Другое · 10 мин
Как провести больничный лист в 1С:Бухгалтерии
Пошаговая инструкция: как начислить и провести больничный лист в 1С:Бухгалтерии 8.3, расчёт за счёт работодателя и ФСС, проводки, НДФЛ и типичные ошибки.
Начисление больничного в 1С:Бухгалтерии выполняется документом «Больничный лист» из раздела зарплаты и кадров. Программа автоматически делит пособие на часть за счёт работодателя (первые три дня) и часть за счёт ФСС, рассчитывает средний заработок и формирует проводки. Задача бухгалтера — правильно ввести исходные данные и проверить результат.
Перед началом работы убедитесь, что в программе заполнены данные сотрудника: приём на работу, график, стаж для больничных. Также проверьте, что в настройках учётной политики и реквизитах организации указаны регистрационные данные для ФСС — без них документ не заполнится корректно.
Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8.3 (редакция 3.0). В облачной версии интерфейс аналогичен, отличается только расположение отдельных кнопок.
Подготовка: что проверить до ввода больничного
Сначала откройте карточку сотрудника (Зарплата и кадры → Сотрудники) и проверьте поле «Страховой стаж для оплаты больничных листов». От стажа зависит процент оплаты: менее 5 лет — 60 % среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80 %, 8 лет и более — 100 %. Если стаж не заполнен, программа применит минимальный процент, и пособие будет занижено.
Второй шаг — проверить, что в базе есть начисления зарплаты за два предыдущих календарных года. Если сотрудник работает в организации давно и зарплата начислялась в этой же базе, средний заработок посчитается автоматически. Если сотрудник новый, данные о заработке с предыдущего места работы вводятся вручную по справке 182н или по сведениям из ФСС.
Также убедитесь, что в настройках учёта зарплаты (Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты) указано, что учёт ведётся в этой программе, а не во внешней. Иначе документ «Больничный лист» будет недоступен.
Создание документа «Больничный лист»
Перейдите в раздел «Зарплата и кадры → Все начисления», нажмите «Создать» и выберите «Больничный лист». Тот же документ доступен через «Зарплата и кадры → Больничные листы». Откроется форма нового документа.
Заполните основные поля: организацию (если в базе их несколько), сотрудника, месяц начисления и период нетрудоспособности — даты «с» и «по» с бумажного или электронного больничного. После выбора сотрудника программа подтянет его данные и рассчитает пособие автоматически.
В поле «Причина нетрудоспособности» выберите код из листка: общее заболевание, травма, уход за больным ребёнком, карантин и т. д. От причины зависят ограничения по оплачиваемым дням и источник финансирования — например, пособие по уходу за ребёнком полностью оплачивает ФСС с первого дня.
- 1Откройте Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Больничный лист
- 2Выберите сотрудника и укажите период нетрудоспособности
- 3Укажите причину нетрудоспособности и номер листка
- 4Проверьте стаж, средний заработок и процент оплаты
- 5Проверьте расчёт на закладке «Начислено» и сумму НДФЛ
- 6Нажмите «Провести» и проверьте проводки кнопкой «Показать проводки»
Проверка расчёта среднего заработка и пособия
На закладке «Главное» или рядом с полем «Средний заработок» нажмите кнопку «Изменить» (значок карандаша) — откроется форма ввода данных для расчёта. Здесь видно заработок за два расчётных года и количество учитываемых дней. Если сотрудник принёс справку 182н от прежнего работодателя, суммы вносятся именно в этой форме.
Программа автоматически сравнивает рассчитанное пособие с пособием из МРОТ: по действующим правилам пособие за полный месяц не может быть ниже минимального размера оплаты труда с учётом районного коэффициента. Если средний заработок низкий или стаж меньше 6 месяцев, расчёт пойдёт от МРОТ — это нормально, а не ошибка.
На закладке «Начислено» видна детализация: сколько дней оплачивает работодатель (первые три дня при заболевании самого сотрудника), сколько — ФСС, и по какой среднедневной сумме. Сверьте эти цифры с листком нетрудоспособности: количество дней и период должны совпадать.
Электронный больничный (ЭЛН) и прямые выплаты
С переходом на проактивные выплаты большинство больничных оформляется в электронном виде. В 1С:Бухгалтерии ЭЛН можно загрузить напрямую из ФСС: в форме списка больничных листов есть кнопка «Загрузить из ФСС» (требуется настроенный обмен с фондом и действующий сертификат). Программа создаст документ с уже заполненными периодом, причиной и номером листка.
При прямых выплатах работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальное сотрудник получает напрямую из ФСС. В документе это отражается автоматически: часть «за счёт ФСС» не проходит через кассу или банк организации, а формирует задолженность фонда перед работником.
Если обмен с ФСС не настроен, данные ЭЛН вводятся вручную по номеру листка, который сообщает сотрудник. Сам номер указывается в поле «Номер листка нетрудоспособности» — он нужен для реестров и отчётности.
