Как в 1С создать список работающих сотрудников

Список работающих сотрудников требуется регулярно: для отчётности в фонды, внутренних приказов, проверки штатного расписания и сверки с бухгалтерией. В 1С такая задача решается несколькими способами — от готового отчёта «Штатные сотрудники» до гибкого универсального отчёта с отборами. Выбор зависит от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP) и от того, какие данные нужны в итоговом списке.

Важно понимать, что «работающий сотрудник» в 1С — это не просто запись в справочнике «Сотрудники». Программа определяет факт работы по кадровым документам: приём на работу, отсутствие увольнения, действующий договор. Поэтому простое открытие справочника часто даёт неверную картину — в нём остаются уволенные, дубликаты физлиц и сотрудники прошлых периодов.

Ниже разобраны основные способы получить корректный список: штатными отчётами, через справочник с отбором, универсальным отчётом и схемой СКД. Для каждого варианта указаны условия применения, ограничения и способ проверить результат.

Как 1С определяет, кто считается работающим

Прежде чем формировать список, нужно понять логику программы. В 1С:ЗУП сотрудник считается работающим на конкретную дату, если на эту дату существует проведённый документ «Приём на работу» (или «Кадровый перевод») и нет более позднего документа «Увольнение». Данные хранятся в регистре сведений «Кадровая история сотрудников», а не в самом справочнике.

Из этого следуют практические последствия. Если увольнение оформили «задним числом» и не провели, сотрудник продолжит попадать в списки работающих. Если приём ввели, но документ пометили на удаление, сотрудник, наоборот, выпадет из отчётов. Поэтому перед формированием списка для официальных целей стоит проверить корректность кадровых документов.

Способ 1: отчёт «Штатные сотрудники» в 1С:ЗУП

Самый простой и надёжный вариант — типовой кадровый отчёт. Откройте раздел Кадры → Кадровые отчёты → Штатные сотрудники. Установите дату, на которую нужен список, при необходимости укажите период. Нажмите «Сформировать» — программа выведет список сотрудников, работающих на выбранную дату, с подразделениями и должностями.

Если в базе несколько организаций, обязательно установите отбор: кнопка «Настройки» → вкладка «Отбор» → добавьте условие «Организация равно …». Без отбора отчёт покажет сотрудников всех организаций, что часто становится причиной расхождений при сверке.

Отчёт удобен тем, что сразу показывает совместителей и может группировать данные по подразделениям. Для выгрузки в Excel используйте кнопку сохранения табличного документа (Файл → Сохранить как → формат Excel).

1. 1
   Откройте Кадры → Кадровые отчёты → Штатные сотрудники
2. 2
   Установите дату, на которую нужен список
3. 3
   В настройках добавьте отбор по организации, если их несколько
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте состав колонок
5. 5
   Сохраните результат в Excel или распечатайте

Способ 2: справочник «Сотрудники» с отбором

Если нужен быстрый список без оформления отчёта, откройте справочник: Кадры → Сотрудники. По умолчанию в списке отображаются и уволенные. Чтобы скрыть их, нажмите «Ещё → Настроить список» (или используйте стандартную кнопку отбора) и добавьте условие «В архиве = Нет» либо снимите флажок показа уволенных — в зависимости от версии конфигурации элемент называется по-разному.

У этого способа есть ограничение: справочник показывает состояние «на текущий момент», а не на произвольную дату в прошлом. Если нужен список работающих, например, на первое число прошлого квартала, справочник не подойдёт — используйте отчёт.

Дополнительно в списке можно включить колонки «Подразделение» и «Должность» через «Ещё → Изменить форму», но эти данные будут актуальны только на текущую дату.

Способ 3: универсальный отчёт

Когда типовых отчётов не хватает — например, нужен список с табельными номерами, датами приёма и конкретным набором колонок — используйте «Универсальный отчёт». В 1С:ЗУП он находится в разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Универсальный отчёт (в некоторых версиях — в разделе «Отчёты»).

В настройках выберите источник данных: регистр сведений «Кадровая история сотрудников». Установите отбор: «Вид события» и условие по дате. Чтобы исключить уволенных, добавьте условие на поле, указывающее увольнение, либо сформируйте список принятых и отдельно сверьте с уволенными. Точный набор полей зависит от версии конфигурации, поэтому ориентируйтесь на доступные поля в конструкторе.

Универсальный отчёт требует аккуратности: неверно построенный отбор даст формально красивый, но содержательно неверный результат. Всегда сверяйте итоговое количество строк с контрольным отчётом «Штатные сотрудники» или «Численность сотрудников».

Сравнение способов получения списка

Отчёт «Штатные сотрудники»

Подходит для большинства задач, корректен на любую дату. Ограничение — фиксированный набор вариантов настройки.

Справочник «Сотрудники» с отбором

Быстро, но только на текущий момент и без гарантии полноты данных по периодам.

