Другое · 10 мин
Как настроить список сотрудников в 1С 8.3 ЗУП
Пошаговая настройка списка сотрудников в 1С 8.3 ЗУП: отборы, сортировка, группировка, вывод колонок, работа с уволенными и типичные ошибки при настройке.
Список сотрудников — основной рабочий инструмент кадровика и расчётчика в 1С:ЗУП 8.3: через него открывают карточки, проверяют приёмы и увольнения, ищут людей по подразделениям. По умолчанию список показывает всех сотрудников всех организаций, что при большой численности замедляет работу и мешает ориентироваться. Настройка отборов, сортировки и состава колонок занимает несколько минут и заметно ускоряет ежедневные операции.
Все действия выполняются в пользовательском режиме, без изменения конфигурации и без прав разработчика. Достаточно роли кадровика или расчётчика зарплаты. Настройки списка сохраняются индивидуально для каждого пользователя информационной базы, поэтому изменения одного сотрудника не сломают привычный вид списка у коллег.
Ниже разобраны способы открыть список, настроить отбор по организации и подразделению, управлять отображением уволенных, добавить нужные колонки, сохранить вариант настройки и проверить результат. Отдельный раздел посвящён типичным ошибкам и вопросам, которые возникают при работе со списком.
Как открыть список сотрудников и что в нём отображается
Основной путь: раздел «Кадры» → «Сотрудники». Откроется форма списка справочника с сотрудниками всех организаций, по которым у пользователя есть права. Тот же список доступен из раздела «Настройка» и из панели избранного, если вы добавите его туда через контекстное меню.
По умолчанию в списке выводятся основные колонки: ФИО, организация, подразделение, должность, табельный номер. Состав колонок зависит от релиза конфигурации и настроек формы. Важно понимать различие: элемент справочника «Сотрудники» — это физическое лицо в контексте конкретной организации. Если человек работает в двух организациях или по совместительству, в списке будет несколько строк с одним ФИО.
Быстрый поиск работает прямо в списке: начните вводить фамилию в поле поиска, и список отфильтруется. Поиск идёт по текущей колонке, поэтому перед поиском убедитесь, что курсор стоит в колонке с ФИО, а не с табельным номером.
Настройка отбора: организация, подразделение, уволенные
Отбор — главный инструмент настройки. Нажмите «Ещё» → «Настроить список» (в некоторых релизах кнопка называется «Настроить список» в верхней части формы). Откроется окно с закладками «Отбор», «Сортировка», «Группировка», «Условное оформление».
На закладке «Отбор» добавьте условие: в левом поле выберите реквизит «Организация», вид сравнения — «Равно», значение — нужная организация. Аналогично добавляется отбор по подразделению. Чтобы отобрать подразделение вместе с вложенными, используйте вид сравнения «В иерархии» — тогда в список попадут сотрудники всех дочерних отделов.
Отдельный практический момент — уволенные сотрудники. В типовой ЗУП в форме списка есть флажок или команда «Показывать уволенных» (в зависимости от релиза — в командной панели или в меню «Ещё»). Снимите её, чтобы видеть только действующих. Если такой команды нет, добавьте отбор по реквизиту «В архиве» или «Уволен» со значением «Нет» — точное имя реквизита зависит от версии конфигурации.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Нажмите «Ещё» → «Настроить список»
- 3На закладке «Отбор» добавьте условие «Организация Равно [ваша организация]»
- 4При необходимости добавьте «Подразделение В иерархии [отдел]»
- 5Отключите показ уволенных
- 6Нажмите «ОК» и проверьте состав списка
Сортировка и группировка списка
На закладке «Сортировка» того же окна настройки задаётся порядок строк. Стандартный вариант — сортировка по наименованию (ФИО) по возрастанию. Можно добавить второй уровень: сначала подразделение, затем ФИО. Порядок полей в списке сортировки определяет приоритет.
Группировка превращает плоский список в дерево. Например, группировка по полю «Подразделение» покажет структуру компании с сотрудниками внутри каждого отдела. Это удобно для кадровика, который готовит приказы по конкретному подразделению, но замедляет работу при очень большой численности — дерево строится дольше, чем плоский список.
Быстрый способ отсортировать без окна настроек — щёлкнуть по заголовку колонки. Повторный щелчок меняет направление сортировки. Учтите, что такая сортировка может сброситься при переоткрытии формы, если она не зафиксирована в настройках списка.
Настройка колонок и внешнего вида формы
Состав и порядок колонок меняется через «Ещё» → «Изменить форму». В открывшемся дереве элементов найдите таблицу списка и отметьте флажками нужные поля: дата приёма, дата увольнения, табельный номер, должность. Перетаскиванием элементов меняется порядок колонок.
Не добавляйте в список избыточные реквизиты: каждая дополнительная колонка увеличивает время формирования списка, особенно если поле вычисляемое. Для большинства задач достаточно ФИО, организации, подразделения, должности и даты приёма.
Условное оформление позволяет подсвечивать строки цветом — например, выделить уволенных серым или сотрудников конкретного подразделения жёлтым. Настраивается на одноимённой закладке окна «Настроить список»: задаётся условие отбора и оформление (цвет фона, шрифт).
