Другое · 8 мин
Как трудоустроить сотрудника в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция
Как оформить приём сотрудника на работу в 1С:ЗУП: создание карточки, документ «Приём на работу», штатное расписание, график работы и проверка начислений.
Трудоустройство сотрудника в 1С:ЗУП — это не одно действие, а цепочка: создание физического лица, оформление документа «Приём на работу», привязка к штатному расписанию, настройка графика и начислений. Если пропустить хотя бы один шаг, зарплата не рассчитается или рассчитается неверно, а отчёты в фонды уйдут с ошибками.
Инструкция ниже подходит для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1. Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от настроек интерфейса и релиза, но общая логика сохраняется.
Подготовка: проверьте настройки учётной политики
Прежде чем принимать первого сотрудника, убедитесь, что в программе корректно настроена организация. Откройте раздел «Настройка» → «Организации» и проверьте реквизиты: ИНН, КПП, регистрационные номера в фондах, а также учётную политику по НДФЛ и страховым взносам. Ошибки здесь потом «расползутся» по всем кадровым и расчётным документам.
Определитесь, ведёте ли вы штатное расписание в программе. Это задаётся в «Настройка» → «Кадровый учёт». Если штатное расписание включено, приём будет привязываться к конкретной позиции со ставкой и окладом. Если нет — условия вводятся вручную в самом документе приёма.
Шаг 1. Создание физического лица
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Сначала программа попросит заполнить карточку физического лица: ФИО, дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Эти сведения критичны для персонифицированной отчётности — СНИЛС и ИНН должны быть введены без ошибок.
Если человек уже работал в организации ранее, не создавайте дубликат физического лица. Воспользуйтесь поиском по ФИО или СНИЛС: дубли ломают отчётность и расчёт стажа. Программа сама подскажет совпадения при вводе.
В карточке физлица также заполняются адреса регистрации и фактического проживания, контактные данные, сведения об образовании и семье. Минимально необходимый набор для приёма — ФИО, дата рождения, СНИЛС и документ, удостоверяющий личность.
Шаг 2. Оформление документа «Приём на работу»
Из списка сотрудников нажмите «Оформить» → «Приём на работу» или создайте документ через «Кадры» → «Приёмы на работу». В документе указываются:
- организация и дата приёма;
- подразделение и должность (или позиция штатного расписания);
- количество ставок — 1, 0,5 и т.д.;
- график работы сотрудника;
- вид занятости: основное место работы или совместительство;
- условия испытательного срока при необходимости.
На вкладке «Оплата труда» проверьте начисления: оклад или тарифная ставка подтянутся из позиции штатного расписания. Здесь же добавляются надбавки, премии и районный коэффициент, если они предусмотрены. Размер аванса задаётся на закладке, связанной с порядком выплаты.
- 1Проверьте настройки организации и штатное расписание
- 2Создайте физическое лицо с СНИЛС и документом
- 3Оформите документ «Приём на работу», укажите подразделение, должность, график
- 4Проверьте начисления на вкладке «Оплата труда»
- 5Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1
Шаг 3. График работы и условия труда
График работы определяет, как программа считает норму времени и отсутствия. Если подходящего графика нет, создайте его заранее: «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Для стандартной пятидневки обычно используется график по производственному календарю.
Для сменных режимов график настраивается циклом с указанием рабочих и выходных дней. Неверно выбранный график — частая причина ошибок в табеле и расчёте зарплаты за неполный месяц, поэтому проверьте его до проведения документа.
Если сотрудник принимается по срочному договору, укажите срок окончания договора в документе приёма. Это важно для отчётности и для контроля дат увольнения.
Шаг 4. Приказ, личная карточка и отчётность
После проведения документа из него доступна печать приказа о приёме по унифицированной форме Т-1 или по форме организации. Личная карточка Т-2 формируется из карточки сотрудника. Если в организации используется электронный кадровый документооборот (КЭДО), документы можно направить сотруднику на подпись прямо из программы.
