Как начислить больничный лист в 1С 8

Начисление больничного листа в 1С 8 выполняется документом «Больничный лист», который рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности на основании среднего заработка сотрудника и его страхового стажа. Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) расчёт полноценный и учитывает стаж, а в «1С:Бухгалтерии 8» доступен упрощённый вариант ввода.

Главная сложность обычно не в самом документе, а в исходных данных: если средний заработок или стаж посчитаны неверно, программа выдаст неправильную сумму пособия. Поэтому перед проведением документа важно проверить настройки и данные сотрудника, а после расчёта — сверить результат.

Ниже разобраны оба типовых сценария: работа в ЗУП 3.1 и в Бухгалтерии 3.0, а также проверка результата, частые ошибки и особенности электронных больничных (ЭЛН).

Подготовка: что проверить до начисления

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе корректно заполнены данные, влияющие на расчёт. В карточке сотрудника (справочник «Сотрудники») должен быть указан страховой стаж для оплаты больничных листов — именно от него зависит процент оплаты: 60%, 80% или 100% среднего заработка.

Также проверьте, что за расчётный период (два предшествующих календарных года) в базе есть начисления сотрудника. Если сотрудник работает у вас недавно, данные о заработке у предыдущих работодателей вводятся вручную на основании справки о заработке или сведений, полученных из СФР.

Убедитесь, что в настройках учётной политики указано, что организация применяет обычный порядок выплаты пособий, и проверьте актуальность релиза конфигурации: форматы обмена с СФР и правила расчёта периодически меняются, и на устаревшем релизе электронные больничные могут загружаться с ошибками.

Как начислить больничный в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 откройте раздел «Зарплата» и выберите пункт «Больничные листы» (альтернативный путь — раздел «Кадры» → «Больничные листы»). Нажмите «Создать» и заполните шапку документа: организацию, дату документа, сотрудника и период нетрудоспособности.

В поле «Номер листка нетрудоспособности» укажите номер бумажного больничного или номер ЭЛН. Если обмен с СФР настроен, программа может загрузить данные электронного листка автоматически по номеру и СНИЛС сотрудника — для этого используйте кнопку получения данных из СФР.

Выберите причину нетрудоспособности (заболевание, травма, уход за больным ребёнком и т. д.) — от неё зависят ограничения по оплачиваемым дням и источник финансирования. После заполнения периода на вкладке «Оплата» программа автоматически рассчитает средний заработок и сумму пособия.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать»
2. 2
   Укажите сотрудника, период нетрудоспособности и номер листка
3. 3
   Выберите причину нетрудоспособности и вид расчёта (первичный/продолжение)
4. 4
   Проверьте стаж и средний заработок на вкладке «Оплата»
5. 5
   Проведите документ и проверьте суммы по ссылке «Начислено»
6. 6
   При необходимости сформируйте печатную форму расчёта среднего заработка

Первичный листок и продолжение

Если больничный является продолжением ранее выданного листка, в поле вида расчёта выберите «Является продолжением листка нетрудоспособности» и укажите первичный документ. Программа учтёт уже использованные дни и не задвоит оплату первых трёх дней за счёт работодателя.

Расчёт при уходе за ребёнком

При выборе причины «Уход за больным ребёнком» укажите возраст ребёнка и вид лечения (амбулаторный или стационарный). От этого зависят ограничения по количеству оплачиваемых дней в году и процент оплаты: при амбулаторном лечении часть дней оплачивается по стажу, остальные — в размере 50% среднего заработка.

Как начислить больничный в 1С:Бухгалтерии 8

В «1С:Бухгалтерии 8» документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → кнопка «Создать» → «Больничный лист». Функционал здесь проще, чем в ЗУП: программа рассчитает пособие по тем же правилам, но кадровые возможности ограничены.

Заполните сотрудника, период нетрудоспособности и номер листка. Если ведётся прямой обмен с СФР, данные ЭЛН можно подтянуть автоматически. Проверьте стаж в карточке сотрудника — в Бухгалтерии он задаётся вручную и не всегда заполнен по умолчанию.

После проведения документа сумма пособия попадёт в расчёт зарплаты за соответствующий месяц и будет отражена в ведомости на выплату. Проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучёте» вместе с остальными начислениями месяца.

Где удобнее начислять

1С:ЗУП 3.1

Полноценный расчёт, учёт стажа и справок о заработке, обмен с СФР, печатные формы. Подходит, если ведёте кадровый учёт и расчёт зарплаты в одной программе.

1С:Бухгалтерия 8

Достаточно для небольших компаний с простым расчётом. Ограничение: меньше кадровых возможностей, стаж и данные часто вводятся вручную.

Как программа считает пособие

Расчёт строится по стандартной схеме: средний дневной заработок определяется делением суммы заработка за два предшествующих календарных года на 730. Затем дневное пособие рассчитывается с учётом процента по стажу и умножается на количество календарных дней нетрудоспособности.

Первые три дня болезни при заболевании или травме самого сотрудника оплачивает работодатель, остальные дни — за счёт СФР. При уходе за больным членом семьи пособие с первого дня финансируется фондом. Эти суммы в документе ЗУП показываются раздельно.

Программа автоматически контролирует ограничения: пособие не может быть ниже расчёта из МРОТ (в пересчёте на полный месяц) и выше предельной базы для начисления взносов за соответствующие годы. Если заработок сотрудника мал или стаж менее шести месяцев, расчёт выполняется исходя из МРОТ.

Проверка результата расчёта

После расчёта документа откройте расшифровку по ссылке с суммой начислений (в ЗУП — кнопка с зелёным «карандашом» или ссылка «Начислено»). Проверьте три ключевые цифры: средний дневной заработок, процент оплаты и разбивку «за счёт работодателя / за счёт СФР».

