Как оформить сокращение сотрудника в 1С:ЗУП

Сокращение штата в 1С:ЗУП 3.1 оформляется не одним документом, а цепочкой операций: изменение штатного расписания, уведомление службы занятости, приказ об увольнении по п. 2 ст. 81 ТК РФ, начисление выходного пособия и компенсаций. Если пропустить этап или неверно настроить вид начисления, программа посчитает налоги и пособие неправильно, а исправлять ошибку придётся сторнирующими документами.

Процедура требует согласованности кадровой и расчётной части. Кадровик готовит документы и даты, расчётчик проверяет начисления и удержания. В типовой конфигурации большинство операций автоматизировано, но настройки выходного пособия и налогообложения нужно проверить до первого сокращения, а не после.

Подготовка: что проверить до оформления документов

Перед созданием кадровых документов убедитесь, что в настройках учётной политики организации включена поддержка сокращения штата. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» и проверьте флажок, разрешающий начисление выходного пособия при сокращении. Без него программа не предложит автоматический расчёт пособия в документе увольнения.

Проверьте актуальность штатного расписания: сокращаемая должность должна существовать в штатке, а на сотруднике должно быть актуальное кадровое назначение. Если переводы или изменения условий труда вносились вручную без документов, сначала наведите порядок в кадровых данных — иначе увольнение может «не увидеть» сотрудника на нужной позиции.

Также убедитесь, что зарплата за предыдущие месяцы рассчитана и проведена, а период расчёта закрыт. Выходное пособие считается от среднего заработка за расчётный период, и непроведённые документы исказят базу.

Изменение штатного расписания и уведомления

Сокращение начинается с изменения штатного расписания. Создайте документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения») и отметьте позицию как сокращаемую с даты, когда она исключается из штатки. Эта дата обычно совпадает с датой увольнения сотрудника или следует сразу за ней.

Законодательство требует уведомить сотрудника о сокращении не позднее чем за два месяца, а службу занятости — в установленные сроки. Само уведомление сотруднику в ЗУП не формируется как отдельный документ — его готовят внешне, но дату уведомления имеет смысл зафиксировать в комментариях к кадровым документам или в дополнительных сведениях, чтобы при проверке была видна хронология.

Отчётность в службу занятости о сокращении подаётся по форме, утверждённой для сведений о массовом или единичном высвобождении. В ЗУП печатные формы для уведомлений доступны из карточки увольнения или раздела отчётности — состав зависит от версии конфигурации.

Оформление увольнения по сокращению штата

Основной документ — «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Создайте документ, выберите сотрудника и укажите дату увольнения. В поле основания выберите пункт «Сокращение численности или штата работников (п. 2 ст. 81 ТК РФ)» — именно от этого выбора зависит дальнейшее поведение программы.

После выбора основания в документе появляется вкладка или блок с компенсациями при увольнении. Программа предложит начислить выходное пособие в размере среднего месячного заработка и, при необходимости, сохраняемый средний заработок на период трудоустройства. Количество дней или месяцев пособия заполняется автоматически по настройкам, но расчётчик должен сверить их с реальной ситуацией.

Если сокращается несколько сотрудников, используйте документ «Увольнение списком» — он позволяет оформить группу одним документом с одинаковым основанием. Это удобно при массовом сокращении подразделения и снижает риск ошибиться в датах и основаниях.

1. 1
   Создайте «Изменение штатного расписания» и отметьте позицию сокращаемой
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», выберите сотрудника и дату
3. 3
   Укажите основание: п. 2 ст. 81 ТК РФ (сокращение штата)
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанные пособие и компенсации
5. 5
   Проведите документ и сформируйте приказ по форме Т-8
6. 6
   Проверьте начисления в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц увольнения

Начисление выходного пособия и компенсаций

Выходное пособие при сокращении начисляется в размере среднего месячного заработка. В ЗУП оно рассчитывается по среднему заработку за расчётный период (по общему правилу — 12 месяцев, предшествующих увольнению) и оплачивает рабочие дни по графику сотрудника в месяце после увольнения. Вид расчёта «Выходное пособие» должен быть настроен как не облагаемый НДФЛ и взносами в пределах установленного лимита.

Сохраняемый средний заработок на второй и третий месяц трудоустройства в момент увольнения не начисляется — он выплачивается позже, если сотрудник не трудоустроился и подтвердил это. В ЗУП такие выплаты оформляются отдельными документами после даты увольнения, когда бывший работник предъявил основания для выплаты.

Кроме пособия, при увольнении начисляются компенсация за неиспользованный отпуск и окончательный расчёт по зарплате. Программа рассчитывает их автоматически в том же документе увольнения, но расчётчику стоит проверить остаток отпусков: если сотрудник использовал отпуск авансом, возможно удержание.

