Другое · 9 мин
Как оформить директора в 1С: пошаговая инструкция
Как оформить директора в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: приём единственного учредителя, приказ, договор, зарплата, взносы и типичные ошибки кадрового учёта.
Оформление директора в 1С — задача, которая вызывает больше вопросов, чем приём обычного сотрудника. Причина в особом правовом статусе руководителя: он является единоличным исполнительным органом организации, а порядок оформления зависит от того, является ли он одновременно учредителем (участником) общества или работает по найму. От этого зависит, нужен ли трудовой договор, как начисляется зарплата и какие сведения передаются в фонды.
В программах 1С (ЗУП и Бухгалтерия) директор оформляется через те же кадровые документы, что и рядовой сотрудник, но с важными нюансами: выбором должности, настройкой начислений, указанием основания полномочий. Ошибки на этом этапе приводят к неверным отчётам в СФР, проблемам с ЭДО и вопросам при проверках.
Ниже разобраны оба сценария — директор-учредитель и наёмный директор — с конкретными шагами в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3, проверкой результата и типичными ошибками.
Определите статус директора: учредитель или наёмный
Прежде чем открывать 1С, ответьте на ключевой вопрос: директор является участником (учредителем) общества или нанят по решению участников? От этого зависит кадровая и договорная часть.
Если директор — единственный участник ООО, он назначает себя сам решением единственного участника. Трудовой договор в этом случае по общей позиции контролирующих органов не заключается, так как нельзя заключить договор с самим собой. Однако право на зарплату, отпуск и страховые взносы с выплат сохраняется.
Если директор наёмный, с ним заключается обычный трудовой договор, а основанием назначения служит протокол общего собрания участников или решение единственного участника. В 1С оба варианта отражаются одинаковым документом приёма, различается только комплект бумажных документов и формулировки.
Сравнение вариантов оформления
Трудовой договор не обязателен, основание полномочий — решение участника. Зарплата начисляется, взносы уплачиваются. В 1С заводится как сотрудник.
Заключается трудовой договор, издаётся приказ о приёме, ведётся трудовая книжка или ЭТК. В 1С — стандартный приём на работу.
Допустимо, если деятельность не ведётся, но отчётность по сотруднику всё равно сдаётся. В 1С оформляется приём без начислений или с нулевым окладом.
Создайте должность и настройте штатное расписание
Если в базе ещё нет должности «Генеральный директор», создайте её в справочнике «Должности» (раздел «Настройка» или «Кадры» в зависимости от конфигурации). Укажите наименование и при необходимости ОКПДТР-код.
В 1С:ЗУП при ведении штатного расписания добавьте позицию «Генеральный директор» с указанием подразделения (обычно «Администрация»), количества ставок и оклада. Утвердите штатное расписание приказом — документ «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания».
В 1С:Бухгалтерии штатное расписание не ведётся в полном объёме, поэтому достаточно создать должность в справочнике и указать оклад непосредственно в документе приёма.
Оформите приём директора на работу
Основной документ — «Приём на работу» (в ЗУП: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»; в Бухгалтерии: «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Приём на работу»). Заполните поля последовательно.
- 1Создайте физическое лицо в справочнике «Физические лица»: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, паспортные данные.
- 2Откройте документ «Приём на работу», выберите сотрудника, подразделение и должность «Генеральный директор».
- 3Укажите дату приёма — она должна совпадать с датой решения участника или приказа о назначении.
- 4На вкладке начислений задайте оклад или иную форму оплаты труда.
- 5Проверьте график работы сотрудника — обычно стандартная пятидневка.
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости.
Дата приёма критична: она должна соответствовать дате решения единственного участника или протокола собрания о назначении директора. Расхождение дат — частая причина вопросов при проверках и при сдаче ЕФС-1 в СФР.
Если директор оформляется в момент создания организации, датой приёма обычно ставят дату регистрации ООО или дату решения о назначении, если оно принято позже.
Приём в 1С:ЗУП 3.1
В ЗУП после проведения приёма программа автоматически создаёт событие для отчёта ЕФС-1 (подраздел 1.1) с типом «Приём». Проверьте, что в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» событие сформировано корректно и будет отправлено в срок — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Приём в 1С:Бухгалтерии 8.3
В Бухгалтерии кадровый учёт упрощён: документ «Приём на работу» создаёт сотрудника и задаёт оклад для расчёта зарплаты. Сведения в СФР передаются через «1С-Отчётность», где также формируется ЕФС-1. Убедитесь, что у сотрудника заполнены СНИЛС и ИНН — без них отчёт не пройдёт форматный контроль.