Для детального анализа сформируйте печатную форму «Расчёт среднего заработка» — она показывает, какие суммы и за какие годы вошли в расчёт. Если сотрудник приносил справку о заработке с прошлого места работы, сверьте, что эти суммы учтены.

Сверьте итоговую сумму с ручным прикидочным расчётом: средний заработок × процент по стажу × количество дней. Расхождение в копейках допустимо из-за округления, но существенная разница означает ошибку в исходных данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Процент оплаты

Норма

Соответствует стажу: 60%, 80% или 100%

Тревожный признак

Процент занижен — скорее всего, не заполнен стаж в карточке сотрудника

Средний заработок

Норма

Учтены выплаты за оба расчётных года, включая справки от прошлых работодателей

Тревожный признак

Заработок нулевой или явно занижен — не хватает данных за расчётный период

Разбивка финансирования

Норма

Первые 3 дня при болезни сотрудника — за счёт работодателя, остальное — СФР

Тревожный признак

Вся сумма отнесена на работодателя при длительном больничном

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего сумма пособия получается заниженной из-за незаполненного страхового стажа. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» (в ЗУП) и внесите стаж на дату начала нетрудоспособности. После этого пересчитайте документ кнопкой «Обновить» или перепроведите его.

Вторая распространённая проблема — отсутствие заработка за расчётные годы у новых сотрудников. Данные вводятся документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Настройка» или непосредственно из больничного листа. Без этих данных программа посчитает пособие только из МРОТ.

Если больничный переходит на следующий месяц (например, с конца января на начало февраля), документ регистрируется в месяце начала нетрудоспособности, а суммы распределяются по месяцам автоматически. Не создавайте два отдельных документа на один листок — это приведёт к двойной оплате первых трёх дней.

Особенности электронных больничных (ЭЛН)

Большинство листков нетрудоспособности оформляется в электронном виде, и работодатель получает данные напрямую из СФР. В 1С для этого должен быть настроен обмен с фондом: в ЗУП это делается через настройки обмена электронными документами с использованием сертификата уполномоченного лица.

После настройки обмена откройте документ «Больничный лист», укажите номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника — программа загрузит период, причину нетрудоспособности и другие данные автоматически. Ручной ввод периода в этом случае не требуется и может привести к расхождению с данными фонда.

Если обмен не настроен, допустимо ввести данные ЭЛН вручную по информации из личного кабинета страхователя на портале СФР. Однако для регулярной работы с электронными листками настройка прямого обмена существенно экономит время и снижает риск ошибок ввода.

Выплата пособия и отражение в учёте

Начисленное пособие выплачивается сотруднику в ближайший день выплаты зарплаты вместе с остальными начислениями. В ЗУП для этого формируется ведомость (в банк, кассу или на счёт), куда сумма больничного попадает автоматически после проведения документа.

С пособия по нетрудоспособности удерживается НДФЛ, а страховые взносы на него не начисляются. Программа учитывает это автоматически при расчёте зарплаты за месяц: больничный войдёт в базу по НДФЛ, но не попадёт в базу по взносам.

В бухгалтерском учёте часть пособия за счёт работодателя относится на расходы (те же счета затрат, что и зарплата сотрудника), а часть за счёт СФР отражается расчётами с фондом. Проводки формируются документом отражения зарплаты в учёте — проверьте их перед закрытием месяца.

Частые вопросы

Что делать, если больничный рассчитался нулевой суммой?

Проверьте, есть ли у сотрудника начисления за два расчётных года и заполнен ли стаж. Если данных нет, программа должна рассчитать пособие из МРОТ — нулевая сумма обычно означает, что не указан период нетрудоспособности, не выбрана причина или сотрудник не принят на работу в базе. Также проверьте, не стоит ли в документе дата, за которую зарплата уже закрыта.

Как ввести справку о заработке от предыдущего работодателя?

В ЗУП используйте документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» — его можно создать из раздела «Настройка» или прямо из больничного листа по соответствующей ссылке. Укажите годы и суммы по справке, после чего пересчитайте больничный. В Бухгалтерии данные вводятся из формы расчёта больничного по кнопке изменения данных для расчёта среднего заработка.

Можно ли исправить уже проведённый больничный?

Да, если период ещё не закрыт: откройте документ, внесите изменения и перепроведите его. Если зарплата за месяц уже выплачена и отчётность сдана, корректировку лучше выполнять через механизмы сторнирования или доначисления, чтобы не исказить сданные формы. В сложных случаях используйте документ «Сторнирование начислений».

Как начислить больничный совместителю?

Создайте отдельный документ «Больничный лист» по каждому месту работы: по основному сотруднику и по внутреннему совместителю. Программа рассчитает пособие по каждому из них исходя из заработка на соответствующем месте работы. Для внешних совместителей действуют особые правила в зависимости от того, где человек работал в расчётные годы.

Почему первые три дня оплачены за счёт работодателя, а не СФР?

Таков порядок финансирования при заболевании или травме самого сотрудника: первые три дня оплачивает работодатель, с четвёртого дня — фонд. Если причина нетрудоспособности другая (уход за ребёнком, карантин, протезирование), пособие полностью финансируется СФР с первого дня — проверьте правильность выбранной причины в документе.

Нужно ли начислять взносы на сумму больничного?

Нет, пособие по временной нетрудоспособности не облагается страховыми взносами — ни часть за счёт работодателя, ни часть за счёт СФР. При этом НДФЛ с пособия удерживается в общем порядке. Программа учитывает эти правила автоматически при расчёте зарплаты за месяц.