Контрольные точки

Как проверить расчёт

База среднего заработка

Норма

В расчёт вошли все месяцы расчётного периода с проведёнными начислениями

Тревожный признак

Периоды пустые или сумма заметно ниже ожидаемой — есть непроведённые документы

Вид расчёта пособия

Норма

Пособие не облагается НДФЛ и взносами в пределах лимита

Тревожный признак

С пособия удержан НДФЛ полностью — ошибка в настройке вида расчёта

Остаток отпуска

Норма

Компенсация соответствует справке об остатках отпусков

Тревожный признак

Остаток нулевой при фактических неиспользованных днях — нарушен учёт отпусков

Налогообложение выплат при сокращении

Выходное пособие и сохраняемый средний заработок при сокращении не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (для работников Крайнего Севера — шестикратного). Суммы сверх лимита облагаются в общем порядке. В ЗУП это контролируется настройками вида расчёта: проверьте вкладку «Налоги, взносы, бухучёт» у начисления выходного пособия.

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и взносами полностью — это стандартная выплата при увольнении, льгота на неё не распространяется. Не путайте её с выходным пособием: в документе увольнения это разные строки с разным налоговым режимом.

Если организация выплачивает дополнительную компенсацию за досрочное увольнение (до истечения двух месяцев уведомления), она также попадает под необлагаемый лимит вместе с пособием. Суммарный контроль лимита ведётся по всем «сокращённым» выплатам сотрудника.

Отчётность и проверка после увольнения

После проведения увольнения сформируйте приказ по форме Т-8 (или самостоятельно утверждённой форме) из документа увольнения и подготовьте записку-расчёт Т-61. Обе формы доступны по кнопке печати в документе. Проверьте, что в формах корректно указаны основание, дата и суммы.

Данные об увольнении попадут в отчётность: сведения о трудовой деятельности (ЭТК/СЗВ-ТД-подобная форма), персонифицированные сведения о физлицах, расчёт по страховым взносам и 6-НДФЛ. Убедитесь, что кадровое событие сдано в установленный срок — сведения об увольнении подаются не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа.

Финальная проверка: сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения и сверьте все строки — зарплата за отработанное время, компенсация отпуска, пособие, удержанный НДФЛ. Расхождения на этом этапе исправляются проще, чем после сдачи отчётности.

Перед первым сокращением в новой базе сделайте «репетицию» на копии: проведите увольнение тестового сотрудника и проверьте налоги по пособию. Настройку вида расчёта проще поправить до реальных выплат, чем сторнировать после.

FAQ: частые вопросы по сокращению в 1С:ЗУП

Что делать, если пособие не начислилось автоматически в документе увольнения?

Проверьте три вещи: выбрано ли основание именно «сокращение штата», включена ли в учётной политике организации поддержка выплат при сокращении и существует ли в плане видов расчёта активное начисление «Выходное пособие». Если всё настроено, а пособия нет — добавьте его вручную на вкладке компенсаций в документе увольнения.

Как выплатить средний заработок за второй месяц после увольнения?

Когда бывший сотрудник подтвердил нетрудоустройство, создайте разовое начисление соответствующим видом расчёта сохраняемого заработка. В типовой ЗУП используют документ «Разовое начисление» или специализированную операцию в зависимости от версии. Выплата проводится через ведомость, НДФЛ и взносы применяются с учётом общего лимита.

Можно ли отменить проведённое увольнение по сокращению?

Да, но только до сдачи отчётности и выплаты. Распроведите документ увольнения, при необходимости сторнируйте начисления. Если ведомость уже выплачена или сведения сданы, потребуются корректирующие документы и уточнённая отчётность — поэтому все проверки делайте до выплаты.

Как оформить сокращение совместителя?

Процедура та же: увольнение по п. 2 ст. 81 ТК РФ с начислением выходного пособия. Особенность в том, что сохраняемый заработок на период трудоустройства совместителю обычно не положен, если по основному месту работы он продолжает трудиться. Проверьте, что увольняется именно совместительское назначение, а не основное.

Что делать, если средний заработок посчитался неправильно?

Откройте расчёт среднего заработка из документа увольнения и проверьте, какие месяцы и суммы вошли в базу. Типичные причины ошибок: непроведённые начисления, отсутствие данных за часть периода (сотрудник принят недавно), неверно настроенный график работы. Исправьте исходные данные и пересчитайте документ.

Нужно ли сокращать позицию в штатном расписании до увольнения сотрудника?

Строгой технической зависимости в программе нет, но методологически правильно сначала внести изменение в штатку с датой исключения позиции, а затем оформить увольнение. Так штатное расписание останется согласованным с фактической численностью, а отчёты по штатке не покажут расхождений.