Другое · 11 мин
Где в 1С ввести доходы с предыдущего места работы для расчета больничного
Как в 1С:ЗУП ввести справку 182н о заработке с прежнего места работы для расчета больничного: пошаговая инструкция, проверка и типичные ошибки.
При расчете пособия по временной нетрудоспособности учитывается заработок сотрудника за два предшествующих календарных года, включая доходы, полученные у других работодателей. Если сотрудник работает у вас недавно, данных в вашей базе 1С за расчетный период может не быть, и без справки о заработке пособие будет рассчитано заниженным — исходя только из текущих начислений или МРОТ.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен специальный документ — «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)». Он находится в разделе «Зарплата» и позволяет внести суммы из справки по форме 182н, которую сотрудник принес от прежнего работодателя. После ввода документа программа автоматически учтет эти суммы при расчете больничных, пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком.
Ниже разберем, где именно находится документ, как его корректно заполнить, как проверить, что данные попали в расчет, и какие ошибки встречаются чаще всего.
Когда нужно вводить справку о заработке
Документ требуется, если сотрудник в расчетном периоде (два календарных года, предшествующих году болезни) работал у других работодателей и принес справку по форме 182н. Без этих данных средний заработок для пособия будет посчитан только по начислениям в вашей организации, что почти всегда занижает сумму выплаты.
Вводить справку нужно до расчета больничного листа. Если больничный уже рассчитан и проведен, после ввода справки документ «Больничный лист» придется пересчитать — суммы пособия не обновятся автоматически в уже проведенном документе без его перепроведения.
Если сотрудник справку не предоставил, пособие рассчитывается из имеющихся данных. Работник вправе принести справку позже — тогда пособие пересчитывается за весь прошедший период, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки.
Где находится документ в 1С:ЗУП
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 путь к документу следующий: раздел «Зарплата» → группа «См. также» → ссылка «Справки о заработке для расчета пособий». Откроется журнал, в котором по кнопке «Создать» добавляется новая входящая справка.
Альтернативный путь — через раздел «Отчетность, справки», где также доступен журнал справок о заработке. Кроме того, ссылку на ввод справки можно найти непосредственно в документе «Больничный лист»: на закладке «Оплата» в расшифровке среднего заработка есть возможность перейти к вводу данных о заработке у других страхователей.
Если сотрудник только принят на работу, справку удобно ввести сразу при оформлении приема — тогда все последующие больничные и пособия будут рассчитываться корректно без дополнительных действий.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчета пособий».
- 2Нажмите «Создать» и выберите сотрудника, на которого оформляется справка.
- 3Заполните данные прежнего страхователя: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР.
- 4Укажите календарные годы и суммы заработка за каждый год строго по справке 182н.
- 5Если в справке указаны периоды исключаемых дней (болезнь, декрет, уход за ребенком), внесите их на соответствующей закладке.
- 6Проведите документ и убедитесь, что он отображается в журнале.
Как заполнить документ правильно
В шапке документа указываются сотрудник и организация, в которой он работает сейчас. В блоке «Страхователь» вносятся реквизиты прежнего работодателя: наименование, ИНН, КПП и регистрационный номер в СФР. Эти данные берутся из справки 182н — они нужны для идентификации источника дохода и при проверках.
Основная часть — таблица заработка по годам. Для каждого календарного года, указанного в справке, добавляется строка с годом и суммой заработка. Суммы переносятся строго из справки, без округлений и перерасчетов. Программа при расчете сама сравнит заработок с предельной базой для начисления взносов за соответствующий год и обрежет сумму при превышении.
Исключаемые периоды
Если в справке 182н есть сведения о периодах временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком, их нужно внести на закладке с исключаемыми днями. Эти периоды важны при расчете пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком — из числа календарных дней расчетного периода они вычитаются, что увеличивает среднедневной заработок.
Для обычного больничного по болезни самого сотрудника исключаемые периоды не применяются, но внести их стоит сразу — пригодятся при последующих расчетах декретных пособий.
Как проверить, что данные попали в расчет больничного
После ввода справки создайте или перепроведите документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата» → «Больничные листы»). На закладке «Оплата» нажмите на сумму среднего заработка — откроется расшифровка расчета, где заработок будет показан по годам с разбивкой: начисления в текущей организации и данные входящих справок.
Если суммы из справки в расшифровке отсутствуют, проверьте: проведен ли документ справки, правильно ли указан сотрудник, совпадают ли годы в справке с расчетным периодом больничного. Самая частая причина «пропавших» сумм — год в справке не входит в расчетный период конкретного больничного.
