Как в 1С 8 принять на работу ранее уволенного сотрудника

Повторный приём сотрудника, который раньше работал в компании и был уволен, — стандартная ситуация в кадровом учёте. Главная сложность в 1С 8 (ЗУП 3.1 и Бухгалтерия 8) — не создать дубль физического лица, потому что из-за дублей разваливаются персонифицированная отчётность, расчёт НДФЛ и страховых взносов, а также история начислений. Правильный путь — найти в базе карточку существующего физлица и оформить новый документ «Приём на работу» именно для него.

Ниже разобрано, как это сделать в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1), чем отличается порядок действий в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), когда нужен отдельный элемент справочника «Сотрудники», а когда достаточно существующего, и какие проверки выполнить после оформления, чтобы отчётность по НДФЛ и взносам сошлась без ручных правок.

Почему нельзя создавать новое физическое лицо

В ЗУП 3.1 учёт строится на двух справочниках: «Физические лица» (паспортные данные, ИНН, СНИЛС) и «Сотрудники» (привязка физлица к организации и трудовому договору). При повторном приёме физическое лицо остаётся прежним, меняется только его кадровый статус в вашей организации. Если завести новое физлицо с теми же ФИО, программа будет считать их разными людьми: налоговая карточка НДФЛ раздвоится, сведения о стаже и доходах попадут в отчётность дважды под разными записями, а сверка с предыдущими периодами покажет расхождения.

Дубль физлица — одна из самых трудоёмких ошибок: исправить её после сдачи отчётности можно только переносом данных между карточками и пересдачей уточнённых форм. Поэтому ключевое правило: перед оформлением приёма всегда ищите человека в справочнике «Физические лица» по ФИО, дате рождения, ИНН или СНИЛС.

Подготовка: найдите сотрудника и проверьте данные

Откройте раздел «Кадры — Сотрудники» и в строке поиска введите фамилию уволенного работника. По умолчанию уволенные могут быть скрыты — включите отображение всех сотрудников (в настройках списка или кнопкой показа архивных записей, в зависимости от настроек интерфейса). Найдите карточку и убедитесь, что по ней оформлено увольнение: в карточке сотрудника на закладке «Трудовая деятельность» или в журнале «Приёмы, переводы, увольнения» должен быть проведённый документ увольнения.

Далее откройте карточку физического лица (ссылка в шапке карточки сотрудника) и сверьте ключевые данные с документами работника: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Если человек сменил фамилию, внесите новую фамилию в историю изменения ФИО с указанием даты — не редактируйте старую запись задним числом, иначе прошлые отчёты перестанут соответствовать сданным данным. Если ИНН или СНИЛС отсутствуют, заполните их до оформления приёма: без СНИЛС не сформируются сведения в СФР (бывшие ПФР и ФСС), а без ИНН могут быть проблемы с отчётностью по НДФЛ.

1. 1
   Откройте «Кадры — Сотрудники» и найдите уволенного работника по ФИО
2. 2
   Убедитесь, что документ увольнения проведён и дата увольнения корректна
3. 3
   Откройте карточку физического лица и сверьте ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС
4. 4
   При смене фамилии добавьте новую запись в историю ФИО с датой изменения
5. 5
   Заполните недостающие ИНН, СНИЛС и данные документа, удостоверяющего личность

Оформление приёма на работу в ЗУП 3.1

Перейдите в раздел «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» начните вводить фамилию — программа предложит список, в котором будет и ранее уволенный сотрудник. Выберите его. Если программа предлагает создать нового сотрудника, значит, по введённому тексту совпадений не нашлось: откройте полный список выбора и найдите карточку вручную, включив показ уволенных.

Заполните реквизиты документа: дату приёма, подразделение, должность из штатного расписания, график работы, вид занятости (основное место работы или совместительство). На закладке «Оплата труда» укажите начисления — оклад или тарифную ставку и постоянные надбавки. Если в организации ведётся штатное расписание, позиция подставится с уже настроенными начислениями; проверьте, что размер оплаты соответствует условиям нового трудового договора, а не скопирован со старой позиции «по умолчанию».

