Другое · 11 мин
Как уволить сотрудника без 1С: оформление и расчёт вручную
Как оформить увольнение сотрудника без 1С: приказ по форме Т-8, запись в трудовую книжку, расчёт выплат, отчётность в СФР и личная карточка.
Увольнение сотрудника без использования 1С — вполне рабочий сценарий для небольших компаний и ИП, которые ведут кадровый учёт на бумаге, в Word и Excel. Законодательство не обязывает работодателя применять конкретную программу: требования Трудового кодекса касаются содержания документов и сроков, а не инструмента, которым они подготовлены.
Ключевые обязанности работодателя при увольнении не зависят от способа учёта: издать приказ, ознакомить с ним работника, внести запись в трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, выдать полный расчёт в последний рабочий день и подать сведения в Социальный фонд России. Всё это можно сделать вручную, если знать точный порядок действий и типовые формы.
Главная сложность ручного ведения — расчёт компенсации за неиспользованный отпуск и удержание НДФЛ. Ошибки в этих суммах чаще всего становятся причиной споров с бывшим работником и претензий налоговой, поэтому расчёту стоит уделить особое внимание.
Определите основание увольнения
Порядок оформления и содержание записей зависят от основания прекращения трудового договора. На практике чаще всего встречаются три варианта: по инициативе работника (статья 80 ТК РФ), по соглашению сторон (статья 78 ТК РФ) и по инициативе работодателя (статья 81 ТК РФ). Каждое основание требует своего первичного документа.
При увольнении по собственному желанию работник подаёт заявление не менее чем за две недели до даты увольнения, если иной срок не согласован сторонами. Заявление пишется в произвольной форме от руки или печатается, обязательно с подписью и датой. Зарегистрируйте его во входящем журнале или попросите работника поставить отметку о приёме на вашем экземпляре — это защитит обе стороны от споров о сроках.
При увольнении по соглашению сторон составляется отдельное соглашение о расторжении трудового договора с указанием даты прекращения и, если договорились, размера компенсации. При увольнении по инициативе работодателя потребуется документальное обоснование: акты, служебные записки, приказы о дисциплинарных взысканиях — в зависимости от конкретного пункта статьи 81 ТК РФ.
Как выбрать действие
Издайте приказ об увольнении
Приказ о прекращении трудового договора оформляется по унифицированной форме Т-8 (или Т-8а при увольнении нескольких работников) либо по самостоятельно разработанной форме, утверждённой в учётной политике организации. Использование собственных форм законно, но в них должны быть все обязательные реквизиты.
В приказе укажите: ФИО работника, его должность и структурное подразделение, основание увольнения со ссылкой на пункт и статью ТК РФ, дату последнего рабочего дня и реквизиты первичного документа (заявления или соглашения). Формулировка основания должна дословно совпадать с формулировкой в Трудовом кодексе — она же пойдёт в трудовую книжку.
Ознакомьте работника с приказом под подпись в день увольнения. Если работник отказывается подписывать, составьте акт об отказе с подписями двух свидетелей. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу, срок его хранения — десятки лет, поэтому отнеситесь к оформлению аккуратно.
Сделайте запись в трудовой книжке и личной карточке
Если работник ведёт бумажную трудовую книжку, внесите запись об увольнении в последний рабочий день: порядковый номер записи, дата, формулировка основания со ссылкой на статью ТК РФ и реквизиты приказа. Запись заверяется подписью уполномоченного лица, печатью организации (если она используется) и подписью работника.
Если работник перешёл на электронные сведения о трудовой деятельности, бумажная книжка ему уже выдана, а информация об увольнении передаётся только в СФР через форму ЕФС-1. Проверьте, какой вариант выбрал сотрудник, — от этого зависит, что вы выдаёте на руки.
Параллельно закройте личную карточку работника по форме Т-2 (если вы её ведёте): внесите запись об увольнении со ссылкой на приказ и ознакомьте работника под подпись. Внесите запись об увольнении и в раздел отпусков личной карточки, если выплачивается компенсация за неиспользованные дни.
Рассчитайте и выплатите все суммы в последний рабочий день
В день увольнения работнику положены: заработная плата за отработанное время, компенсация за все неиспользованные отпуска и иные выплаты, предусмотренные трудовым или коллективным договором (например, выходное пособие). Промедление даже на один день даёт работнику право на компенсацию за задержку и создаёт риск штрафа.
Компенсация за отпуск рассчитывается исходя из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев и количества неиспользованных дней отпуска. За каждый полный отработанный месяц положено 2,33 дня отпуска при стандартном отпуске в 28 календарных дней; остатки округляются по правилам в пользу работника. Без 1С расчёт ведите в таблице Excel с отдельными строками по каждому расчётному периоду — так проще проверить себя.
Из начисленных сумм удержите НДФЛ, а со всех облагаемых выплат начислите страховые взносы. Оформите расчёт запиской-расчётом по форме Т-61 или произвольным документом с теми же данными: начислено, удержано, к выплате. Выдайте работнику расчётные документы и справки: о заработке для расчёта пособий, сведения о начисленных взносах, выписку из ЕФС-1 и раздел 3 РСВ за период до увольнения.
