Как узнать ИНН сотрудника через 1С

ИНН сотрудника хранится в программе не в карточке «Сотрудник», а в карточке физического лица — это разные объекты справочника, и именно здесь чаще всего теряются пользователи. В типовых конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия 8 добраться до ИНН можно тремя способами: через карточку физлица, через отчёт или через консоль запросов, если доступен режим разработчика.

Ниже разобраны все варианты с точными путями по меню, условиями, при которых ИНН может не отображаться, и способами проверить корректность номера. Инструкции актуальны для типовых конфигураций; в сильно доработанных базах названия команд могут отличаться, но логика хранения данных сохраняется.

Где именно в 1С хранится ИНН сотрудника

В архитектуре типовых решений 1С один человек может быть оформлен как несколько сотрудников (основное место работы, внутреннее совместительство, разные подразделения), поэтому персональные данные — ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС — вынесены в отдельный справочник «Физические лица». Справочник «Сотрудники» содержит только ссылку на физлицо и кадровые реквизиты.

Практическое следствие: если в карточке сотрудника вы не видите ИНН, это не ошибка программы — поле просто находится уровнем глубже. А если у одного физлица случайно завели несколько карточек-дублей, ИНН может быть заполнен в одной и пустовать в другой.

Способ 1: через карточку физического лица

Самый быстрый путь в 1С:ЗУП 3.1: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → откройте нужного сотрудника двойным щелчком. В верхней части формы есть гиперссылка с ФИО физического лица — нажмите её. Откроется карточка физлица, где в поле «ИНН» указан двенадцатизначный номер.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь похожий: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → ссылка на физлицо в шапке формы. В некоторых релизах ИНН виден прямо в форме сотрудника на закладке с личными данными — он подтягивается из физлица автоматически.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Найдите сотрудника поиском по ФИО и откройте его карточку
3. 3
   Нажмите ссылку с ФИО физического лица в шапке формы
4. 4
   В карточке физлица найдите поле «ИНН» и скопируйте значение
5. 5
   Сверьте номер с документом сотрудника при необходимости

Способ 2: через список физических лиц с колонкой ИНН

Если нужно посмотреть ИНН сразу нескольких сотрудников, удобнее работать со списком физлиц. Откройте «Кадры» → «Физические лица» (в Бухгалтерии — «Справочники» → «Физические лица»). По умолчанию колонки ИНН в списке нет, её нужно добавить: кнопка «Ещё» → «Изменить форму» → найдите в дереве элементов поле «ИНН» и установите флажок видимости.

После настройки формы в списке появится колонка с ИНН, по которой работают сортировка и поиск. Это удобно и для обратной задачи — найти сотрудника по известному ИНН, например при сверке с данными из налоговой.

Способ 3: через отчёты

Когда ИНН нужен для сверки по всему штату, открывать карточки по одному долго. Используйте отчёт: в 1С:ЗУП это «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Личные данные сотрудников» (в разных релизах название может быть «Личные данные» или «Данные сотрудников»). В варианте отчёта обычно уже выведены ФИО, ИНН, СНИЛС и дата рождения.

Если ИНН в отчёте отсутствует, откройте настройки варианта («Ещё» → «Изменить вариант отчёта»), на закладке «Поля» добавьте «ИНН» и сформируйте отчёт заново. Результат можно отфильтровать по подразделению и выгрузить в Excel.

Способ 4: через консоль запросов (для администратора)

Если у вас есть доступ к инструментам разработчика, ИНН можно получить запросом к справочнику «ФизическиеЛица». Это удобно, когда нужно выгрузить данные по условию — например, всех, у кого ИНН не заполнен.

ВЫБРАТЬ
	ФизическиеЛица.Наименование КАК ФИО,
	ФизическиеЛица.ИНН КАК ИНН
ИЗ
	Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическиеЛица
ГДЕ
	ФизическиеЛица.ИНН = ""

Запрос выше вернёт список физлиц с пустым ИНН — это стандартная проверка перед сдачей отчётности в ФНС, где незаполненный ИНН при наличии у сотрудника приводит к предупреждениям при выгрузке.

Почему ИНН может не отображаться

Чаще всего поле пустое по одной из трёх причин: ИНН просто не внесли при приёме на работу; заведён дубль физлица, и вы смотрите не ту карточку; либо у вашей учётной записи нет прав на просмотр персональных данных. В последнем случае поле может быть скрыто или недоступно — это настраивается через профили групп доступа.

Отдельная ситуация — сотрудник без ИНН. Закон не обязывает работника получать ИНН, поэтому пустое поле само по себе не ошибка. Но для электронной отчётности и сверок с ФНС желательно запросить у сотрудника номер или документ о его отсутствии.

Проверка корректности ИНН

ИНН физического лица состоит из 12 цифр, причём последние две — контрольные, вычисляемые по алгоритму. 1С при вводе проверяет контрольную сумму и выдаёт предупреждение, если номер не сходится. Если программа ругается при сохранении — почти наверняка в номере опечатка.

Дополнительно номер можно сверить через сервис проверки ИНН на сайте ФНС. Помните: сервис подтверждает существование номера, но не раскрывает, кому он принадлежит, поэтому принадлежность сверяйте по документу сотрудника.

Типичные ошибки при работе с ИНН в 1С

Частые вопросы