Как в 1С создать электронную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. В 1С весь цикл ведения ЭТК автоматизирован: программа формирует отчёты по кадровым событиям (приём, перевод, увольнение, переименование организации) и отправляет их через встроенный сервис 1С-Отчётность.

Работа ведётся в конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия» с кадровым учётом. Основной инструмент — документы кадрового учёта и отчёт «Сведения о трудовой деятельности» (ранее форма СЗВ-ТД, сейчас сведения включаются в форму ЕФС-1). Перед началом работы убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза: формы и форматы персонифицированной отчётности регулярно меняются, и устаревшая версия может формировать отчёт по старому шаблону, который фонд не примет.

Что нужно подготовить перед началом работы

Электронная трудовая книжка в 1С не создаётся как отдельный документ. Она складывается из сведений, которые работодатель передаёт в СФР при каждом кадровом событии. Поэтому подготовка сводится к трём условиям: актуальный релиз программы, действующий договор на сервис 1С-Отчётность (или иной способ сдачи отчётности) и корректно заполненные данные сотрудников.

Проверьте карточки сотрудников: СНИЛС, ФИО, дата рождения, ИНН (при наличии) должны быть введены без ошибок. Именно по СНИЛС фонд сопоставляет сведения с лицевым счётом человека. Ошибка хотя бы в одной цифре приведёт к тому, что сведения «повиснут» как неидентифицированные, и в личном кабинете работника на Госуслугах они не отобразятся.

Настройка обмена с СФР через 1С-Отчётность

Откройте раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» и пройдите мастер подключения. Программа проверит учётные данные организации, выпустит или привяжет квалифицированную электронную подпись и настроит направление сдачи — СФР по месту регистрации работодателя. Если отчётность уже сдаётся через 1С-Отчётность, дополнительная настройка для кадровых сведений обычно не требуется: направление СФР подключается автоматически.

В настройках обмена убедитесь, что указан правильный регистрационный номер страхователя в СФР. Для обособленных подразделений, сдающих отчётность самостоятельно, настройка выполняется отдельно по каждому подразделению. После подключения сделайте тест: сформируйте любой отчёт и проверьте, что он уходит в статус «Отправлено» без ошибок транспорта.

1. 1
   Откройте «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность»
2. 2
   Запустите мастер подключения и укажите организацию
3. 3
   Проверьте регистрационный номер страхователя в СФР
4. 4
   Убедитесь, что направление СФР активно в списке контролирующих органов
5. 5
   Отправьте тестовый отчёт и дождитесь подтверждения доставки

Регистрация кадровых событий — основа ЭТК

Каждое событие трудовой деятельности оформляется штатным документом. Приём на работу — документом «Приём на работу», перевод на другую должность или в другое подразделение — «Кадровый перевод», увольнение — «Увольнение». На основании этих документов программа автоматически готовит сведения для передачи в фонд.

Ключевой момент — флажок отражения события в электронной трудовой книжке. В документах приёма и увольнения есть отметка, что сведения подлежат передаче в СФР. Если сотрудник подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки, это фиксируется в его карточке, но обязанность передавать сведения в электронном виде с работодателя не снимается — сведения передаются по всем работникам независимо от выбранного ими формата.

Приём на работу

Создайте документ «Кадры» → «Приёмы на работу». Заполните дату приёма, подразделение, должность, вид занятости. Программа сформирует мероприятие «ПРИЁМ» для отчёта. Проверьте, чтобы в табличной части были указаны структурная единица и должность по штатному расписанию — эти данные попадут в сведения.

Перевод и переименование

Перевод оформляется документом «Кадровый перевод» с датой, когда изменились условия труда. Переименование должности, подразделения или самой организации также является отчётным мероприятием — в ЗУП для этого предусмотрены соответствующие документы и служебные обработки, которые формируют мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

Увольнение

Документ «Увольнение» формирует мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» с указанием статьи Трудового кодекса. Сведения по увольнению нужно передать в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, — это одно из самых жёстких требований по срокам.

Формирование и отправка сведений о трудовой деятельности

Сведения передаются в составе отчёта ЕФС-1 (раздел о трудовой деятельности, ранее — самостоятельная форма СЗВ-ТД). Откройте «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → «Создать» и выберите соответствующую форму либо воспользуйтесь журналом «Сведения о трудовой деятельности» в разделе «Кадры», если он есть в вашей версии конфигурации.

