Как уволить сотрудника в отпуске в 1С ЗУП

Заявление на увольнение, поданное работником во время отпуска, вполне законно: Трудовой кодекс не запрещает расторгать трудовой договор по инициативе сотрудника в этот период. В 1С:ЗУП такая операция проводится типовым документом «Увольнение», однако требует внимательности: важно верно указать дату увольнения, скорректировать отпуск и правильно рассчитать компенсацию за неиспользованные дни.

Главная сложность — не в самом документе, а в понимании, какой сценарий применяется: увольнение по собственному желанию во время отпуска, отзыв из отпуска с последующим увольнением или отпуск с последующим увольнением. В каждом случае порядок действий в программе и состав начислений отличаются.

Ниже разобраны все три сценария, порядок проведения документа, проверка расчётов и типичные ошибки, из-за которых компенсация или стаж считаются неверно.

Когда увольнение в отпуске допустимо, а когда нет

По собственной инициативе сотрудник вправе уволиться в любой момент, в том числе находясь в ежегодном отпуске, отпуске без сохранения зарплаты или отпуске по уходу за ребёнком. Днём увольнения считается дата, указанная в заявлении с учётом срока предупреждения, даже если она приходится на период отпуска.

По инициативе работодателя уволить сотрудника в период отпуска нельзя — за исключением случая ликвидации организации или прекращения деятельности индивидуального предпринимателя. Это ключевое ограничение, которое нужно проверить до начала оформления документов.

Три сценария увольнения, связанные с отпуском

Прежде чем заводить документ, определите, какой сценарий соответствует вашей ситуации. От этого зависит, какие документы создавать и как программа рассчитает выплаты.

Увольнение по собственному желанию во время отпуска

Сотрудник, находясь в отпуске, подал заявление об увольнении. Отпуск не прерывается, отзыв не требуется. Дата увольнения может приходиться на дни отпуска. В программе достаточно одного документа «Увольнение».

Отпуск с последующим увольнением

Сотрудник по договорённости с работодателем сначала уходит в отпуск, а днём увольнения считается последний день отпуска. Обратите внимание: все расчёты и выдача трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) производятся в последний рабочий день перед отпуском. В 1С ЗУП это оформляется документом «Отпуск» с установленным признаком увольнения либо связкой документов «Отпуск» и «Увольнение» — в зависимости от версии конфигурации.

Отзыв из отпуска с последующим увольнением

Отзыв из отпуска возможен только с согласия сотрудника. Если стороны договорились, что сотрудник прерывает отпуск и увольняется после отработки, сначала оформляется кадровый приказ об отзыве (в программе — корректировка документа «Отпуск» или документ «Отзыв из отпуска», если он доступен в вашей версии), затем — «Увольнение».

Сравнение сценариев

Увольнение во время отпуска

Один документ «Увольнение». Отпускные за дни после даты увольнения сторнируются автоматически. Подходит для заявления по собственному желанию.

Отпуск с последующим увольнением

Дата увольнения — последний день отпуска, расчёты — до начала отпуска. Требует согласия работодателя.

Отзыв из отпуска

Нужно согласие сотрудника и корректировка отпуска. Используйте, когда требуется отработка или передача дел.

Оформление документа «Увольнение» пошагово

Основной инструмент — документ «Увольнение» в разделе «Кадры» (или «Зарплата» → «Все начисления», если документ создаётся из журнала начислений). Порядок заполнения:

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение».
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите дату увольнения из заявления — она может попадать на период отпуска.
3. 3
   Укажите основание увольнения (статья ТК РФ) — программа подставит формулировку для приказа.
4. 4
   Проверьте вкладку с компенсацией отпуска: программа автоматически рассчитает количество дней компенсации или удержания за использованный авансом отпуск.
5. 5
   Проверьте начисления: зарплату за отработанные дни, компенсацию, сторно отпускных за дни после даты увольнения.
6. 6
   Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках документа.
7. 7
   Проведите документ и распечатайте приказ (форма Т-8 или собственная форма организации).

При проведении документа программа анализирует пересечение даты увольнения с ранее оформленным отпуском. Если часть отпуска приходится на период после увольнения, отпускные за эти дни сторнируются — вы увидите отрицательные суммы в начислениях документа. Это нормальное поведение, а не ошибка.