Универсальный отчёт

Гибкий состав колонок и отборов, но требует понимания структуры регистров и обязательной проверки результата.

Отчёт «Списки сотрудников»

Готовый вариант с расширенными полями (даты приёма, контакты), доступен в разделе кадровых отчётов.

Способ 4: отчёт «Списки сотрудников» и численность

В 1С:ЗУП есть отдельный отчёт «Списки сотрудников» (Кадры → Кадровые отчёты), который выводит работающих с дополнительными данными: датой приёма, датой рождения, контактной информацией, ИНН и СНИЛС. Это удобно, когда список нужен для передачи в банк, страховую компанию или для внутренних реестров.

Для проверки количества, а не состава, полезен отчёт «Численность и текучесть кадров» — он показывает среднесписочную и списочную численность за период. Если количество в вашем списке не совпадает со списочной численностью на ту же дату, значит, в отборе ошибка: лишняя организация, неверная дата или неучтённые совместители.

Особенности в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт упрощён, но список работающих получить можно. Откройте Зарплата и кадры → Кадровые документы или справочник «Сотрудники» и установите отбор по признаку увольнения. Также доступен отчёт «Штатные сотрудники» в разделе «Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате», если ведётся полноценный кадровый учёт.

Учтите ограничение: если в бухгалтерии ведётся только расчёт зарплаты без полного кадрового учёта, часть отчётов будет недоступна или покажет неполные данные. В этом случае надёжнее формировать список в 1С:ЗУП, если она используется совместно.

Как проверить корректность списка

После формирования списка выполните контрольные проверки. Во-первых, сравните количество строк с данными отчёта по численности на ту же дату. Во-вторых, выборочно проверьте нескольких сотрудников: откройте карточку, перейдите по ссылке на кадровые документы и убедитесь, что последний документ — не увольнение.

Типичный признак проблемы — сотрудник есть в списке, но зарплата ему не начислялась несколько месяцев, или наоборот: человек работает, а в списке его нет. Первое обычно означает неоформленное увольнение, второе — непроведённый приём или дату списка раньше даты приёма.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в списке

Норма

Совпадает со списочной численностью на ту же дату

Тревожный признак

Расхождение — проверьте отбор по организации и дату

Случайный сотрудник из списка

Норма

В кадровой истории последнее событие — приём или перевод

Тревожный признак

Есть увольнение до даты списка — документ не проведён или дата неверна

Совместители

Норма

Учтены согласно настройке отчёта

Тревожный признак

Дубли одного физлица без разделения по местам работы

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего ошибки связаны не с отчётами, а с состоянием данных. Непроведённые увольнения, дубли физических лиц (один человек заведён дважды с разным написанием ФИО), приёмы, введённые будущей датой, — всё это искажает список. Перед ответственной выгрузкой полезно пройтись по списку увольнений за период и убедиться, что все документы проведены.

Вторая группа ошибок — неверные настройки самого отчёта: не установлена организация, выбрана дата «сегодня» вместо требуемой, включены или исключены совместители не так, как ожидалось. Потратьте минуту на проверку шапки отчёта перед сохранением.

Часто задаваемые вопросы

Как выгрузить список работающих сотрудников в Excel?

Сформируйте любой кадровый отчёт, затем используйте Файл → Сохранить как и выберите формат листа Excel (xlsx) или табличный документ (mxl). В открытом списке справочника доступен вариант «Ещё → Вывести список», после чего таблицу также можно сохранить в Excel.

Почему уволенный сотрудник всё ещё попадает в список работающих?

Наиболее вероятная причина — документ «Увольнение» создан, но не проведён, либо дата увольнения позже даты, на которую формируется список. Откройте кадровую историю сотрудника и проверьте состояние и даты документов.

Как получить список работающих на конкретную дату в прошлом?

Используйте отчёт «Штатные сотрудники» или «Списки сотрудников» и установите нужную дату в параметрах. Справочник «Сотрудники» для этого не подходит — он отражает только текущее состояние.

Входят ли в список сотрудники по договорам ГПХ?

В стандартный список штатных (работающих) сотрудников подрядчики по договорам ГПХ не входят, так как не являются штатными работниками. Для них в 1С:ЗУП есть отдельные отчёты по договорам гражданско-правового характера.

Что делать, если в базе задвоилось физическое лицо?

Найдите дубли через поиск по ФИО и дате рождения в справочнике «Физические лица», затем объедините карточки штатным механизмом поиска и удаления дублей (раздел «Администрирование → Обслуживание»). После объединения перепроверьте кадровые отчёты.

Можно ли настроить свой состав колонок в списке?

Да. В отчётах на СКД (таких как «Штатные сотрудники») откройте «Настройки» → вкладку «Поля» и выберите нужные реквизиты. Если возможностей настроек не хватает, используйте «Универсальный отчёт» по регистру кадровой истории.