Как уволить сотрудника в 1С ЗУП: подробная инструкция

Увольнение сотрудника в 1С ЗУП оформляется одним документом «Увольнение», который автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Однако корректность результата зависит от правильно заполненных данных: даты увольнения, основания, остатков отпуска и порядка выплаты. Ошибки на любом из этих шагов приводят к неверным суммам в расчётном листке, отчётах и справках для сотрудника.

Перед оформлением увольнения важно убедиться, что в программе введены все начисления и кадровые документы за период работы сотрудника, включая больничные, отпуска и командировки. Если какие-то документы не проведены или зарплата за последний месяц ещё не рассчитана, документ увольнения подтянет неполные данные, и итоговый расчёт придётся переделывать.

Инструкция ниже ориентирована на 1С ЗУП редакции 3.1 — актуальную версию программы. В редакции 2.5 логика похожа, но расположение команд и название некоторых полей отличаются.

Что проверить перед оформлением увольнения

Документ «Увольнение» использует накопленные по сотруднику данные, поэтому расчёт будет корректным только при полном учёте. Проверьте, что в базе проведены все документы за период работы: приёмы на работу, кадровые переводы, отпуска, больничные, отсутствия, командировки и премии. Непроведённый отпуск или больничный исказит средний заработок и стаж для компенсации.

Особое внимание уделите остаткам отпусков. Откройте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты по кадрам») и сверьте данные программы с учётными данными. Если остатки в программе расходятся с фактическими, скорректируйте их документом «Ввод остатков отпусков» до оформления увольнения — иначе компенсация рассчитается неверно.

Также убедитесь, что зарплата за предыдущие месяцы рассчитана и отражена в учёте. Если увольнение происходит в середине месяца, оклад за отработанные дни текущего месяца программа рассчитает прямо в документе увольнения.

Контрольные точки

Что проверить до увольнения

Отчёт «Остатки отпусков»

Норма

Остаток совпадает с кадровыми данными

Тревожный признак

Остаток нулевой или явно занижен при фактически неиспользованном отпуске

Начисления за период работы

Норма

Все месяцы рассчитаны, документы проведены

Тревожный признак

Есть непроведённые больничные, отпуска или премии

Средний заработок в документе

Норма

Сумма соответствует уровню дохода сотрудника

Тревожный признак

Средний заработок нулевой или аномально низкий

Создание документа «Увольнение»

Документ доступен из двух разделов: «Кадры» — «Увольнения» или «Зарплата» — «Увольнения». Нажмите «Создать» и заполните основные поля: организацию, сотрудника и дату увольнения. Дата увольнения — это последний рабочий день сотрудника, именно на неё рассчитывается зарплата и определяется период компенсации.

В поле «Основание увольнения» укажите статью Трудового кодекса — программа предложит типовой список оснований (по инициативе работника, по соглашению сторон и другие). Выбранное основание попадёт в приказ по форме Т-8 и в сведения о трудовой деятельности. Дата и номер приказа заполняются автоматически, но их можно изменить вручную.

Если увольняется сразу несколько сотрудников (например, при сокращении), используйте документ «Увольнение списком» — он позволяет оформить увольнения по нескольким сотрудникам в одном документе с отдельным расчётом по каждому.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Увольнения» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, укажите дату увольнения
3. 3
   Заполните основание увольнения из списка статей ТК
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанные начисления и компенсацию отпуска
5. 5
   Укажите дату выплаты и проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61

Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск

При заполнении сотрудника программа автоматически определяет остаток отпуска и рассчитывает компенсацию. Количество дней компенсации отображается в поле «Компенсация отпуска» — его можно изменить вручную, если по кадровым данным остаток отличается. Если сотрудник использовал отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни отпуска.

Средний заработок для компенсации рассчитывается по общим правилам — из начислений за расчётный период. Чтобы посмотреть детализацию, нажмите на сумму среднего заработка в документе: откроется форма с расшифровкой по месяцам. Если какие-то месяцы не должны входить в расчёт, их можно скорректировать в этой форме.

Признак «Компенсация» на вкладке начислений означает, что сумма войдёт в облагаемую базу по НДФЛ и взносам. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — это отличает её, например, от некоторых выходных пособий, для которых предусмотрены льготы.

Начисления, НДФЛ и взносы при увольнении

На вкладке «Начисления» документ показывает зарплату за отработанные дни месяца увольнения и компенсацию отпуска. Если по сотруднику положены премии или иные выплаты, настроенные как начисляемые при увольнении, они добавятся автоматически. Проверьте итоговую сумму — она должна включать всё, что причитается сотруднику на день увольнения.

На вкладке «НДФЛ» отражается исчисленный налог со всех доходов, включая компенсацию. Дата получения дохода определяется датой выплаты, указанной в документе. Если выплата производится в день увольнения, даты совпадут. НДФЛ с увольнительных выплат перечисляется в бюджет в обычные сроки, установленные для налога.

