Как создать ведомость в 1С: пошаговая инструкция

Ведомость в 1С — это документ, которым оформляется выплата денег сотрудникам: зарплаты, аванса, премии, отпускных или увольнительных. Без корректно созданной ведомости программа не зафиксирует факт выплаты, а значит, не закроется задолженность перед работником, не сформируются проводки и не уйдёт уведомление по НДФЛ. Поэтому ведомость — не формальность, а обязательный шаг расчёта.

Порядок создания зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) ведомости находятся в разделе «Выплаты», в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры». Логика везде одинаковая: выбирается способ выплаты (в кассу, на банковские счета, через зарплатный проект или через раздатчика), указывается период, программа автоматически подбирает сотрудников с задолженностью и заполняет суммы.

Ниже разобран полный цикл работы с ведомостью: от выбора вида документа до проверки результата, а также типичные ошибки, из-за которых суммы «не сходятся» или сотрудники не попадают в список.

Какие виды ведомостей есть в 1С и какую выбрать

В 1С существует несколько видов ведомостей, и выбор зависит от того, как организация выдаёт деньги сотрудникам. Каждый вид формирует свой набор проводок и печатных форм, поэтому перепутать их — значит получить ошибки в учёте.

• Ведомость в банк — выплата на личные карты сотрудников вне зарплатного проекта. Для каждого работника в лицевых данных должен быть указан банковский счёт.
• Ведомость на счета — используется в некоторых версиях для перечисления на произвольные счета.
• Ведомость через зарплатный проект — выплата в рамках договора с банком. Требуется, чтобы зарплатный проект был создан в программе и сотрудники были к нему подключены с указанием лицевых счетов.
• Ведомость в кассу — наличная выплата через кассу организации. На её основе формируется расходный кассовый ордер.
• Ведомость через раздатчика — наличная выплата, которую раздаёт не кассир, а доверенное лицо.

Сравнение вариантов

Ведомость в кассу

Подходит для небольших организаций с наличной выдачей. Ограничение: нужно оформлять РКО и следить за кассовой дисциплиной.

Ведомость через зарплатный проект

Оптимально при массовых выплатах на карты одного банка. Ограничение: требуется действующий договор с банком и заполненные лицевые счета.

Ведомость в банк

Подходит для разовых переводов на личные карты в разных банках. Ограничение: реквизиты счёта каждого сотрудника вносятся вручную.

Если организация использует несколько способов выплаты одновременно — например, часть сотрудников получает деньги на карты, а часть в кассе, — создаются отдельные ведомости по каждому способу за один и тот же период. Программа не допустит двойной выплаты: уже включённый в проведённую ведомость сотрудник не попадёт в следующую за тот же период и вид выплаты.

Что подготовить перед созданием ведомости

Ведомость заполняется автоматически, но только при условии, что предварительные шаги выполнены. Если пропустить подготовку, документ создастся пустым или с неправильными суммами.

Во-первых, должен быть рассчитан и проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц. Именно он формирует задолженность перед сотрудниками, которую ведомость будет закрывать. Во-вторых, для выплаты аванса проверьте настройку способа выплаты аванса в карточке сотрудника или в учётной политике — фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца.

Полезно перед созданием ведомости сформировать отчёт по задолженности и сверить его с ожиданиями. Если отчёт показывает ноль там, где должна быть сумма, искать причину нужно до создания ведомости, а не после.

Пошаговое создание ведомости в 1С:ЗУП

Основной сценарий рассмотрим на примере 1С:Зарплата и управление персоналом — это самая распространённая конфигурация для расчёта зарплаты.

1. 1
   Откройте раздел «Выплаты» и выберите нужный журнал: «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу» или «Ведомости через зарплатный проект»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид документа
3. 3
   Укажите организацию, месяц начисления и дату выплаты
4. 4
   В поле «Выплачивать» выберите вид выплаты: зарплата за месяц, аванс, отпускные и т.д.
5. 5
   Нажмите кнопку «Заполнить» — табличная часть заполнится сотрудниками с задолженностью
6. 6
   Проверьте колонки «К выплате» и «НДФЛ», при необходимости скорректируйте вручную
7. 7
   Нажмите «Провести и закрыть»

Ключевое поле документа — «Выплачивать». От него зависит, какую задолженность программа подберёт при заполнении. Например, при выборе «Зарплата» подтянутся суммы по итогам месяца за вычетом уже выплаченного аванса, а при выборе «Аванс» — суммы, рассчитанные по настройкам аванса. Неверно выбранный вид выплаты — самая частая причина «неправильных» сумм в ведомости.

Дата выплаты тоже имеет значение: она определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ. Если выплата проходит в следующем месяце, указывайте реальную дату перечисления, иначе отчётность по НДФЛ сформируется с искажениями.