Дополнительно можно сформировать печатную форму «Расчет среднего заработка» из больничного листа — в ней наглядно видно, какие данные и за какие годы взяты в расчет.
Как проверить результат
Заработок по годам включает суммы из справки 182н
Видны только начисления текущей организации
Документ проведен, годы и суммы совпадают со справкой
Документ не проведен или годы не совпадают с расчетным периодом
Среднедневной заработок вырос после ввода справки
Сумма не изменилась — больничный не пересчитан
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространенная ошибка — ввод справки после расчета больничного без последующего пересчета. Проведенный больничный хранит рассчитанные суммы, и простое добавление справки в базу их не меняет: нужно открыть документ и пересчитать его.
Вторая частая ошибка — неверно указанные годы. Если бухгалтер вносит заработок за неправильный календарный год, сумма либо не попадет в расчетный период, либо исказит средний заработок. Сверяйте годы в документе с годами в бумажной справке посимвольно.
Третья группа ошибок связана с дублированием: если сотрудник принес две справки от разных работодателей за одни и те же годы, для каждого страхователя создается отдельный документ. Объединять суммы в одну справку нельзя — это затруднит проверку и исправление.
Особые ситуации и ограничения
Если сотрудник работал у нескольких работодателей одновременно (совместительство), справки вносятся по каждому страхователю отдельно. При этом совокупный заработок за год все равно ограничивается предельной величиной базы по взносам — программа контролирует это автоматически.
Если прежний работодатель ликвидирован и справку получить невозможно, работник вправе подать заявление о запросе сведений в ПФР/СФР. Данные о заработке тогда поступают в электронном виде, и в типовой ЗУП они могут быть загружены через сервисы электронного взаимодействия с СФР при наличии настроенного обмена.
Для внешних совместителей справка вводится в базе той организации, где рассчитывается пособие, с учетом особенностей назначения пособия по каждому месту работы. Порядок зависит от того, где сотрудник работал в расчетном периоде.
Как выбрать действие
Где вводятся данные в других конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) с расчетом зарплаты в самой программе аналогичный документ также называется «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» и находится в разделе «Зарплата и кадры». Логика заполнения та же: сотрудник, страхователь, суммы по годам.
В конфигурациях, где зарплата не ведется (например, Бухгалтерия без модуля расчета пособий), пособия рассчитываются вне программы, и вводить справку некуда — расчет ведется вручную или в ЗУП. Если вы обнаружили, что документа нет в меню, проверьте функциональность: раздел «Администрирование» → настройки учета зарплаты и кадров.
Что важно запомнить
Доходы с прежнего места работы вносятся документом «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» в разделе «Зарплата». Суммы переносятся из справки 182н по годам, по каждому работодателю — отдельный документ. Если больничный уже рассчитан, его нужно пересчитать после ввода справки. Результат проверяется в расшифровке среднего заработка на закладке «Оплата».
Частые вопросы
Можно ли ввести заработок прошлых лет сразу в больничном листе, без отдельной справки?
В документе «Больничный лист» есть возможность перейти к вводу данных о заработке у других страхователей из расшифровки среднего заработка — фактически это тот же документ входящей справки, созданный из больничного. Вручную править сумму среднего заработка напрямую не рекомендуется: при пересчете документа ручные правки будут потеряны.
Что делать, если сотрудник принес справку после выплаты больничного?
Пособие пересчитывается. Введите входящую справку, затем откройте соответствующий больничный лист и пересчитайте его. Разница доплачивается сотруднику. Перерасчет возможен за период не более трех лет, предшествующих дню представления справки.
Почему сумма из справки в расчете оказалась меньше, чем в документе?
Программа ограничивает заработок предельной величиной базы для начисления страховых взносов за соответствующий год. Если сумма в справке превышает этот лимит, в расчет берется только предельная величина — это нормальное поведение, а не ошибка.
Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает у нас больше двух лет?
Если весь расчетный период сотрудник отработал в вашей организации и вся база для расчета есть в программе, входящая справка не требуется. Она нужна только для учета заработка у других страхователей в расчетном периоде.
Как учесть периоды декрета из справки при расчете обычного больничного?
Для пособия по временной нетрудоспособности исключаемые периоды не применяются — делитель всегда фиксированный. Но внести их в документ стоит сразу: они понадобятся при расчете пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком, где исключаемые дни увеличивают среднедневной заработок.
Справка от прежнего работодателя электронная — как ее внести?
Электронная справка 182н, подписанная квалифицированной подписью, равнозначна бумажной. Данные из нее вносятся в документ вручную так же, как с бумажного носителя. Сам файл справки рекомендуется сохранить в учетном деле сотрудника для подтверждения при проверках СФР.