Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск в 1С 8

Компенсация за неиспользованный отпуск начисляется в двух ситуациях: при увольнении сотрудника — за все накопленные дни отдыха, и без увольнения — за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней в году, по заявлению работника. В программах линейки 1С 8 порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) есть специализированные документы, а в «1С:Бухгалтерии 8» расчет часто приходится выполнять вручную через отдельный вид начисления.

Ключевой момент — правильно определить остаток дней отпуска и средний дневной заработок. Ошибка в любом из этих параметров приводит к недоплате или переплате, а значит — к претензиям со стороны сотрудника, трудовой инспекции или налоговой. Ниже разобраны оба сценария, настройка видов расчета и способы проверки результата.

Что проверить перед начислением компенсации

До создания любого документа убедитесь, что в программе корректно ведется учет отпусков. Откройте карточку сотрудника и сформируйте справку «Остатки отпусков» (в ЗУП: Кадры → Отчеты, справки → Остатки отпусков, либо ссылка из карточки сотрудника). Справка покажет накопленные дни по каждому рабочему году и виду отпуска.

Проверьте, что все фактические отпуска, отсутствия и кадровые переводы введены в программу, а расчет зарплаты за предыдущие месяцы завершен. Средний заработок считается за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу компенсации, — если какой-то месяц не рассчитан, сумма будет занижена или документ вообще не заполнится.

Также уточните кадровые данные: дату приема, периоды отпусков без сохранения зарплаты (часть таких периодов не входит в стаж для отпуска) и отпусков по уходу за ребенком. Эти периоды влияют на стаж, а значит — на количество компенсируемых дней.

Компенсация при увольнении в 1С:ЗУП 8

Основной сценарий — расчет при увольнении. Создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» или журнал «Увольнения» в зависимости от релиза). Укажите сотрудника, дату увольнения и основание. После заполнения шапки программа автоматически рассчитает остаток отпуска на дату увольнения.

Перейдите на вкладку «Компенсация отпуска» (в некоторых релизах — «Компенсации, удержания, прочее»). В поле «Компенсировать» программа подставит количество дней. Если сотруднику положена компенсация — выберите вариант «Компенсировать неиспользованный отпуск»; если дни уже использованы авансом, программа предложит удержание за отработанные авансом дни.

На вкладке «Начисления и удержания» документ рассчитает сумму компенсации исходя из среднего заработка, а также зарплату за отработанные дни месяца увольнения. По кнопке с суммой среднего заработка можно открыть детализацию расчетной базы и при необходимости скорректировать период вручную — например, если сотрудник недавно принят и отработал меньше года.

1. 1
   Создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника и дату
2. 2
   Проверьте автоматически рассчитанный остаток дней на вкладке «Компенсация отпуска»
3. 3
   Откройте расшифровку среднего заработка и сверьте базу за 12 месяцев
4. 4
   Проверьте итоговые суммы на вкладке «Начисления и удержания»
5. 5
   Проведите документ и сформируйте записку-расчет Т-61 для проверки

Компенсация без увольнения

Если сотрудник продолжает работать, компенсировать можно только часть ежегодного отпуска свыше 28 календарных дней — например, дополнительные дни за ненормированный рабочий день или вредные условия труда. Заменять деньгами основной отпуск и отпуска беременных женщин и несовершеннолетних нельзя.

В ЗУП для этого используется документ «Начисление зарплаты и взносов» или разовое начисление. Создайте (или проверьте наличие) вид начисления «Компенсация отпуска» в разделе «Настройка» → «Начисления». В его настройках назначение — «Компенсация отпуска», обложение НДФЛ и взносами — в полном объеме, в расчет среднего заработка сумма не включается.

В документе начисления добавьте сотрудника, выберите вид расчета и укажите количество компенсируемых дней. Средний заработок программа рассчитает по тем же правилам, что и для отпускных. Основание — заявление сотрудника и приказ руководителя; реквизиты приказа укажите в документе для печатных форм.

Настройка вида начисления и налогообложение

Компенсация за неиспользованный отпуск полностью облагается НДФЛ и страховыми взносами — в том числе на травматизм. Это частая точка ошибок: некоторые бухгалтеры по аналогии с выходным пособием ошибочно настраивают частичное освобождение. Проверьте в виде начисления: НДФЛ — код дохода 2013, взносы — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».

В настройках вида расчета также проверьте вкладку «Зависимости» и приоритеты: компенсация не должна вытеснять другие начисления и не должна входить в базу для расчета среднего заработка в будущем. Флажок «Входит в состав основной зарплаты» обычно не устанавливается.

Если вид начисления создается вручную, формулу укажите как «СреднийДневнойЗаработок × КоличествоДней» — в типовых конфигурациях для этого есть предопределенный шаблон, достаточно скопировать типовой вид «Компенсация отпуска».

Начисление в 1С:Бухгалтерии 8

В «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0) при включенном учете зарплаты компенсация при увольнении оформляется документом «Увольнение» (Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Увольнение). Программа рассчитает остаток дней и сумму, если ведется полноценный учет отпусков. В простых режимах учета остаток придется посчитать вручную и ввести количество дней в документ.