На закладке «Трудовой договор» введите номер и дату договора, при необходимости — условия испытательного срока. Закладка «Дополнительно» позволяет указать отпуска, положенные по договору. Проведите документ. После проведения программа автоматически сформирует кадровый приказ по унифицированной форме Т-1 (или по форме организации) — его можно распечатать из документа кнопкой печати.

Если сотрудник принимается на ту же должность

Никаких специальных действий не требуется: новый приём — это новый трудовой договор с новой датой, даже если подразделение и должность совпадают со старыми. Стаж для отпуска и расчёт среднего заработка программа будет считать от даты нового приёма, что соответствует общему правилу: перерыв в работе обнуляет расчётные периоды, кроме случаев, прямо предусмотренных законом.

Если приём оформляется в другую организацию той же базы

В многофирменной базе сотрудник привязан к конкретной организации. При приёме в другую организацию создайте документ «Приём на работу» с указанием нужной организации — программа сама предложит создать новый элемент справочника «Сотрудники» для того же физического лица. Это нормально: физлицо одно, а сотрудников два (старый уволенный и новый действующий). Дублем физлица это не считается.

Как это сделать в 1С:Бухгалтерии 8

В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) кадровый блок проще, но принцип тот же. Откройте «Зарплата и кадры — Кадровые документы» и создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» выберите из списка ранее уволенного работника — программа подставит связанное физическое лицо. Заполните дату приёма, подразделение, должность, оклад и проведите документ.

Ограничение Бухгалтерии в том, что поиск уволенных в списке выбора может быть неочевиден: если нужная фамилия не появляется, откройте справочник «Сотрудники» целиком, найдите карточку и создайте приём прямо из неё кнопкой «Оформить документ — Приём на работу». Так вы гарантированно привяжете приём к существующей карточке, а не создадите новую.

ЗУП 3.1 или Бухгалтерия 3.0

ЗУП 3.1

Полный кадровый учёт: штатное расписание, история ФИО, отпуска, испытательный срок. Подходит, если ведёте полноценный кадровый и расчётный учёт.

Бухгалтерия 3.0

Упрощённый кадровый блок: приём, перевод, увольнение, начисление зарплаты. Достаточно для небольших компаний без сложных кадровых процессов.

Что проверить после оформления приёма

Первое — остаток отпуска. Если при увольнении компенсация за неиспользованный отпуск была рассчитана корректно, остаток обнулился; новый приём начнёт накапливать отпускной стаж заново. Откройте в карточке сотрудника сведения об отпусках и убедитесь, что задолженности по отпуску нет. Если остаток «висит», проверьте документ увольнения — возможно, компенсация не была рассчитана.

Второе — налоговая карточка НДФЛ. Сформируйте справку о доходах сотрудника за текущий год: доходы до увольнения и после повторного приёма должны отражаться в одной карточке, нарастающим итогом. Если появились две отдельные карточки — в базе дубль физлица, и его нужно устранить до сдачи отчётности.

Третье — начисление зарплаты за первый месяц. Рассчитайте зарплату документом «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте, что сотрудник попал в табель по новому графику работы с даты приёма, начисление рассчитано пропорционально отработанным дням, а НДФЛ и взносы посчитаны без ошибок. Также убедитесь, что на дату приёма сформировано кадровое событие для отправки сведений в СФР — в ЗУП 3.1 отчёт по кадровым событиям (приём) формируется в разделе отчётности по персонифицированным сведениям.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Новый приём отображается в трудовой деятельности, статус — работающий

Тревожный признак

Приём привязан к новой карточке физлица, старая запись осталась отдельно

Справка о доходах (НДФЛ)

Норма

Доходы до увольнения и после приёма — в одной карточке нарастающим итогом

Тревожный признак

Две отдельные налоговые карточки на одного человека

Остаток отпуска

Норма

Остаток обнулён при увольнении, новый стаж копится с даты приёма

Тревожный признак

Висит старый остаток отпуска или отрицательное значение

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудник в табеле с даты приёма, расчёт пропорционален отработанным дням

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует в документе начисления или зарплата за полный месяц

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не из-за самого документа приёма, а из-за невнимательности к справочным данным. Разберём основные сценарии сбоев.

