Как в 1С 8.3 начислить выходное пособие

Выходное пособие при увольнении — обязательная выплата в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом: сокращение штата, ликвидация организации, призыв на военную службу и ряд других оснований. В 1С 8.3 Зарплата и управление персоналом (ЗУП) начисление пособия выполняется через документ «Увольнение» либо отдельным разовым начислением, в зависимости от настроек программы и характера выплаты.

Корректность начисления зависит от трёх вещей: правильно настроенного вида расчета, верно указанного среднего заработка и правильных настроек налогообложения. Ошибка в любом из этих элементов приводит к неверным суммам в расчетном листке, отчетах по НДФЛ и страховым взносам.

Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек до контроля результата, а также особые ситуации — пособие сверх трехкратного среднего заработка, компенсации по соглашению сторон и доначисления.

Проверьте настройки вида расчета перед начислением

Прежде чем оформлять увольнение, убедитесь, что в программе есть вид расчета для выходного пособия. Откройте раздел «Настройка — Начисления» и найдите начисление с назначением «Выходное пособие» (в типовой поставке оно обычно называется «Выходное пособие» или «Компенсация при увольнении»). Если подходящего вида нет, создайте его копированием типового или вручную.

В карточке начисления ключевые параметры: назначение — «Выходное пособие», способ расчета — «По среднему заработку» с указанием количества дней или месяцев, код дохода по НДФЛ и настройка обложения страховыми взносами. В пределах трехкратного (на Крайнем Севере — шестикратного) среднего месячного заработка пособие не облагается НДФЛ и взносами; сверх этого лимита — облагается. В типовой конфигурации это учитывается автоматически при правильном коде дохода.

Начисление пособия через документ «Увольнение»

Основной способ — документ «Увольнение» (раздел «Кадры — Приемы, переводы, увольнения» или «Зарплата — Увольнения», в зависимости от версии). Создайте документ, выберите сотрудника, укажите дату увольнения и основание — статью ТК РФ. Именно основание определяет право на пособие и его размер.

Если в настройках учетной политики включено начисление выходного пособия, в документе появится соответствующая вкладка или табличная часть. Укажите количество дней (при двухнедельном пособии) или месяцев (при сокращении — обычно один месячный заработок, далее по решению о сохранении заработка на период трудоустройства). Программа автоматически рассчитает средний заработок за расчетный период и сумму пособия.

В этом же документе рассчитываются компенсация за неиспользованный отпуск и окончательный расчет по зарплате. Проверьте все вкладки перед проведением: исправить проведенный документ сложнее, чем заполнить его внимательно сразу.

1. 1
   Проверьте вид расчета «Выходное пособие» в разделе «Настройка — Начисления»
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника, дату и основание по ТК РФ
3. 3
   Укажите количество дней или месяцев пособия на соответствующей вкладке
4. 4
   Проверьте рассчитанный средний заработок через кнопку расшифровки
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчетный листок сотрудника
6. 6
   Сверьте сумму в отчетах по НДФЛ и страховым взносам

Как программа считает средний заработок для пособия

Средний заработок для выходного пособия рассчитывается по правилам постановления Правительства № 922: берутся начисления за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения, и фактически отработанное время. Формула: средний дневной заработок = сумма выплат расчетного периода / количество отработанных дней.

Чтобы увидеть, что вошло в расчет, в документе «Увольнение» нажмите на сумму среднего заработка или кнопку с расшифровкой — откроется форма с помесячной детализацией. Здесь же можно вручную скорректировать период или суммы, если, например, сотрудник принят недавно и стандартный расчетный период неприменим.

Типичная ситуация: сотрудник проработал меньше 12 месяцев. Тогда расчетный период — фактически отработанное время с даты приема до месяца увольнения. Программа обрабатывает это автоматически, но проверить детализацию стоит всегда: исключены ли периоды больничных, отпусков без сохранения зарплаты и простоев.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний заработок в документе

Норма

Совпадает с расчетом по расчетным листкам за 12 месяцев

Тревожный признак

Периоды больничных или отпусков включены в расчет

Сумма пособия в расчетном листке

Норма

Равна среднему заработку × указанное число дней/месяцев

Тревожный признак

Сумма отличается, вид расчета не выводится

НДФЛ с пособия

Норма

Не удержан в пределах трехкратного заработка

Тревожный признак

Налог удержан со всей суммы без превышения лимита

Начисление пособия отдельным документом

Если пособие выплачивается после увольнения — например, сохраняемый заработок на второй и третий месяц по решению службы занятости — используйте документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата») или, в некоторых версиях, «Простои, отсутствия» / специализированный документ для выплат бывшим сотрудникам. Выберите тот же вид расчета «Выходное пособие», укажите бывшего сотрудника и сумму или период.