Приём на работу автоматически попадает в отчётность: сведения о трудовой деятельности (бывший СЗВ-ТД, теперь в составе ЕФС-1) формируются на основании кадрового документа. Проверьте, что мероприятие «Приём» отразилось корректно, и отправьте отчёт в установленный срок.
Шаг 5. Проверка результата
Убедитесь, что сотрудник появился в списке «Сотрудники» со статусом работающего, а в штатном расписании позиция показывает занятую ставку. Сформируйте «Штатную расстановку» — новый сотрудник должен отображаться с правильной датой приёма и окладом.
Финальная проверка — расчёт зарплаты за первый месяц. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» и убедитесь, что сотрудник подтянулся, норма времени соответствует графику, а начисление посчитано пропорционально отработанным дням, если приём был не с первого числа.
Как проверить результат
Отображается с подразделением и должностью
Сотрудник есть, но без должности — документ приёма не проведён
Ставка занята с даты приёма
Ставка свободна или занята дважды
Сумма рассчитана по графику и окладу
Сотрудник не попадает в расчёт или норма времени нулевая
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают из-за дублей физических лиц, неверного графика работы и приёма «мимо» штатного расписания. Ещё одна распространённая ошибка — неправильная дата приёма: документ проведён задним числом после расчёта зарплаты, что приводит к необходимости перерасчёта.
Не редактируйте проведённый документ приёма после того, как по сотруднику рассчитана зарплата. Для изменения условий труда используйте документ «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» — так сохранится корректная история.
Частные сценарии
Внутреннее совместительство
Для совместительства создаётся отдельный сотрудник у того же физического лица. В документе приёма укажите вид занятости «Внутреннее совместительство» и отдельный график — программа будет считать начисления по каждому месту работы независимо.
Дистанционный работник
При приёме удалённого сотрудника укажите характер работы «дистанционная» в кадровом документе, если такая настройка включена в учётной политике. Это отразится в приказе и кадровых отчётах.
Внешний совместитель
Оформляется как обычный приём с видом занятости «Внешнее совместительство». СНИЛС и ИНН должны совпадать с данными по основному месту работы сотрудника — расхождения выявятся при сдаче отчётности.
Что важно запомнить
Приём сотрудника в 1С:ЗУП — это физическое лицо + документ «Приём на работу» + позиция штатного расписания + график + начисления. Проверяйте результат через штатную расстановку и пробный расчёт зарплаты, а изменения условий оформляйте отдельными документами.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли принять сотрудника задним числом?
Технически документ можно провести прошлой датой, но если за этот период уже рассчитана зарплата, потребуется её перерасчёт. Отчётность за закрытый период придётся корректировать уточнёнными формами, поэтому оформляйте приём своевременно.
Что делать, если сотрудник не попадает в начисление зарплаты?
Проверьте, проведён ли документ приёма, не указана ли дата приёма позже расчётного месяца и назначен ли график работы. Также убедитесь, что на вкладке «Оплата труда» есть хотя бы одно плановое начисление.
Обязательно ли вести штатное расписание в программе?
Нет, его можно отключить в настройках кадрового учёта — тогда должность, оклад и условия вводятся вручную в документе приёма. Но для контроля вакансий и массовых изменений окладов штатное расписание удобнее.
Как оформить приём, если сотрудник уже работал в компании раньше?
Найдите существующее физическое лицо по СНИЛС или ФИО и оформите новый приём на него, не создавая дубликат. История предыдущих приёмов и увольнений сохранится в карточке.
Нужно ли отдельно заводить пользователя для нового сотрудника?
Нет, кадровое оформление и учётная запись пользователя — разные вещи. Доступ в программу нужен только тем сотрудникам, которые сами работают в 1С:ЗУП, и настраивается администратором отдельно.
Как распечатать приказ о приёме на работу?
Откройте проведённый документ «Приём на работу» и нажмите кнопку «Печать» — будет доступна форма Т-1 и, при наличии, шаблоны организации. Подписанный приказ хранится в кадровом деле сотрудника.