Отдельный случай — дата приёма, совпадающая с датой увольнения или предшествующая ей. Такое возможно только если увольнение оформлено ошибочно. Проверьте и исправьте дату увольнения, затем проводите приём. Если увольнение вообще не оформляли, а сотрудник продолжает работать — приём не нужен вовсе: достаточно отменить или не создавать увольнение.

Особые ситуации: совместительство и договор ГПХ

Если человек возвращается как внешний совместитель, в документе приёма укажите вид занятости «Внешнее совместительство». Для внутреннего совместительства действующего сотрудника в ЗУП 3.1 создаётся дополнительное рабочее место через документ «Приём на работу» с видом «Внутреннее совместительство» — но к уволенному сотруднику это не относится: если он уволен со всех мест, оформляется обычный новый приём.

Если вместо трудового договора заключается договор ГПХ, документ «Приём на работу» не используется — оформляется «Договор (работы, услуги)» в разделе «Кадры» или «Зарплата». Физическое лицо при этом также выбирается из существующих, без создания дубля. Учтите, что по договорам ГПХ иной порядок уплаты взносов и нет права на отпуск и больничный по правилам трудового договора.

Как устранить дубль физического лица, если он уже создан

Если ошибка обнаружилась до расчёта зарплаты и сдачи отчётности, самый простой путь — пометить на удаление ошибочный документ приёма и лишнюю карточку физлица, затем оформить приём правильно. Если по дублю уже есть начисления, используйте типовую обработку «Поиск и удаление дублей» («Администрирование — Обслуживание»): она заменит ссылки на дубль во всех документах ссылкой на основную карточку.

После объединения обязательно пересчитайте НДФЛ и взносы за затронутые месяцы и проверьте справку о доходах. Если отчётность по дублю уже сдана, потребуется уточнённая отчётность — здесь разумно привлечь специалиста по 1С или ведущего бухгалтера, поскольку ручная корректировка персонифицированных данных требует аккуратности.

Частые вопросы

Можно ли просто отменить увольнение вместо нового приёма?

Только если сотрудник фактически не увольнялся и приказ об увольнении был ошибочным. Если человек реально уволился, отработал вне компании и вернулся — оформляется новый приём: трудовой договор новый, стаж и расчётные периоды считаются заново. Отмена проведённого увольнения задним числом исказит уже сданную отчётность.

Почему в списке выбора сотрудника нет уволенного работника?

Список выбора по умолчанию часто фильтрует только действующих сотрудников. Откройте полную форму выбора, включите показ всех сотрудников (или уберите отбор по работающим) и найдите карточку вручную. Альтернатива — открыть справочник «Сотрудники», найти уволенного и создать приём из его карточки.

Нужно ли заново заполнять ИНН и СНИЛС при повторном приёме?

Нет, если карточка физического лица та же — все личные данные сохраняются. Заполнить или обновить нужно только изменившиеся сведения: новую фамилию (через историю ФИО), новый паспорт, появившийся ИНН. Дублировать данные в новой карточке не требуется и вредно.

Сохранится ли история начислений сотрудника после повторного приёма?

Да. Все документы прошлых периодов остаются привязанными к тому же физическому лицу, поэтому отчёты за прошлые годы, справки о доходах и расчётные листки доступны без изменений. Новый приём добавляет кадровое событие, но не стирает историю.

Как оформить возврат сотрудника, если он уволен из одной организации, а принимается в другую в той же базе?

Создайте «Приём на работу» с указанием новой организации. Программа предложит создать новый элемент справочника «Сотрудники» для того же физического лица — соглашайтесь. Это корректная ситуация: одно физлицо, два сотрудника в разных организациях. Главное — не создавать второе физлицо.

Что делать, если после приёма в справке о доходах появились две карточки НДФЛ?

Это признак дубля физического лица. Не сдавайте отчётность: найдите обе карточки в справочнике «Физические лица», определите основную (с корректными ИНН и СНИЛС) и объедините их обработкой «Поиск и удаление дублей». Затем пересчитайте НДФЛ и проверьте справку о доходах повторно.