Как добавить нового сотрудника в 1С

Добавление нового сотрудника в программе 1С — это не одно действие, а цепочка операций: создание физического лица, оформление карточки сотрудника и документ приёма на работу. Если пропустить хотя бы один шаг, сотрудник не попадёт в расчёт зарплаты, а отчётность по нему сформируется с ошибками. Порядок действий немного различается в зависимости от конфигурации — чаще всего используются «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия».

Основной принцип одинаков во всех конфигурациях: сначала в справочнике «Физические лица» создаётся человек с персональными данными, затем на его основе создаётся сотрудник — запись, связывающая физическое лицо с организацией и условиями труда. Именно поэтому один и тот же человек может числиться в программе как сотрудник нескольких организаций или работать по совместительству.

Перед началом работы подготовьте паспортные данные, СНИЛС, ИНН (если есть), реквизиты приказа о приёме, оклад или тарифную ставку и график работы. Наличие этих сведений под рукой избавит от необходимости прерывать ввод и потом искать, где исправить незаполненные поля.

Какие данные подготовить перед заведением сотрудника

Качество кадрового учёта в 1С напрямую зависит от полноты исходных данных. Программа не даст провести документ приёма без ключевых реквизитов, а отсутствие СНИЛС или ИНН позже приведёт к ошибкам при выгрузке отчётности в фонды.

Минимальный набор сведений:

• ФИО полностью, дата рождения, пол;
• паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
• СНИЛС и ИНН — обязательны для отчётности;
• дата приёма, подразделение, должность из штатного расписания;
• размер оклада или тарифной ставки и вид начисления;
• график работы (пятидневка, сменный и т. д.);
• реквизиты приказа о приёме на работу.

Если сотрудник принимается по совместительству или на ставку 0,5, это нужно знать заранее: вид занятости и количество ставок указываются при оформлении приёма и влияют на расчёт зарплаты и средний заработок.

Создание физического лица в справочнике

Откройте раздел «Кадры» → «Физические лица» (в 1С:Бухгалтерии — «Справочники» → «Физические лица») и нажмите кнопку «Создать». Перед созданием новой записи воспользуйтесь поиском по ФИО и СНИЛС: если человек уже работал в организации, его карточка может существовать, и создание дубликата приведёт к двойным записям в отчётности.

В карточке физического лица заполните ФИО — лучше через кнопку «Изменить» рядом с полем, чтобы программа сохранила историю изменения фамилии. Укажите дату рождения, пол, затем по гиперссылкам введите документ, удостоверяющий личность, страховое свидетельство (СНИЛС) и ИНН. Адреса и телефоны заполняются в разделе «Контактная информация».

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка физического лица сохранена — теперь на её основе можно создавать сотрудника.

Создание карточки сотрудника

Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В форме нового сотрудника укажите организацию (если в базе их несколько) и выберите созданное ранее физическое лицо — программа подтянет персональные данные автоматически. Если физлицо ещё не создано, его можно завести прямо из этой формы: данные сохранятся в обоих справочниках.

Поле «Табельный номер» обычно заполняется автоматически по порядку. Менять его вручную стоит только если в организации принята собственная нумерация. Поле «Вид занятости» (основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство) определяет, как сотрудник будет отображаться в кадровых отчётах.

После записи карточки сотрудник появляется в списке, но в расчёт зарплаты он ещё не попадает — для этого нужен кадровый документ о приёме.

Оформление приёма на работу

Это ключевой шаг, без которого сотрудник остаётся «неоформленным» для расчётного модуля. В карточке сотрудника нажмите «Оформить документ» → «Приём на работу» либо создайте документ через раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения».

В документе укажите:

1. дату приёма — с неё начнут действовать начисления и пойдёт стаж;
2. подразделение и должность — при включённом штатном расписании выбирается позиция штатного расписания;
3. количество ставок — для неполного рабочего времени укажите долю ставки;
4. график работы — от него зависит расчёт нормы времени;
5. начисления — оклад, надбавки, премии; размер оклада вводится в табличной части «Начисления»;
6. при необходимости — условия испытательного срока и сведения о трудовом договоре.