Если автоматический расчет недоступен, создайте начисление вручную: в документе «Начисление зарплаты» добавьте сотрудника, выберите вид расчета «Компенсация отпуска» и введите рассчитанную сумму. Средний дневной заработок в этом случае посчитайте по расчетным листкам за 12 месяцев либо перенесите расчет из ЗУП, если зарплата ведется там.

Проводки формируются в корреспонденции со счетом 70: Дт счета затрат (20, 25, 26, 44 — по подразделению сотрудника) Кт 70 на сумму компенсации, Дт 70 Кт 68.01 на НДФЛ, взносы — на счета 69 с соответствующими субсчетами. Если создается резерв на отпуска, компенсация при увольнении списывается за счет резерва (Дт 96).

Где вести расчет

1С:ЗУП 8

Полный автоматический расчет остатков, среднего заработка и стажа. Подходит при любом количестве сотрудников

1С:Бухгалтерия 8 с документом «Увольнение»

Расчет возможен, но остатки отпусков и средний требуют контроля. Подходит для небольших организаций

Ручное начисление

Крайний вариант при отключенном кадровом учете. Все параметры — остаток, средний, дни — считаются вне программы

Проверка результата и отражение в отчетности

После проведения документа сформируйте расчетный листок сотрудника и записку-расчет по форме Т-61 (в ЗУП доступна из документа «Увольнение» по кнопке «Печать»). Сверьте три величины: количество компенсируемых дней, средний дневной заработок и итоговую сумму до вычета НДФЛ.

Проверьте, что компенсация попала в регистры для отчетности: в 6-НДФЛ она отражается с кодом дохода 2013, при увольнении датой фактического получения дохода считается последний рабочий день, а перечислить налог нужно не позднее следующего рабочего дня после выплаты. В РСВ сумма попадает в облагаемую базу в полном объеме.

Выплатить компенсацию при увольнении нужно в последний рабочий день сотрудника вместе с окончательным расчетом. Задержка влечет обязанность уплатить проценты за каждый день просрочки, поэтому дату выплаты в ведомости ставьте не позже даты увольнения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество дней

Норма

Совпадает со справкой «Остатки отпусков» на дату увольнения

Тревожный признак

Дни не сходятся — проверьте непроведенные отпуска и кадровые документы

Средний заработок

Норма

База включает 12 месяцев, суммы совпадают с расчетными листками

Тревожный признак

Пустые месяцы или заниженная база — не рассчитана зарплата за прошлые периоды

НДФЛ и взносы

Норма

НДФЛ с кодом 2013, взносы начислены в полном объеме

Тревожный признак

Компенсация не попала в базу взносов или код дохода 2012

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — неверный остаток дней из-за непроведенных документов отпусков или из-за того, что кадровый учет велся не в программе, а на бумаге. В таком случае автоматический расчет в «Увольнении» покажет ноль или заниженное значение. Решение — ввести остатки отпусков документом «Начальные остатки отпусков» (в ЗУП) или скорректировать дни вручную с опорой на приказы.

Вторая группа ошибок — средний заработок: не включены премии, включены исключаемые периоды (больничные, командировки), не проиндексирован средний при повышении окладов по организации. Всегда открывайте расшифровку среднего и сверяйте состав базы.

Третья ошибка — выплата компенсации без увольнения за основной отпуск. Программа технически позволит провести такой документ, но это нарушение. Контроль здесь только организационный: кадровик должен подтвердить, что компенсируются именно дополнительные дни.

Перед массовыми увольнениями имеет смысл сверить остатки отпусков по всем сотрудникам отчетом «Остатки отпусков» и ввести недостающие кадровые документы заранее. Это заметно быстрее, чем исправлять каждый документ увольнения в день расчета.

Частые вопросы

Как округляются дни компенсации в 1С?

По умолчанию программа не округляет дни — считается точное значение (например, 16,33 дня). Если в организации принято округление, оно настраивается в параметрах учета отпусков; округлять можно только в большую сторону, в пользу работника.

Почему в документе «Увольнение» остаток отпуска равен нулю?

Чаще всего не проведены документы отпусков, кадровый учет начат не с даты приема сотрудника или не введены начальные остатки отпусков. Проверьте справку «Остатки отпусков» и историю кадровых документов сотрудника.

Облагается ли компенсация взносами на травматизм?

Да. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается всеми страховыми взносами, включая взносы на случай травматизма, в полном объеме. Освобождение действует только для отдельных видов выходных пособий в пределах установленного лимита.

Как начислить компенсацию, если сотрудник отработал меньше месяца?

При стаже менее половины месяца компенсация обычно не положена, при отработке половины месяца и более месяц округляется до полного. В ЗУП это учитывается автоматически при расчете остатка; средний заработок в таком случае считается исходя из фактически начисленных сумм и отработанных дней.

Можно ли выплатить компенсацию отдельной ведомостью после увольнения?

Технически можно, но выплата при увольнении должна производиться в последний рабочий день. Если перечислить деньги позже, работодатель обязан начислить проценты за просрочку, поэтому без крайней необходимости выплату лучше не откладывать.

Чем отличается компенсация от удержания за использованный авансом отпуск?

Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется до конца рабочего года, в документе «Увольнение» вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни. Оно уменьшает сумму к выплате, но по ряду оснований увольнения (например, сокращение) удержание не производится — программа учитывает это по статье ТК, указанной в документе.