Как закрывать табель в 1С: пошаговое руководство

Закрытие табеля учёта рабочего времени — завершающий этап кадрового месяца, от которого напрямую зависит правильность начисления зарплаты. В 1С:ЗУП табель формируется автоматически на основе графиков работы сотрудников и зарегистрированных отклонений: отпусков, больничных, командировок, прогулов и других видов отсутствий. Задача кадровика или расчётчика — убедиться, что все события месяца внесены, прежде чем месяц будет «закрыт» и передан в расчёт.

Типичная ошибка — воспринимать табель как документ, который нужно просто сформировать и распечатать. На деле закрытие табеля — это контрольная процедура: сверка фактических данных с плановыми графиками, поиск незакрытых отклонений и проверка сотрудников без графика или с некорректными данными. Если пропустить этот этап, ошибки всплывут уже в расчётной ведомости, и исправлять их придётся сторнированием.

Ниже разобран полный порядок закрытия табеля в 1С:ЗУП 8.3: от подготовительных проверок до контроля результата, а также типичные ошибки и ответы на частые вопросы расчётчиков.

Что значит «закрыть табель» в 1С

В 1С:ЗУП нет отдельной операции или кнопки «закрыть табель». Табель в программе — это отчёт, который строится по данным информационной базы: графикам работы сотрудников, кадровым документам и документам отсутствий. Поэтому «закрыть табель» означает привести эти данные в состояние, при котором сформированный отчёт Т-13 корректно отражает фактически отработанное время каждого сотрудника за месяц.

Фактически закрытие табеля включает три задачи. Первая — ввод всех событий месяца: приёмов, увольнений, переводов, отпусков, больничных, командировок, отгулов. Вторая — проверка автоматически сформированного табеля на расхождения. Третья — исправление ошибок до того, как будет создан документ «Начисление зарплаты и взносов», потому что именно на данных о рабочем времени строится расчёт окладной части.

Подготовка: что проверить перед формированием табеля

До формирования отчёта убедитесь, что в базе отражены все кадровые события месяца. Откройте раздел «Кадры» и проверьте журналы документов: приёмы на работу, увольнения, кадровые переводы. Сотрудник, принятый в середине месяца, должен иметь назначенный график работы — без него табель по нему сформируется пустым или с нулевыми часами.

Далее проверьте документы отсутствий в разделе «Зарплата»: отпуска, больничные листы, командировки, отсутствия с сохранением оплаты, прогулы. Каждый такой документ должен быть проведён и попадать в отчётный месяц. Непроведённый документ в табель не попадает — это одна из самых частых причин расхождений.

Отдельно проверьте графики работы: раздел «Настройка — Графики работы сотрудников». Если в организации менялся производственный календарь (переносы выходных, сокращённые предпраздничные дни), графики нужно обновить, иначе плановая норма времени будет неверной, а вместе с ней — и табель.

Как сформировать табель в 1С:ЗУП

Отчёт формируется из раздела «Зарплата» (или «Отчёты, справки» в зависимости от настроек интерфейса). Перейдите: Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13). Укажите период — отчётный месяц, выберите организацию и при необходимости подразделение, затем нажмите «Сформировать».

Программа построит табель в форме Т-13: по каждому сотруднику будут показаны дни месяца с буквенными кодами и количеством часов, а в итоговой части — сумма отработанных дней и часов за первую и вторую половины месяца и за месяц в целом. Данные берутся из графика работы сотрудника с учётом зарегистрированных отклонений.

Если в организации ведётся суммированный учёт рабочего времени или есть сотрудники с почасовой оплатой, дополнительно сформируйте отчёт «Анализ неявок» или «Универсальный отчёт» по видам времени — это поможет увидеть детализацию, которую компактная форма Т-13 не показывает.

1. 1
   Проверьте, что все кадровые документы месяца (приёмы, переводы, увольнения) введены и проведены
2. 2
   Проверьте, что все отсутствия (отпуска, больничные, командировки, отгулы) зарегистрированы документами и проведены
3. 3
   Убедитесь, что графики работы актуальны и производственный календарь заполнен
4. 4
   Сформируйте отчёт: Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13)
5. 5
   Сверьте итоговые дни и часы по каждому сотруднику с ожидаемыми значениями
6. 6
   Исправьте расхождения документами-отклонениями и пересформируйте отчёт
7. 7
   Передайте месяц в расчёт: создайте документ «Начисление зарплаты и взносов»

Проверка табеля перед закрытием месяца

Проверку удобно вести по контрольным точкам. Сначала сравните общее количество сотрудников в табеле со списочным составом: отчёт «Списочный состав» или «Штатная расстановка» из раздела «Кадры». Если кого-то нет в табеле — у сотрудника не назначен график или он не принят на работу документально.

Затем проверьте норму времени. Для пятидневки норма должна совпадать с производственным календарём. Если в табеле по сотруднику на полной ставке норма отличается от календарной, вероятные причины: неверный график, незаполненный календарь или индивидуальный график, назначенный по ошибке.