Проводки и отражение в учёте
После проведения документа нажмите кнопку «Показать проводки и другие движения». Типовая картина для пособия при заболевании сотрудника:
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Пособие за первые 3 дня за счёт работодателя | 20 (25, 26, 44 — по месту работы) | 70 |
| Пособие за счёт ФСС | 69.01 | 70 |
| Удержан НДФЛ с пособия | 70 | 68.01 |
Счёт затрат по части работодателя определяется настройками учёта зарплаты сотрудника (способ отражения в учёте). Если у сотрудника задан способ отражения «по умолчанию», проверьте общую настройку в разделе «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Способы учёта зарплаты».
Выплата пособия оформляется вместе с зарплатой или отдельной ведомостью — документом «Ведомость в банк» (или «Ведомость в кассу») с видом выплаты «Больничный». НДФЛ с пособия перечисляется в общем порядке по срокам уплаты налога.
Как проверить результат
Совпадает с расчётом по среднему заработку и стажу, дни совпадают с листком
Сумма равна нулю или явно занижена — проверьте стаж и данные о заработке
Часть работодателя на счёте затрат, часть ФСС на 69.01, НДФЛ на 68.01
Вся сумма ушла на счёт затрат — не выделена часть ФСС
Пособие попало в отчётность нужного периода
Пособие отсутствует — документ не проведён или датирован другим месяцем
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — незаполненный страховой стаж. Признак: пособие посчитано по 60 %, хотя сотрудник работает давно. Исправление: откройте карточку сотрудника, заполните стаж, затем перепроведите больничный — сумма пересчитается.
Вторая ошибка — неверный период нетрудоспособности. Если даты в документе не совпадают с листком, расхождения всплывут при сверке с ФСС и в отчётности. Исправляется прямым редактированием документа, если период ещё открыт.
Третья ситуация — больничный пришёл после того, как за месяц уже начислена зарплата за полный период. Тогда за дни болезни образуется переплата. В 1С это решается документом «Отсутствие с сохранением оплаты» не требуется — достаточно провести больничный: при расчёте зарплаты программа автоматически сторнирует оплату за дни болезни (сторно отражается в документе «Начисление зарплаты»).
Особые случаи: уход за ребёнком, совместители, продолжение листка
Больничный по уходу за ребёнком
Выберите причину «Уход за больным ребёнком» и укажите данные ребёнка. Такое пособие полностью финансируется ФСС с первого дня, поэтому части «за счёт работодателя» в документе не будет. Учитывайте ограничение по количеству оплачиваемых дней в году — программа отслеживает лимит, если все больничные сотрудника введены в базу.
Внешний совместитель
Для внешнего совместителя средний заработок считается только по вашей организации. Если сотрудник принёс справку, что пособие получает у другого работодателя, уточните порядок оплаты: при определённых условиях пособие назначается по каждому месту работы.
Продолжение больничного
Если листок является продолжением предыдущего, установите флажок «Является продолжением листка нетрудоспособности» и выберите первичный документ. Тогда первые три дня за счёт работодателя уже оплачены в первичном листке, и весь период продолжения оплачивает ФСС.
Что важно запомнить
Больничный проводится документом «Больничный лист» из раздела «Все начисления». Ключ к правильному расчёту — заполненный стаж, корректные данные о заработке за два года и верная причина нетрудоспособности. После проведения обязательно проверьте проводки: часть работодателя на счёте затрат, часть ФСС на 69.01, НДФЛ удержан со всей суммы.
Частые вопросы
Что делать, если документ «Больничный лист» недоступен в меню?
Проверьте настройку: Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты. Должен быть выбран вариант учёта зарплаты и кадров «в этой программе». Если выбрана внешняя программа (например, 1С:ЗУП), больничные вводятся там, а в Бухгалтерию переносятся только итоговые проводки.
Нужно ли начислять страховые взносы на больничный?
Нет. Пособие по временной нетрудоспособности не облагается страховыми взносами — ни часть работодателя, ни часть ФСС. Облагается только НДФЛ. Если программа начислила взносы, проверьте, не заведено ли пособие ошибочно как обычное начисление.
Как исправить уже проведённый больничный?
Если период открыт, откройте документ, внесите изменения и перепроведите его. Если по периоду сдана отчётность, изменения затронут НДФЛ и взносы — потребуется уточнённая отчётность. Не удаляйте документ без анализа последствий: вместе с ним уйдут движения по расчётам с сотрудником и ФСС.
Почему программа посчитала пособие из МРОТ, хотя зарплата у сотрудника выше?
Чаще всего в базе нет данных о заработке за два предыдущих года: сотрудник новый, а справка 182н не введена, или зарплата прошлых лет начислялась в другой программе. Откройте форму расчёта среднего заработка в документе и внесите суммы вручную по справке.
Как выплатить больничный отдельно от зарплаты?
Создайте документ «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу» и в поле «Выплачивать» выберите «Больничные листы». Программа подберёт невыплаченные суммы пособий. Дата выплаты определит период отражения НДФЛ в отчётности.
Сотрудник заболел в отпуске — как это отразить?
Введите больничный обычным способом. Программа автоматически сторнирует отпускные за дни, совпавшие с болезнью. Отпуск при этом подлежит продлению или переносу — для продления оформите изменение отпуска в кадровых документах, иначе дни отпуска будут потеряны в учёте.