Другое · 10 мин
Как добавить вид отпуска в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция: как добавить новый вид отпуска в 1С:ЗУП, настроить начисление, компенсацию и остатки. Проверка результата и типичные ошибки.
Новый вид отпуска в 1С:ЗУП требуется, когда в организации появляется отпуск, которого нет в типовой поставке: дополнительный за ненормированный рабочий день, за вредные условия труда, за выслугу лет, отпуск без сохранения по соглашению сторон и другие. Если просто завести документ «Отпуск» и выбрать неподходящий типовой вид, расчёт среднего заработка, стаж и остатки отпусков начнут считаться неправильно.
Добавление вида отпуска — это не одно действие, а связка из нескольких настроек: создаётся сам вид отпуска в справочнике, настраивается вид начисления для оплаты (или признак отсутствия оплаты), при необходимости заводится вид начисления для компенсации при увольнении, а также подключается учёт остатков и стажа. Ниже разобран полный порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1.
Где в 1С хранятся виды отпусков и что нужно подготовить
Справочник видов отпусков находится в разделе «Настройка → Виды отпусков». Если раздел «Настройка» не виден, у текущего пользователя недостаточно прав — работу должен выполнять пользователь с ролью настройки кадрового учёта и расчёта зарплаты, обычно это расчётчик или администратор.
Перед созданием нового вида отпуска проверьте, нет ли уже подходящего в списке: типовая поставка содержит большинство распространённых видов — ежегодный основной, учебный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам и другие. Дублирование существующего вида приводит к раздвоению остатков и путанице в отчётах.
Также заранее определите ключевые параметры будущего отпуска: оплачиваемый он или нет, входит ли в ежегодные отпуска (влияет на учёт остатков и право на компенсацию), предоставляется ли в календарных или рабочих днях. От этих ответов зависят настройки начисления.
Создание нового вида отпуска
Откройте «Настройка → Виды отпусков» и нажмите «Создать». Заполните наименование так, чтобы его было легко отличить в документах и отчётах, например «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день».
Установите ключевые флажки карточки:
- «Отпуск является ежегодным» — для ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков. Именно по этим видам программа ведёт остатки и рассчитывает компенсацию при увольнении.
- «Предоставлять отпуск всем сотрудникам» — если отпуск положен всем (как основной). Для целевых дополнительных отпусков флажок снимают, а количество дней задают индивидуально — в должности, подразделении или в кадровых документах сотрудника.
- Способ расчёта остатков и количество дней в год — для ежегодных отпусков указывается число дней, положенное за рабочий год.
Если отпуск неоплачиваемый (например, дополнительный отпуск без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам), ежегодным он не является, начисление для оплаты не создаётся — достаточно самого вида отпуска и корректного вида расчёта для невыхода.
- 1Откройте «Настройка → Виды отпусков» и нажмите «Создать»
- 2Введите понятное наименование и установите флажок «Отпуск является ежегодным», если это ежегодный отпуск
- 3Укажите количество дней в год и способ предоставления (всем или по назначению)
- 4Сохраните карточку и перейдите к настройке начисления для оплаты
- 5Проверьте вид отпуска в документе «Отпуск» на тестовом сотруднике
Настройка начисления для оплаты отпуска
Для оплачиваемого отпуска в карточке вида отпуска предусмотрены ссылки для создания начислений. Обычно достаточно отметить, что отпуск оплачиваемый, и программа предложит создать вид расчёта автоматически — он унаследует типовые настройки расчёта по среднему заработку.
Если начисление создаётся вручную («Настройка → Начисления → Создать»), проверьте основные параметры: назначение — «Оплата отпуска», способ расчёта — по среднему заработку, в табличной части «Средний заработок» начисление должно входить в базу расчёта среднего, на вкладке «Налоги, взносы, учёт» — облагается НДФЛ и страховыми взносами, отражается в расходах по оплате труда.
Для отпуска, предоставляемого в рабочих днях (например, сезонным работникам), в настройках начисления указывается соответствующий порядок расчёта среднего заработка — по рабочим дням по календарю шестидневной недели. Ошибка в этом параметре искажает сумму отпускных.
Компенсация отпуска при увольнении
Если по новому виду ежегодного отпуска при увольнении положена денежная компенсация за неиспользованные дни, в карточке вида отпуска нужно создать соответствующее начисление для компенсации — ссылка для этого находится там же, в карточке вида отпуска.
Компенсация рассчитывается также по среднему заработку, но отражается в учёте отдельным видом начисления. Проверьте, что в документе «Увольнение» программа автоматически подтягивает остаток по новому виду отпуска и предлагает компенсацию. Если остаток не подтягивается — чаще всего вид отпуска не отмечен как ежегодный или для сотрудника не накоплены права на отпуск.
Компенсацию без увольнения (за часть отпуска сверх 28 календарных дней) оформляют отдельным начислением компенсации отпуска, которое также должно быть заведено и включено в план видов расчёта.