Третья точка контроля — отклонения. Каждый код отсутствия (ОТ, Б, К, ДО и другие) должен подтверждаться документом в базе. Быстрый способ сверки — отчёт «Отсутствия сотрудников» или журнал соответствующих документов за месяц. Обратная ситуация тоже опасна: документ проведён, но в табеле не отражается — проверьте даты документа и период формирования отчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав сотрудников в табеле

Норма

Совпадает со списочным составом на конец месяца

Тревожный признак

Кого-то нет — проверьте приём на работу и назначенный график

Норма часов по пятидневке

Норма

Равна норме производственного календаря

Тревожный признак

Отличается — проверьте график и заполнение календаря

Коды отсутствий (ОТ, Б, К)

Норма

Каждому коду соответствует проведённый документ

Тревожный признак

Код есть, документа нет (или наоборот) — найдите и исправьте документ

Сотрудники с полными «Я» за месяц

Норма

Сотрудник действительно работал весь месяц

Тревожный признак

Был отпуск или больничный — документ не введён или не проведён

Исправление расхождений и типичные ситуации

Отсутствие не отражено в табеле

Если сотрудник был в отпуске, а в табеле стоят явки, откройте документ отпуска и проверьте: проведён ли он, верные ли даты, та ли организация и сотрудник указаны. После исправления пересформируйте табель. Если документ введён «задним числом» после расчёта зарплаты, программа предложит перерасчёт — не отменяйте его, иначе данные табеля и начислений разойдутся.

Сотрудник работал в выходной или сверхурочно

Работа в выходные и праздничные дни регистрируется документом «Работа в выходные и праздничные дни» (раздел «Зарплата»), сверхурочные — документом «Работа сверхурочно». Без этих документов часы в табель не попадут и оплачены не будут. В табеле такие дни отражаются кодом РВ с количеством часов.

Данные вводятся вручную (табельный учёт вместо графиков)

В некоторых организациях фактическое время вводится не по графикам, а по бумажным табелям из подразделений. В 1С:ЗУП для этого используется документ «Данные для расчёта зарплаты» с настроенным шаблоном (например, по видам времени) или документ «Табель» в соответствующих настройках учёта. В этом случае закрытие табеля — это ввод и проверка этих документов по каждому подразделению до расчёта зарплаты.

Закрытие месяца: связь табеля с расчётом зарплаты

После того как табель сверен, создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). При автоматическом заполнении программа рассчитает окладную часть пропорционально отработанному времени — именно по данным, которые вы только что проверили в табеле. Если на вкладке «Зарплата» у сотрудника дни и часы совпадают с табелем Т-13, месяц закрыт корректно.

Если после расчёта обнаружилась ошибка во времени (например, пришёл больничный за прошлый месяц), не редактируйте прошлый расчёт вручную. Введите документ отсутствия нужной датой — 1С:ЗУП автоматически зарегистрирует перерасчёт в документе «Перерасчёт зарплаты» или предложит сторно при следующем начислении. Это сохранит корректность учёта и отчётности по взносам и НДФЛ.

Для организаций, где зарплату считают в 1С:Бухгалтерии, порядок аналогичен, но табель формируется через раздел «Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате», а отклонения вводятся соответствующими документами этого раздела. Логика та же: сначала данные о времени, потом начисление.

Частые вопросы о закрытии табеля в 1С

Есть ли в 1С:ЗУП кнопка «Закрыть табель»?

Нет. Табель — это отчёт, а не документ со статусом. Закрытие месяца означает, что все данные о времени введены и сверены, после чего выполняется начисление зарплаты. Ограничить изменение прошлых периодов можно через дату запрета редактирования (Администрирование → Поддержка и обслуживание → Даты запрета изменения данных).

Почему в табеле у сотрудника пусто?

Чаще всего у сотрудника не назначен график работы — проверьте кадровый документ приёма или перевода. Также возможно, что сотрудник принят следующим месяцем, уволен до начала периода отчёта или документ приёма не проведён.

Как отразить в табеле отгул или день за свой счёт?

Введите документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с соответствующим видом отсутствия из раздела «Зарплата». После проведения в табеле появится нужный код (ДО для отпуска без сохранения оплаты, ОЗ и другие — в зависимости от выбранного вида).

Что делать, если больничный пришёл после расчёта зарплаты?

Введите больничный лист фактическими датами в текущем периоде. Программа автоматически сторнирует начисления за дни болезни и зарегистрирует перерасчёт, который попадёт в ближайшее начисление зарплаты. Ручное редактирование прошлого документа начисления не требуется и нежелательно.

Нужно ли распечатывать табель, если учёт электронный?

Форма Т-13 носит рекомендательный характер — организация вправе использовать свою форму, утверждённую в учётной политике. На практике печатный табель с подписями чаще всего требуется для внутреннего контроля и проверок, поэтому большинство организаций формируют и подписывают его ежемесячно.

Как закрыть табель по сотрудникам со сменным графиком?

Порядок тот же, но дополнительно сверьте фактические часы с графиком: при сменном режиме норма месяца может отличаться от производственного календаря. Проверьте, что все замены и переработки оформлены документами, а при суммированном учёте — контролируйте переработку за учётный период, а не только за месяц.