному листку и отчётам. Полная льгота — только для супругов, родителей и детей работника.
Частые вопросы
Облагается ли НДФЛ помощь при смерти отца или матери сотрудника?
Нет. Родители входят в перечень членов семьи, при смерти которых материальная помощь полностью освобождается от НДФЛ и страховых взносов независимо от суммы. Основание — заявление и копия свидетельства о смерти.
Можно ли выплатить помощь бывшему сотруднику?
Можно, но льгота по НК РФ распространяется и на бывших работников при смерти члена их семьи. В 1С:ЗУП выплату оформляют через документ по уволенному сотруднику; убедитесь, что карточка физлица доступна для начислений.
Что делать, если программа удержала НДФЛ с необлагаемой помощи?
Проверьте вид начисления в документе: скорее всего, выбран облагаемый вид с кодом 2760. Отмените проведение документа, замените вид начисления на необлагаемый и перепроведите. Затем пересчитайте НДФЛ документом «Перерасчёт НДФЛ» или в следующем расчёте.
Нужно ли включать такую помощь в средний заработок?
Нет. Материальная помощь не является оплатой труда и не включается в расчёт среднего заработка для отпускных, больничных и командировок. В типовых настройках 1С:ЗУП такие начисления уже исключены из базы среднего.
Как отразить выплату, если родственник умер, а свидетельство ещё не выдано?
Безопаснее дождаться копии свидетельства и только потом проводить необлагаемую выплату. Если деньги нужны срочно, можно оформить помощь как облагаемую (код 2760), а после получения документа скорректировать — но это трудоёмко и требует перерасчёта налогов.
Отражается ли выплата в отчёте 6-НДФЛ?
Полностью необлагаемая помощь при смерти близкого родственника в 6-НДФЛ не показывается. Частично облагаемая (с вычетом 503) отражается в разделе 2 в периоде фактической выплаты.