Сохранение настроек и типовые сценарии
Настройки отбора и сортировки платформа сохраняет автоматически при закрытии формы — при следующем открытии список появится в том же виде. Если нужно переключаться между несколькими вариантами (например, «только моё подразделение» и «вся организация»), используйте сохранение вариантов настройки: в окне «Настроить список» есть команда сохранения настройки под именем.
Типовой сценарий для расчётчика: отбор по своей организации, уволенные скрыты, сортировка по ФИО. Для кадровика, оформляющего увольнения, удобен обратный вариант: показ уволенных включён, сортировка по дате увольнения по убыванию — свежие увольнения сверху. Для руководителя отдела — отбор «Подразделение В иерархии» по своему отделу.
Если настройки «слетели» или список ведёт себя странно, используйте «Ещё» → «Установить стандартные настройки» в окне настройки списка. Это вернёт форму к виду по умолчанию без потери данных.
Варианты настройки под роль
Отбор по организации, уволенные скрыты, сортировка по ФИО. Ограничение: уволенные с расчётом в текущем периоде могут не попасть в обзор.
Показ уволенных включён, сортировка по дате приёма или увольнения. Ограничение: список длиннее, работает медленнее.
Отбор «Подразделение в иерархии» по своему отделу. Ограничение: не видит сотрудников других отделов, если нет нужных прав.
Проверка результата и границы безопасной работы
После настройки проверьте три вещи: количество строк в списке соответствует ожиданиям (сравните с отчётом «Штатная расстановка» или «Список работников»), уволенные отображаются или скрыты согласно задумке, сортировка работает корректно. Если численность в списке меньше реальной — чаще всего виноват лишний отбор или скрытые уволенные.
Все описанные действия безопасны: настройка формы списка не изменяет данные, а только их отображение. Удалить или изменить сотрудника через настройку списка невозможно. Риск появляется только при использовании групповой обработки данных или изменении карточек — эти операции вне темы настройки списка и требуют резервной копии.
Как проверить результат
Видны только сотрудники нужной организации/подразделения
В списке лишние организации или пусто
Скрыты или показаны по вашему выбору
Уволенные видны, хотя показ отключён — проверьте отбор
Строки упорядочены по заданному полю
Порядок сбрасывается после переоткрытия — сохраните настройку
Типичные ошибки при настройке списка
Самая частая ошибка — «пропавшие» сотрудники из-за забытого отбора. Пользователь настроил отбор по подразделению неделю назад, забыл об этом и теперь не находит нового сотрудника другого отдела. Признак: в заголовке формы или рядом с командной панелью есть признак активного отбора. Решение — открыть «Настроить список» и снять лишние условия.
Вторая ошибка — путаница между сотрудником и физическим лицом. Поиск по фамилии находит две строки, и пользователь считает это дублем. На деле это два сотрудника одного физлица: основное место и совместительство. Удалять «лишнюю» строку нельзя — это приведёт к потере кадровых документов и начислений.
Третья типичная ситуация — попытка настроить список для всех пользователей сразу через свой сеанс. Пользовательские настройки индивидуальны; централизованная настройка формы для всех выполняется только через изменение конфигурации или механизм настроек форм администратором.
Частые вопросы
Как скрыть уволенных сотрудников из списка?
В форме списка найдите команду показа уволенных (в командной панели или в меню «Ещё» — зависит от релиза) и отключите её. Если команды нет, добавьте в «Настроить список» отбор по признаку увольнения со значением «Нет». После закрытия формы настройка сохранится.
Почему в списке два сотрудника с одинаковой фамилией?
Это один человек, оформленный на несколько позиций: основное место работы и внутреннее совместительство, либо работа в двух организациях. В ЗУП сотрудник всегда привязан к организации, поэтому несколько строк для одного физлица — норма, а не дубль.
Как вернуть список к виду по умолчанию?
Откройте «Ещё» → «Настроить список» и выполните команду «Установить стандартные настройки». Для колонок формы используйте «Ещё» → «Изменить форму» → «Установить стандартные настройки». Данные при этом не пострадают — сбрасывается только отображение.
Можно ли вывести в список дату приёма на работу?
Да. Откройте «Ещё» → «Изменить форму», найдите в дереве элементов таблицу списка и включите отображение поля с датой приёма. Если команда недоступна, потребуются права администратора или помощь специалиста с соответствующей ролью.
Настройки списка применятся для всех пользователей?
Нет. Отборы, сортировка и состав колонок сохраняются индивидуально для каждого пользователя базы. Чтобы задать единый вид списка для всех, администратор должен изменить форму в конфигураторе или скопировать настройки через механизм администрирования пользовательских настроек.
Список открывается медленно, что делать?
Уберите лишние колонки, отключите группировку, включите отбор по организации — это сократит объём выборки. При очень большой численности используйте динамическое отображение списка и избегайте вычисляемых полей. Если проблема сохраняется, вопрос к производительности сервера 1С, а не к настройке формы.
Что важно запомнить
Список сотрудников настраивается через «Ещё» → «Настроить список» (отборы, сортировка, группировка) и «Изменить форму» (колонки). Настройки индивидуальны для каждого пользователя и не затрагивают данные. При «пропаже» сотрудников первым делом проверяйте активные отборы и показ уволенных.