Если сотрудник отгулял отпуск авансом за ещё не отработанный рабочий год, программа рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска. Помните об ограничении: общий размер удержаний при увольнении ограничен, а в ряде случаев (например, при ликвидации или призыве) удержание за неотработанные дни отпуска вообще не производится.

Как программа рассчитывает компенсацию

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из остатка дней отпуска на дату увольнения и среднего заработка за расчётный период. Остаток дней программа берёт из накопленных данных по отпускам — проверить его можно в справке «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → отчёты по отпускам или кнопка в карточке сотрудника).

Если остаток в справке не совпадает с вашими ожиданиями, не исправляйте цифру в документе вручную «на глаз». Сначала разберитесь, откуда взялась разница: не проведённый отпуск, ручная корректировка остатков при переносе данных, неверно указанная дата приёма на работу. Ручная правка количества дней в документе «Увольнение» допустима, но только после того, как вы поняли причину расхождения и зафиксировали обоснование.

Проверка результата после проведения

После проведения документа убедитесь, что все расчёты сформированы корректно. Контрольные точки:

Контрольные точки

Как проверить результат

Сторно отпускных

Норма

В начислениях есть отрицательные суммы за дни отпуска после даты увольнения

Тревожный признак

Сторно отсутствует — проверьте дату увольнения и период отпуска

Остаток отпуска

Норма

Дни компенсации совпадают со справкой «Остатки отпусков» на дату увольнения

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведённые документы или ошибки в дате приёма

Расчётный листок

Норма

В расчётном листке за месяц увольнения видны компенсация, зарплата и сторно отпускных

Тревожный признак

Суммы «висят» в следующем периоде — проверьте дату выплаты и месяц начисления

Кадровые данные

Норма

Сотрудник уволен, в отчётах по штатному расписанию позиция освобождена

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим — документ не проведён или отменён

Дополнительно сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения и сверьте итоговую сумму к выплате. Если организация ведёт воинский учёт или сдаёт сведения в СФР, убедитесь, что сведения об увольнении сформированы — в 1С ЗУП для этого есть отдельные документы и отчёты в разделе отчётности.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа проблем — ручные корректировки в документах. Если вы вручную меняли суммы отпускных в исходном документе «Отпуск», сторно при увольнении может рассчитаться от автоматической суммы, а не от вашей правки. В таких случаях проверьте результат особенно внимательно.

Перед увольнением сотрудника, у которого за год было много отпусков и отсутствий, полезно сформировать справку «Остатки отпусков» и показать её сотруднику при расчёте. Это снимает большинство споров о количестве дней компенсации ещё до подписания документов.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли уволить сотрудника в отпуске по инициативе работодателя?

Нет, за исключением ликвидации организации или прекращения деятельности ИП. Во всех остальных случаях нужно дождаться окончания отпуска. Увольнение по собственному желанию сотрудника этому запрету не подчиняется.

Что делать, если сотрудник заболел в отпуске и подал заявление на увольнение?

Увольнение по инициативе работника оформляется в обычном порядке на дату из заявления. Больничный, пришедшийся на период до увольнения, оплачивается, отпуск при этом продлевается или переносится только по заявлению сотрудника — при увольнении чаще просто выплачивается компенсация за неиспользованные дни.

Программа не сторнирует отпускные при увольнении. Почему?

Чаще всего дата увольнения не пересекается с периодом отпуска (отпуск закончился раньше) либо отпуск оформлен другим типом документа, который не связан с механизмом автоматического сторно. Проверьте даты и вид отпуска, при необходимости сделайте сторно документом «Сторнирование начислений».

Как оформить отпуск с последующим увольнением, если в документе «Отпуск» нет признака увольнения?

Создайте два документа: «Отпуск» на период отдыха и «Увольнение» с датой последнего дня отпуска. Все выплаты при этом должны быть рассчитаны и выданы до начала отпуска — контролируйте это по датам выплаты в ведомостях.

Нужно ли удерживать отпускные за неотработанные дни при увольнении в отпуске?

Если сотрудник использовал отпуск авансом за неотработанный рабочий год, удержание рассчитывается автоматически в документе «Увольнение». Но есть основания увольнения, при которых удержание не производится (например, ликвидация, призыв на службу, признание нетрудоспособным) — проверьте основание перед проведением.