Как в 1С поставить прогул сотруднику

Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины, и в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) он оформляется не просто буквой «НН» в табеле, а специальным документом отсутствия. Правильное отражение прогула важно сразу по нескольким причинам: дни прогула не оплачиваются, снижают расчетную базу среднего заработка, сдвигают отпускной стаж и служат документальным основанием для дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения.

Ниже разобран порядок действий в типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3: какой документ использовать, как настроить вид расчета, как прогул попадет в табель и начисление зарплаты, а также что делать, если отсутствие позже признали уважительным. Отдельно рассмотрены типичные ошибки кадровиков и расчетчиков, которые приводят к неверной зарплате и спорам с сотрудниками.

Какой документ использовать для прогула в 1С:ЗУП

В типовой ЗУП 8.3 для фиксации прогула предназначен документ «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты». Несмотря на название, именно он используется и для неоплачиваемых отсутствий — тип отсутствия определяется выбранным видом расчета. Найти документ можно через раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» либо «Зарплата» → «Прогулы, отсутствия» (точное расположение зависит от релиза и настроек интерфейса).

Не следует оформлять прогул документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» без проверки вида расчета или просто вручную править табель: в этом случае программа может не исключить дни из расчета среднего заработка и не сдвинуть стаж для отпуска. Корректный документ гарантирует, что все связанные регистры — рабочее время, средний заработок, стажи — обновятся автоматически.

Подготовка: что проверить до оформления документа

Прежде чем проводить документ в программе, убедитесь, что кадровая процедура соблюдена: отсутствие зафиксировано (актом, докладной запиской), у сотрудника запрошено письменное объяснение. Это не требование самой 1С, но без этих документов прогул легко оспаривается, и тогда начисления придется сторнировать.

В программе проверьте три вещи. Во-первых, что у сотрудника нет на этот период другого документа отсутствия (отпуска, больничного, командировки) — документы не должны пересекаться. Во-вторых, что в настройках графика работы сотрудника эти дни являются рабочими: прогул можно поставить только на плановое рабочее время. В-третьих, что в списке видов расчета существует начисление с назначением «Прогул» — в типовой поставке оно есть, но в доработанных конфигурациях его иногда отключают.

Пошаговое оформление прогула

Стандартный порядок действий в ЗУП 8.3 выглядит следующим образом. Откройте раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» и создайте документ «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты». Укажите организацию, сотрудника и период отсутствия — дату начала и окончания. Если отсутствие длилось неполный день (более четырех часов), установите флажок «Отсутствие в течение части смены» и укажите количество часов.

В поле вида отсутствия выберите «Прогул» — именно этот вариант ставит в табель код «НН»/«ПР» и не оплачивает время. Если в вашей базе используется отдельный вид «Отсутствие по невыясненной причине», его выбирают на этапе, когда причина еще не установлена, а после получения объяснения документ уточняют. Проведите документ и проверьте движения: в табеле должны появиться отметки, а в плановых начислениях — исключение этих дней.

1. 1
   Зафиксируйте отсутствие актом и запросите у сотрудника письменное объяснение
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → создать «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты»
3. 3
   Заполните сотрудника, период и вид отсутствия «Прогул»
4. 4
   При неполном дне включите «Отсутствие в течение части смены» и укажите часы
5. 5
   Проведите документ и проверьте табель: на дни прогула должен стоять код «НН» или «ПР»
6. 6
   Рассчитайте зарплату за месяц и убедитесь, что дни прогула не оплачены

Как прогул влияет на зарплату, средний заработок и стаж

После проведения документа дни прогула автоматически вытесняют основное начисление (оклад, тариф) за эти дни: при расчете зарплаты за месяц оплата будет начислена только за фактически отработанное время. Если документ создан после того, как зарплата уже рассчитана, потребуется пересчитать документ «Начисление зарплаты и взносов» — программа обычно сама предлагает это через механизм перерасчетов.