Альтернатива — документ «Премия» с видом начисления, настроенным как разовая выплата, но это менее корректный путь: у премии другие настройки налогообложения и отражения в отчетности. Используйте профильные документы, чтобы 6-НДФЛ и расчет по взносам заполнились правильно.

Сравнение вариантов

Документ «Увольнение»

Подходит для пособия, выплачиваемого в день увольнения. Автоматический расчет среднего заработка, все выплаты в одном документе.

«Разовое начисление»

Для выплат бывшему сотруднику после увольнения (второй-третий месяц поиска работы). Сумму и средний заработок часто вводят вручную.

Ручной ввод суммы

Когда средний заработок рассчитан вне программы или по особым правилам (суммированный учет, особые соглашения). Требует тщательной проверки налогов.

Налогообложение: НДФЛ и страховые взносы

Выходное пособие в пределах трехкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера) освобождено от НДФЛ и страховых взносов. Сумма превышения облагается и налогом, и взносами в общем порядке. В типовой 1С ЗУП это реализовано через код дохода и вид дохода по взносам в настройках начисления.

Проверьте результат в отчетах: «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» (раздел «Отчеты, справки»). Пособие в пределах лимита должно отражаться как необлагаемый доход, превышение — как облагаемое. Если налог удержан со всей суммы, чаще всего неверно указан код дохода в виде расчета или использован неподходящий вид начисления.

Особые ситуации и типичные ошибки

Компенсация по соглашению сторон формально не является выходным пособием по ТК, но в программе часто оформляется тем же механизмом. Проверьте локальные акты и соглашение: от формулировки зависит налогообложение. При сомнениях создайте отдельный вид начисления с явными настройками.

Если после проведения увольнения обнаружилась ошибка в среднем заработке, не редактируйте прошлые периоды напрямую — используйте документ «Сторнирование начислений» или отмените проведение увольнения, исправьте данные (например, неучтенную премию) и проведите заново. Помните, что перерасчет затронет уже сданную отчетность.

Перед массовым сокращением заведите отдельный вид расчета для пособия по сокращению и проверьте его на одном тестовом сотруднике: сформируйте расчетный листок, справку о доходах и свод взносов. Это быстрее, чем исправлять десятки документов после обнаружения ошибки в настройке.

Контроль результата и отчетность

После проведения документов сформируйте расчетный листок сотрудника — в нем должна быть отдельная строка с выходным пособием. Затем проверьте «Свод начислений и удержаний» по организации: пособие должно попасть в фонд выплат с правильным видом начисления.

Для выплат бывшим сотрудникам следите за датой выплаты: от нее зависит срок перечисления НДФЛ с облагаемой части и отражение в 6-НДФЛ. Выплату оформляйте отдельной ведомостью с указанием фактической даты, а не датой увольнения.

Частые вопросы

Что делать, если в документе «Увольнение» нет вкладки с выходным пособием?

Проверьте настройки учетной политики организации и наличие вида расчета с назначением «Выходное пособие» в справочнике начислений. Также убедитесь, что выбрано основание увольнения, дающее право на пособие, — для некоторых статей ТК программа не предлагает пособие автоматически.

Как начислить пособие за второй месяц после сокращения?

Используйте документ «Разовое начисление» (или аналог для выплат бывшим сотрудникам), выберите вид расчета «Выходное пособие» и укажите сумму по среднему заработку, рассчитанному при увольнении. Основание — заявление работника и подтверждение отсутствия трудоустройства.

Почему с пособия удержали НДФЛ, хотя сумма небольшая?

Чаще всего в виде расчета указан облагаемый код дохода или использован непрофильный вид начисления (например, премия). Проверьте настройки начисления: код дохода и вид дохода по взносам должны соответствовать компенсациям при увольнении.

Можно ли изменить сумму пособия вручную?

Да, в документе «Увольнение» сумму и средний заработок можно отредактировать вручную — например, если расчет выполнен по особым правилам или внешней программе. После ручной правки обязательно перепроверьте НДФЛ, взносы и расчетный листок.

Как оформить компенсацию по соглашению сторон?

Формально это не пособие по ТК, поэтому рекомендуется отдельный вид начисления с настройками налогообложения, соответствующими условиям соглашения и локальных актов. Начисление проводится через «Увольнение» или разовое начисление с этим видом расчета.

Нужно ли пересчитывать пособие, если после увольнения нашлась неучтенная премия?

Да, если премия относится к расчетному периоду и влияет на средний заработок. Отмените проведение увольнения или используйте механизм сторнирования и доначисления, затем пересчитайте пособие и отразите изменения в отчетности.