Проверьте вкладку «Печать»: программа умеет формировать типовой приказ о приёме (форма Т-1) на основании введённых данных. После проверки нажмите «Провести и закрыть» — с этого момента сотрудник считается принятым.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Физические лица», найдите человека поиском или создайте новую карточку с паспортом, СНИЛС и ИНН
2. 2
   Перейдите в «Кадры» → «Сотрудники», создайте сотрудника и привяжите его к физическому лицу и организации
3. 3
   Оформите документ «Приём на работу»: дата, подразделение, должность, ставка, график, оклад
4. 4
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1 при необходимости
5. 5
   Проверьте результат: сотрудник виден в списке, попадает в табель и документ начисления зарплаты

Особенности для 1С:Бухгалтерии и разных сценариев

В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый блок проще: сотрудники создаются в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», а приём оформляется кнопкой «Оформить документ» → «Приём на работу» прямо из карточки. Набор полей меньше, чем в ЗУП, но логика та же: физическое лицо → сотрудник → приём. Если учёт зарплаты ведётся во внешней программе, документы приёма в бухгалтерии могут вообще не использоваться — достаточно карточки сотрудника для выгрузки выплат.

Приём по совместительству

Для внутреннего совместительства создавайте нового сотрудника на то же физическое лицо с видом занятости «Внутреннее совместительство» — у человека будет два сотрудника и два отдельных начисления. Для внешнего совместительства физлицо создаётся как обычно, а вид занятости — «Внешнее совместительство».

Повторный приём ранее уволенного

Не создавайте новое физическое лицо: найдите существующее, создайте на его основе сотрудника (или используйте прежнего, если конфигурация это позволяет) и оформите новый документ приёма актуальной датой. Так сохранится непрерывная история человека в базе.

Сравнение вариантов

1С:Зарплата и управление персоналом

Полный кадровый учёт: штатное расписание, приказы, отпуска, больничные, отчётность. Подходит, когда зарплату считают в 1С

1С:Бухгалтерия

Упрощённый кадровый блок: карточка сотрудника и приём для расчёта зарплаты и выгрузки выплат. Достаточно для небольшого штата

Загрузка из файла или обмен

При массовом приёме данные можно загрузить через обработки или обмен между конфигурациями. Требует подготовленного файла и проверки соответствия полей

Проверка результата и типичные проблемы

После проведения приёма убедитесь, что всё сделано правильно. Откройте список сотрудников — новый сотрудник должен отображаться без пометки «не принят». Сформируйте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма: сотрудник должен автоматически попасть в табличную часть с рассчитанным окладом пропорционально отработанным дням.

Дополнительно проверьте кадровый отчёт «Штатные сотрудники» или «Список сотрудников» — там должны отражаться должность, подразделение и дата приёма. Если сотрудника нет в начислении зарплаты, чаще всего причина в том, что документ приёма не проведён, дата приёма позже расчётного периода или не назначено ни одного планового начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке

Норма

Отображается с подразделением и должностью

Тревожный признак

Помечен как не принятый или отсутствует

Документ приёма

Норма

Проведён, дата и оклад корректны

Тревожный признак

Документ сохранён, но не проведён

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудник заполняется в документ автоматически

Тревожный признак

Сотрудника нет в списке выбора

Отчётность

Норма

СНИЛС и ИНН проходят проверку без ошибок

Тревожный признак

Программа сообщает о незаполненных данных

Если при проведении приёма программа выдаёт ошибку «Позиция штатного расписания не найдена», сначала создайте или утвердите штатное расписание с нужной должностью. При ошибке «Сотрудник уже принят» проверьте, не оформлен ли приём ранее — возможно, документ уже существует и его нужно отредактировать, а не создавать новый.

Частые вопросы

Почему новый сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Чаще всего документ «Приём на работу» не проведён или в нём не назначено плановое начисление (оклад). Также проверьте, что дата приёма попадает в расчётный период, а сотрудник не уволен более поздним документом.

Можно ли завести сотрудника без СНИЛС и ИНН?

Технически карточку и приём можно оформить без этих данных, но при формировании отчётности в фонды программа выдаст ошибку. Рекомендуется запросить у сотрудника СНИЛС и ИНН до оформления приёма.

Как оформить сотрудника на полставки?

В документе приёма укажите количество ставок 0,5 и выберите график неполного рабочего времени. Оклад вводится из расчёта полной ставки — программа сама рассчитает сумму пропорционально.

Что делать, если случайно создан дубликат физического лица?

Не удаляйте записи вручную, если по ним есть документы. Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование»): она объединит карточки и переназначит ссылки в документах на одну запись.

Нужно ли оформлять приём, если зарплата считается в другой программе?

Если 1С используется только для ведения бухгалтерии, а расчёт зарплаты ведётся во внешней системе, достаточно карточки сотрудника для оформления выплат и справок. Но для корректной отчётности по взносам кадровые документы лучше оформлять.