Создание ведомости в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии механизм проще, поскольку расчёт зарплаты там обычно ведётся в упрощённом виде или импортируется из ЗУП. Ведомости находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» / «Ведомости в кассу» / «Ведомости на счета».

Порядок действий аналогичен: создаётся документ, указывается период и вид выплаты, нажимается «Заполнить». Программа подбирает сотрудников, по которым числится кредитовое сальдо по счёту 70. Если зарплата рассчитывается непосредственно в Бухгалтерии, перед ведомостью должен быть проведён документ «Начисление зарплаты».

После проведения ведомости в Бухгалтерии формируются проводки по выплате: Дт 70 — Кт 50 (касса) или Дт 70 — Кт 51 (расчётный счёт). Проверить их можно через кнопку «Дт/Кт» в проведённом документе.

Как проверить, что ведомость сформирована правильно

Проведение документа — ещё не финал. Перед тем как считать выплату завершённой, выполните контрольные проверки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма ведомости

Норма

Совпадает с задолженностью по отчёту за вычетом ранее выплаченного

Тревожный признак

Сумма отличается, есть лишние или отсутствующие сотрудники

Колонка НДФЛ

Норма

Налог заполнен и соответствует расчёту за месяц

Тревожный признак

НДФЛ пустой или задвоен

Остаток задолженности после проведения

Норма

По выплаченным сотрудникам задолженность закрыта

Тревожный признак

Долг остался или стал отрицательным

Проводки в Бухгалтерии

Норма

Дт 70 — Кт 50/51 на сумму ведомости

Тревожный признак

Проводок нет или счета другие

Особое внимание уделите сотрудникам, уволенным в расчётном месяце, и тем, кто был в отпуске или на больничном: по ним суммы часто требуют ручной корректировки, если межрасчётные выплаты уже проводились отдельными ведомостями.

Если выплата идёт через зарплатный проект, после проведения ведомости сформируйте файл обмена с банком и убедитесь, что банк подтвердил зачисление. В ЗУП есть механизм подтверждения выплаты — до подтверждения программа может считать выплату незавершённой.

Типичные ошибки и как их исправить

Если ошибка обнаружена после проведения, не редактируйте проведённый документ «задним числом» без необходимости: перепроведение ведомостей может затронуть уже сданную отчётность по НДФЛ. Безопасный путь — распровести ошибочную ведомость, исправить причину (начисление, способ выплаты, дату) и создать документ заново. Если отчётность по этому периоду уже сдана, сначала оцените, потребуется ли уточнённый расчёт.

Удобно завести правило: ведомости на зарплату создаются только после сверки отчёта «Задолженность по зарплате» с расчётными листками. Пятиминутная сверка до выплаты экономит часы на поиск расхождений после неё.

Частые вопросы о ведомостях в 1С

Почему ведомость заполняется не всеми сотрудниками?

Программа включает только тех, у кого есть невыплаченная задолженность выбранного вида и заполнен способ выплаты. Проверьте карточку сотрудника: указан ли банковский счёт или зарплатный проект. Также убедитесь, что сотрудник не включён в другую проведённую ведомость за тот же период.

Можно ли выплатить зарплату одному сотруднику, а не всем?

Да. Заполните ведомость автоматически, затем удалите лишние строки вручную, либо добавьте сотрудника кнопкой «Подбор». В ЗУП также есть документы для межрасчётных выплат, где сразу выбирается конкретный работник.

Чем ведомость на аванс отличается от ведомости на зарплату?

Отличается значение поля «Выплачивать». При авансе программа берёт сумму по настройкам аванса (фиксированная сумма, процент или расчёт за первую половину месяца), при зарплате — остаток задолженности по итогам месяца за минусом уже выплаченного. Проводки и влияние на НДФЛ у них разные.

Что делать, если сумма в ведомости не совпадает с расчётным листком?

Сначала проверьте, не было ли межрасчётных выплат: отпускные, больничные и аванс уменьшают сумму к выплате по итогам месяца. Затем сформируйте отчёт «Задолженность по зарплате» — он покажет, из чего сложилась сумма. Расхождение без видимых причин обычно означает непроведённый документ начисления или ручную правку в одной из ведомостей.

Нужно ли создавать ведомость, если зарплата перечисляется одной платёжкой?

Да, если учёт ведётся в 1С. Без проведённой ведомости задолженность перед сотрудниками в программе не закроется, отчёты будут показывать долг, а данные по НДФЛ о выплате не сформируются. Ведомость — это учётный документ, а платёжное поручение — банковский, один другого не заменяет.

Как исправить ошибочно проведённую ведомость?

Если период ещё открыт и отчётность не сдана, распроведите ведомость, устраните причину ошибки и заполните документ заново. Если отчётность по НДФЛ уже сдана, действуйте осторожно: исправление может потребовать подачи уточнённого расчёта. Перед любыми правками прошлых периодов сделайте резервную копию базы.