Дни прогула исключаются из расчетного периода при исчислении среднего заработка для отпускных и командировок. Кроме того, время прогулов не включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск: программа сдвигает рабочий год сотрудника на количество дней прогула. Это видно в справке «Остатки отпусков» и в карточке стажей сотрудника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель учета рабочего времени (Т-13)

Норма

На дни прогула стоит «НН» или «ПР», остальные дни заполнены как обычно

Тревожный признак

Дни пустые, стоит явка «Я» или отсутствие не отразилось

Расчетный листок сотрудника

Норма

Оплата по окладу уменьшена пропорционально дням прогула

Тревожный признак

Оклад начислен полностью, как за полный месяц

Отчет «Остатки отпусков»

Норма

Рабочий год сдвинут на дни прогула

Тревожный признак

Даты рабочего года не изменились

Если причина отсутствия выяснилась позже

Частая ситуация: сначала ставят «НН» (неявка по невыясненным причинам), а затем сотрудник приносит больничный или объяснение признается уважительным. В этом случае исходный документ о прогуле нужно отменить или скорректировать период. Если за эти дни оформляется больничный лист, создайте документ «Больничный лист» — программа при проведении сообщит о пересечении периодов и предложит устранить конфликт.

Если прогул уже попал в закрытый расчетный период и зарплата выплачена, исправление делают через сторнирование: в ЗУП есть механизм «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата» → «Сторнирование начислений»), после чего выполняется доначисление. Не редактируйте вручную прошлые документы начисления зарплаты — это ломает взаиморасчеты, ведомости и отчетность по взносам.

Типичные ошибки при оформлении прогула

Самая распространенная ошибка — ручная правка табеля вместо документа. Табель в ЗУП формируется по данным документов, и ручная правка «слетит» при первом же перезаполнении, а зарплата и средний заработок останутся неверными. Вторая ошибка — выбор неправильного вида отсутствия: например, «Отсутствие с сохранением оплаты» вместо «Прогул», из-за чего дни прогула оказываются оплаченными.

Третья группа ошибок связана с периодами: документ оформляют на дни, когда у сотрудника по графику выходной, или на период уже проведенного отпуска. Программа либо не даст провести документ, либо отразит отсутствие формально, без эффекта на расчет. Всегда сверяйте период с индивидуальным графиком сотрудника (отчет «График работы сотрудников»).

Прогул и увольнение: что учесть в программе

Если прогул стал основанием для увольнения по соответствующему основанию, в документе «Увольнение» выберите правильную статью ТК — от нее зависит формулировка в трудовой книжке и отчетность. Документ о прогуле при этом должен быть проведен до увольнения, чтобы компенсация отпуска и окончательный расчет учли неоплаченные дни.

Обратите внимание: дни прогула сдвигают отпускной стаж, поэтому компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении может уменьшиться. Проверьте расчет через печатную форму записки-расчета (Т-61) и отчет «Остатки отпусков» — если стаж не сдвинулся, значит, документ о прогуле проведен с ошибкой или с неправильным видом отсутствия.

Частые вопросы

Можно ли поставить прогул за прошлый месяц, если зарплата уже выплачена?

Да, документ создается датой текущего периода, но с периодом отсутствия в прошлом месяце. Программа зарегистрирует перерасчет и скорректирует начисления в текущем месяце. Учтите, что это может повлиять на уточненную отчетность по взносам и НДФЛ.

Чем «НН» отличается от «ПР» в табеле?

«НН» — неявка по невыясненным причинам, ставится, пока причина отсутствия не известна. «ПР» — прогул, когда установлено, что уважительной причины нет. В ЗУП оба варианта оформляются одним документом, различается только вид отсутствия; после выяснения причины вид можно уточнить.

Как оформить прогул на несколько часов, а не на целый день?

В документе установите флажок «Отсутствие в течение части смены» и укажите количество часов отсутствия. В табеле в этот день отразится комбинация отработанных часов и часов прогула, а оплата уменьшится пропорционально.

Почему после проведения документа зарплата не изменилась?

Чаще всего документ проведен после расчета зарплаты за месяц — нужно перезаполнить и пересчитать «Начисление зарплаты и взносов». Также проверьте, что выбран именно вид «Прогул», а не оплачиваемое отсутствие, и что дни документа совпадают с рабочими днями по графику сотрудника.

Влияет ли прогул на расчет больничного в будущем?

Дни прогула не исключаются из расчетного периода для пособий по нетрудоспособности — средний заработок для больничных считается по особым правилам за два календарных года. А вот для отпускных и командировочных дни прогула и начисления за них из расчета исключаются.

Что делать, если сотрудник оспорил прогул и восстановился через суд?

Документ о прогуле отменяется (помечается на удаление или сторнируется), выполняется доначисление зарплаты за время вынужденного прогула через документ «Простой, отсутствие» с соответствующим видом расчета или доначисление в текущем периоде. Отпускной стаж и средний заработок программа пересчитает автоматически после исправления данных.