Настройте начисление зарплаты директору
Директору, как и любому сотруднику, начисляется зарплата, с которой удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы. В документе приёма на вкладке «Оплата труда» укажите начисление — обычно «Оплата по окладу» — и размер оклада.
Если директор-учредитель получает только дивиденды без зарплаты, начисление можно не назначать. Но учтите: дивиденды не являются оплатой труда, не облагаются страховыми взносами и не включаются в стаж для больничных. Выплата дивидендов оформляется в 1С отдельными документами, а не через расчёт зарплаты.
При нулевом окладе (директор без зарплаты в период простоя) оставьте начисление без суммы или не назначайте его вовсе. Расчёт зарплаты за месяц тогда сформирует нулевые строки, а отчётность по сотруднику продолжит сдаваться в обычном порядке.
Проверьте отчётность и взносы
После оформления приёма директор попадает во все регламентированные отчёты: ЕФС-1 (сведения о приёме), персонифицированные сведения о физлицах, расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ. Проверьте формирование каждого отчёта за ближайший период.
Страховые взносы с зарплаты директора начисляются на общих основаниях, как с выплат любому застрахованному лицу. Особого тарифа для руководителей нет. Взносы на травматизм также уплачиваются, если с директором заключён трудовой договор; по директору-учредителю без трудового договора взносы на травматизм не начисляются.
Как проверить результат
Директор отображается в справочнике сотрудников с должностью и датой приёма
Сотрудник отсутствует или дата приёма не совпадает с решением участника
Событие «Приём» сформировано и принято СФР без ошибок
Отчёт отклонён из-за СНИЛС или неверных дат
При расчёте за месяц директору начисляется оклад, НДФЛ и взносы
Сотрудник не попадает в документ начисления
Директор указан как руководитель в реквизитах организации и подписывает отчётность
В отчётах подписант — пустое поле или прежний руководитель
Укажите директора в реквизитах организации
Отдельный шаг, который часто забывают: внесите директора в ответственные лица организации. В 1С:Бухгалтерии это раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи» (или «Ответственные лица»). В ЗУП — карточка организации, вкладка с ответственными лицами.
Укажите директора как руководителя с датой вступления в должность и основанием полномочий: «Решение единственного участника от …» или «Протокол общего собрания № …». Эти данные подтягиваются в печатные формы приказов, отчётность и электронный документооборот.
Если директор сменился, не редактируйте старую запись «задним числом» — добавьте новую строку с новой датой. История подписантов сохраняется, и документы прошлых периодов останутся корректными.
Частые вопросы
Нужно ли оформлять в 1С директора, который является единственным учредителем и не получает зарплату?
Да. Даже без начислений директор должен быть заведён как сотрудник: он включается в отчётность, а при отсутствии сотрудников вообще у организации возникают вопросы о том, кто исполняет обязанности и подписывает документы. Приём оформляется без назначения оклада.
Можно ли оформить директора по совместительству в 1С?
Да, если директор уже работает в другой организации по основному месту, в вашей компании он оформляется приёмом на работу по совместительству с долей ставки. В документе приёма выберите вид занятости «По совместительству» и укажите размер оклада пропорционально ставке.
Как оформить смену директора в 1С?
Уволите прежнего директора документом «Увольнение» датой прекращения полномочий и примите нового документом «Приём на работу» с датой, указанной в решении участников. Затем обновите ответственных лиц организации и подайте ЕФС-1 по обоим событиям.
Что делать, если ЕФС-1 по директору отклонён?
Чаще всего причина — ошибка в СНИЛС, ИНН или дате события. Сверьте данные физлица с документами, исправьте карточку сотрудника и сформируйте отчёт повторно. Если отклонение связано с расхождением в реестре СФР, запросите актуальные сведения о застрахованном лице.
Облагаются ли взносами выплаты директору-учредителю без трудового договора?
Зарплата, начисленная директору-учредителю, облагается страховыми взносами на обязательное страхование, кроме взносов на травматизм при отсутствии трудового договора. Дивиденды взносами не облагаются, но облагаются НДФЛ по специальной ставке.
Что важно запомнить
Директор оформляется в 1С стандартным приёмом на работу независимо от того, учредитель он или наёмный. Ключевые точки контроля: дата приёма совпадает с решением участников, заполнены СНИЛС и ИНН, настроено начисление зарплаты, директор указан в ответственных лицах организации, а ЕФС-1 отправлен вовремя.