Настройка остатков и права на отпуск
Чтобы программа считала остатки по новому виду отпуска, количество положенных дней должно быть задано: либо в самом виде отпуска (если предоставляется всем), либо в позиции штатного расписания, либо в кадровых документах конкретного сотрудника — «Приём на работу», «Кадровый перевод» или специализированном документе изменения прав на отпуска.
Остатки отпусков смотрят в карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия / Остатки отпусков» или в справке «Остатки отпусков». Если новый вид отпуска там не появляется, проверьте: отмечен ли он как ежегодный, задано ли количество дней для сотрудника, не введены ли начальные остатки документом «Начальная штатная расстановка» или «Ввод начальных остатков отпусков» без нового вида.
Как проверить результат
Новый вид доступен для выбора, отпускные рассчитываются по среднему заработку
Вида нет в списке или сумма равна нулю — не создано начисление
Новый вид отображается с накопленными днями
Вид отсутствует — не задано право на отпуск или не включён учёт остатков
По новому виду рассчитывается компенсация
Компенсация не предлагается — не создано начисление компенсации
Особые сценарии
Дополнительный отпуск за вредные условия труда
Такой отпуск привязывается к результатам спецоценки условий труда. Количество дней задаётся в позиции штатного расписания или в карточке рабочего места, а стаж для отпуска считается по фактически отработанному во вредных условиях времени. В настройках вида отпуска проверьте, что используется соответствующий вид стажа.
Отпуск без сохранения заработной платы
Для нового вида неоплачиваемого отпуска начисление для оплаты не создаётся. Важно проверить вид расчёта невыхода: время такого отпуска должно корректно уменьшать отработанное время и при необходимости влиять на стаж для ежегодного отпуска — по общему правилу отпуска без сохранения свыше установленной продолжительности в стаж не включаются.
Добавление отпуска в 1С:Бухгалтерию
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт упрощённый: отдельного справочника видов отпусков с настройкой остатков нет. Отпускные начисляются документом «Отпуск» или вручную созданным начислением с видом «Отпуск». Если требуется полноценный учёт видов отпусков и остатков, используют 1С:ЗУП.
Проверка и ввод в эксплуатацию
После настройки создайте тестовый документ «Отпуск» на реального или учебного сотрудника: выберите новый вид, проверьте расчёт среднего заработка, сумму отпускных, НДФЛ и взносы. Затем сформируйте справку «Остатки отпусков» и убедитесь, что дни использованного отпуска уменьшили остаток.
Если база рабочая и в ней уже ведётся учёт, все изменения сначала выполняйте на копии. Изменения настроек начислений и видов отпусков могут повлиять на перерасчёты прошлых периодов, поэтому завершённые периоды лучше защитить датой запрета изменения данных.
Что важно запомнить
Новый вид отпуска создаётся в «Настройка → Виды отпусков», для оплачиваемого отпуска обязательно создаётся начисление для оплаты и, при необходимости, для компенсации. Право на отпуск задаётся в виде отпуска, должности или кадровом документе. Итог проверяется документом «Отпуск», справкой об остатках и тестовым увольнением.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли добавить вид отпуска без прав администратора?
Да, если у пользователя есть права на изменение настроек учёта зарплаты и кадров — обычно это роль расчётчика или настройщика. Полные права администратора не требуются, но доступ к разделу «Настройка» обязателен.
Почему новый вид отпуска не виден в документе «Отпуск»?
Чаще всего карточка вида отпуска не записана, помечена на удаление или пользователь работает в кэшированном сеансе — перезапустите программу. Также проверьте, что вид отпуска не создан как дубликат с пометкой недействующего.
Нужно ли пересчитывать прошлые периоды после добавления вида отпуска?
Нет, если отпуск вводится «с нуля». Перерасчёт потребуется только если вы изменили настройки уже использовавшихся начислений или вводите права на отпуск задним числом за прошлые рабочие годы.
Как задать разное количество дней дополнительного отпуска разным сотрудникам?
Снимите в виде отпуска флажок «предоставлять всем сотрудникам» и укажите количество дней в позиции штатного расписания или в кадровом документе конкретного сотрудника. Тогда право на отпуск будет формироваться индивидуально.
Чем отличается настройка отпуска в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии?
В ЗУП есть полноценный справочник видов отпусков, учёт остатков, стажа и компенсаций. В Бухгалтерии отпускные начисляются упрощённо, без детального учёта остатков, поэтому для сложных видов отпусков рекомендуется ЗУП.
Что делать, если остатки по новому отпуску нужно ввести за прошлые годы?
Используйте документ ввода начальных остатков отпусков: в нём указываются остатки по каждому виду ежегодного отпуска на дату ввода с разбивкой по рабочим годам. После проведения справка «Остатки отпусков» покажет корректные данные.