Подайте сведения в СФР и налоговую
Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении работодатель обязан подать в Социальный фонд России форму ЕФС-1 с видом сведений о прекращении трудовой деятельности. Это требование действует независимо от того, ведёте вы учёт в программе или вручную.
Без 1С отчётность сдаётся через личный кабинет работодателя на портале СФР или через оператора электронного документооборота. Форму можно заполнить вручную в веб-интерфейсе: указываются данные работника, дата увольнения и реквизиты приказа. Сохраните квитанцию о приёме — она подтвердит соблюдение срока.
По итогам квартала уволенный работник попадёт в расчёт по страховым взносам и персонифицированные сведения о физлицах в налоговую. Справка о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ) выдаётся работнику в день увольнения, а в состав годовой отчётности включается в обычном порядке.
- 1Проверьте наличие первичного документа: заявления или соглашения
- 2Издайте и зарегистрируйте приказ по форме Т-8, ознакомьте работника под подпись
- 3Внесите запись в трудовую книжку или подготовьте сведения о трудовой деятельности
- 4Рассчитайте зарплату и компенсацию отпуска, оформите записку-расчёт Т-61
- 5Выплатите все суммы и выдайте справки и выписки
- 6Подайте ЕФС-1 в СФР не позднее следующего рабочего дня
- 7Сохраните квитанции и копии документов в личном деле работника
Типичные ошибки при ручном оформлении
Самая частая ошибка — нарушение срока подачи ЕФС-1. Без автоматических напоминаний программы про отчёт легко забыть, а просрочка влечёт штраф за каждый непредставленный документ. Поставьте напоминание в календаре сразу после подписания приказа.
Вторая группа ошибок — расхождения в формулировках. Если в приказе написано «по инициативе работника», а в трудовой книжке «по собственному желанию» с другой ссылкой на статью, при проверке или споре это трактуется не в пользу работодателя. Сверяйте тексты всех документов между собой перед подписанием.
Третья проблема — неполный комплект выдаваемых документов. Работник вправе запросить копии приказов, справки о заработке и взносах; отказ или задержка выдачи трудовой книжки влечёт обязанность компенсировать неполученный заработок за дни задержки.
Когда без программы обойтись сложно
Ручное ведение оправданно, когда в штате несколько человек и увольнения случаются редко. Но есть ситуации, в которых отсутствие учётной программы или помощи специалиста становится риском: сокращение штата с уведомлениями за два месяца, увольнение за дисциплинарные нарушения, расчёт при длительных больничных или отпусках без сохранения зарплаты, увольнение в период отпуска по беременности и родам.
В этих случаях цена ошибки ощутимо выше стоимости разовой консультации кадровика или бухгалтера. Работник, уволенный с нарушением процедуры, может быть восстановлен на работе через суд с оплатой вынужденного прогула — это самый дорогой сценарий для работодателя.
Как проверить результат
Подписан работником, зарегистрирован, формулировка совпадает с ТК РФ
Нет подписи работника или акта об отказе, формулировка произвольная
Выплачен в последний рабочий день, есть записка-расчёт
Выплата перенесена «на день зарплаты»
Подана не позднее следующего рабочего дня, есть квитанция
Отчёт отправлен с опозданием или забыт
Запись заверена подписями и печатью, книжка выдана в день увольнения
Книжка удерживается или запись не заверена
Что важно запомнить
Увольнение без 1С требует ручного оформления того же комплекта документов: заявление или соглашение, приказ Т-8, запись в трудовую книжку, расчёт Т-61 и подача ЕФС-1 в СФР на следующий рабочий день. Контролируйте три критичных момента: идентичность формулировок, полный расчёт в последний рабочий день и сроки отчётности.
Частые вопросы
Обязательно ли использовать форму Т-8 или можно свой шаблон?
Использовать унифицированную форму не обязательно: организация вправе утвердить собственный бланк приказа. Главное, чтобы в нём присутствовали все необходимые данные — ФИО работника, должность, основание со ссылкой на статью ТК РФ, дата увольнения и реквизиты первичного документа. Собственную форму закрепите в учётной политике.
Что делать, если работник не пришёл за трудовой книжкой в день увольнения?
Направьте ему письменное уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на её отправку по почте. С момента отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Храните копию уведомления и квитанцию об отправке.
Как рассчитать компенсацию отпуска без программы, если работник отработал меньше года?
Посчитайте полные отработанные месяцы: за каждый полагается 2,33 дня отпуска при стандартной продолжительности 28 дней. Месяц, в котором отработано половина дней и более, округляется до полного. Умножьте полученное число дней на средний дневной заработок, рассчитанный за фактически отработанный период.
Можно ли подать ЕФС-1 на бумаге?
Бумажная сдача допускается только в ограниченных случаях; как правило, сведения подаются в электронном виде через личный кабинет СФР или оператора ЭДО. Уточните актуальный порядок в своём отделении фонда, но для большинства работодателей электронная подача — единственный рабочий вариант.
Нужно ли уведомлять центр занятости при обычном увольнении по собственному желанию?
Нет, при обычном увольнении одного работника по собственному желанию или соглашению сторон уведомление службы занятости не требуется. Такая обязанность возникает при сокращении штата, массовом увольнении и ликвидации организации, а также при введении режима простоя или неполного рабочего времени.