Вкладка «Взносы» показывает страховые взносы, начисленные на выплаты при увольнении. Итоговые суммы попадут в расчёт по страховым взносам и персонифицированные сведения. Удержания (например, по исполнительным листам) отображаются на отдельной вкладке — проверьте, что действующие удержания применены корректно.

Выплата и печатные формы

Дата выплаты указывается в поле «Выплата» документа. По трудовому законодательству все причитающиеся суммы выдаются сотруднику в день увольнения. Выплата оформляется стандартными ведомостями (в банк, через кассу) — при создании ведомости по кнопке «Выплатить» из документа увольнения сумма подставится автоматически.

Из документа доступны печатные формы: приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8) и записка-расчёт (форма Т-61). Дополнительно сотруднику выдаются справки и сведения: выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р), сведения о заработке для пособий (форма 182н, если требуется), раздел 2 справки о доходах и другие документы по запросу работника.

Сведения о приёме, переводах и увольнении передаются в СФР в составе отчёта ЕФС-1 (подраздел 1.2) — он формируется из раздела «Отчётность, справки» — «1С-Отчетность» или «Отчёты по сотрудникам». Отчёт по увольнению направляется не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Удобно проверять итоговый расчёт через расчётный листок сотрудника сразу после проведения увольнения: в нём видно все начисления, удержания, НДФЛ и долг организации. Если остаток по взаиморасчётам не совпадает с суммой документа — ищите неучтённые документы за месяц.

Частные сценарии увольнения

Увольнение с северными и районными надбавками

Если сотрудник работает в районах с особыми коэффициентами, районный коэффициент и северная надбавка применяются к компенсации отпуска автоматически — при условии, что они настроены в начислениях сотрудника. Проверьте итоговую сумму: коэффициент должен быть виден в расшифровке начисления.

Увольнение по сокращению с выходным пособием

При сокращении штата сотруднику положено выходное пособие. В документе увольнения укажите количество дней пособия — программа рассчитает сумму по среднему заработку. Выходное пособие в пределах установленных норм не облагается НДФЛ и взносами; превышение норм облагается. Убедитесь, что в программе используется корректный вид начисления с правильными настройками налогообложения.

Отмена ошибочного увольнения

Если документ проведён ошибочно, простое удаление не всегда возможно: на его основе могли быть созданы ведомости, отчёты и сведения. Безопасный путь — распровести документ, устранить связанные документы и при необходимости оформить документ «Отмена увольнения» или восстановить сотрудника кадровым приказом. Перед исправлением сделайте резервную копию базы.

Проверка результата и отчётность

После проведения документа проверьте результат несколькими способами. Расчётный листок сотрудника за месяц увольнения должен содержать зарплату за отработанные дни, компенсацию, НДФЛ и итог к выплате. Отчёт «Полный свод начислений» покажет, как выплаты попали в учёт. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 (при синхронизации с бухгалтерией) не должна показывать необоснованного долга по сотруднику.

Проверьте, что сотрудник корректно отражён в отчётах: ЕФС-1 с событием «Увольнение», персонифицированные сведения о физлицах за месяц увольнения, расчёт по страховым взносам и 6-НДФЛ. Ошибки в этих формах после увольнения исправляются уточнёнными расчётами, поэтому лучше выявить их до сдачи.

Частые вопросы

Можно ли оформить увольнение задним числом?

Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, но это влияет на уже сданную отчётность: потребуется подать уточнённые расчёты и сведения. Если период закрыт, сначала отмените закрытие месяца, затем внесите документ и пересчитайте зависимые данные.

Что делать, если компенсация отпуска рассчиталась за неверное количество дней?

Проверьте остатки отпусков отчётом «Остатки отпусков». Если остаток в программе неверный, введите корректировку документом «Ввод остатков отпусков» и пересчитайте документ увольнения. Количество дней также можно исправить вручную прямо в документе.

Как уволить сотрудника, который находится в отпуске или на больничном?

Документ проводится в обычном порядке — программа учтёт периоды отсутствия при расчёте. Увольнение по инициативе работодателя в период болезни ограничено законодательством, но по инициативе самого работника или по соглашению сторон оформляется штатно.

Нужно ли увольнять сотрудника, переведённого в другую организацию внутри группы компаний?

Если организации — разные юридические лица, да: оформляется увольнение в одной базе и приём на работу в другой. Внутри одной организации при смене подразделения или должности используется кадровый перевод, а не увольнение.

Где посмотреть всех уволенных сотрудников за период?

Используйте отчёт «Штатная расстановка» с отбором или журнал документов «Увольнения» с фильтром по периоду. Также данные доступны в справочнике «Сотрудники» — уволенные отображаются с соответствующей пометкой.

Почему в документе увольнения не рассчиталась зарплата за текущий месяц?

Чаще всего причина в том, что зарплата за месяц уже рассчитана отдельным документом «Начисление зарплаты и взносов» — тогда в увольнении отражается только компенсация. Либо у сотрудника не назначено плановое начисление. Проверьте назначения сотрудника и наличие документов расчёта за месяц.