Программа автоматически подбирает непереданные мероприятия за период. Проверьте список: в него должны попасть все приёмы, переводы и увольнения, оформленные с даты последней отправки. Если какого-то события нет — значит, кадровый документ не проведён, помечен на удаление или в нём снят признак передачи сведений.

Нажмите «Отправить» и дождитесь прохождения форматно-логического контроля. Статусы обмена отслеживаются в журнале 1С-Отчётности: «Отправлено» → «Доставлено» → «Принято». Положительный протокол СФР — подтверждение того, что сведения попали в электронные трудовые книжки сотрудников.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отчёта в 1С-Отчётности

Норма

«Принято», есть положительный протокол СФР

Тревожный признак

«Ошибка» или «Частично принято» — читайте протокол и исправляйте указанные мероприятия

Состав мероприятий в отчёте

Норма

Все кадровые события периода присутствуют

Тревожный признак

Событие отсутствует — проверьте проведение кадрового документа

Данные сотрудников

Норма

СНИЛС и ФИО совпадают с документами

Тревожный признак

Расхождения — сведения не привяжутся к лицевому счёту

Сроки подачи сведений и ответственность

По общему правилу сведения о кадровых мероприятиях подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Для приёма и увольнения действует тот же короткий срок. Отчётность по переименованию и иным событиям также подаётся оперативно — не откладывайте отправку до конца месяца.

За несвоевременную подачу или неподачу сведений предусмотрена административная ответственность для должностных лиц и организаций. Кроме штрафа, задержка создаёт практические проблемы: работник не видит актуальные данные на Госуслугах, а новый работодатель не может проверить его трудовую историю.

Как исправить ошибку в уже переданных сведениях

Если ошибка обнаружена до отправки, просто исправьте кадровый документ и переформируйте отчёт. Если сведения уже приняты СФР, потребуется отменяющее мероприятие: в программе для соответствующего события создаётся отмена, которая передаётся в фонд, после чего подаются корректные сведения. В ЗУП это делается через механизм отмены мероприятий в журнале сведений о трудовой деятельности.

Не пытайтесь «перезатереть» ошибку повторной отправкой того же мероприятия с исправленными данными без отмены — фонд может зафиксировать дубль. Сначала отмена, затем корректная запись. После исправления проверьте протокол приёма обеих отправок.

Удобно завести правило: в день издания любого кадрового приказа сразу формировать и отправлять сведения. Это занимает несколько минут, полностью снимает риск пропустить срок и избавляет от сверки накопленных событий в конце месяца.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли получать от сотрудника заявление на электронную трудовую книжку?

Работник вправе выбрать бумажный или электронный формат, подав заявление. Но передавать сведения в СФР работодатель обязан по всем сотрудникам независимо от их выбора. Заявление фиксируйте в карточке сотрудника, чтобы корректно вести бумажную книжку тем, кто её сохранил.

Можно ли вести ЭТК в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

Да, в «1С:Бухгалтерии» есть кадровые документы и отправка сведений о трудовой деятельности через 1С-Отчётность. Однако при большой численности и сложных кадровых процессах функциональности ЗУП заметно больше: массовые переводы, переименования, удобный журнал мероприятий.

Что делать, если СФР прислал протокол с ошибкой?

Откройте протокол в журнале обмена и посмотрите код и текст ошибки. Чаще всего это неверный СНИЛС, расхождение ФИО или нарушение формата. Исправьте данные в карточке сотрудника или кадровом документе, переформируйте сведения и отправьте повторно.

Как сотруднику проверить свою электронную трудовую книжку?

Работник может посмотреть сведения в личном кабинете на портале Госуслуг или в личном кабинете СФР. Если переданные вами данные там не отображаются, в первую очередь проверяйте корректность СНИЛС и наличие положительного протокола приёма.

Нужно ли передавать сведения по сотрудникам, принятым до перехода на ЭТК?

Исторические сведения о трудовой деятельности до начала электронного учёта работодатель не передаёт — они остаются в бумажной трудовой книжке. В электронном виде передаются только события, произошедшие после начала ведения ЭТК: приёмы, переводы, увольнения, переименования.

Что делать при ликвидации или реорганизации организации?

Перед прекращением деятельности передайте сведения по всем увольняемым или переводимым сотрудникам в общем порядке. При реорганизации в форме преобразования оформляются мероприятия по переводу работников к правопреемнику — эти сведения также подаются через 1С-Отчётность.