ЕФС-1 в 1С: что это за отчёт и как его сдать

ЕФС-1 — это единая форма сведений, которую работодатели сдают в Социальный фонд России (СФР). Она заменила сразу несколько отчётов, которые раньше направлялись в ПФР: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, ДСВ-3, а также сведения по форме СЗВ-ИСХ. Объединение произошло после слияния ПФР и ФСС в единый Социальный фонд, и теперь вся «пенсионная» и кадровая отчётность по сотрудникам подаётся одним документом.

Форма состоит из разделов, каждый из которых отвечает за свой тип сведений: кадровые события (приём, перевод, увольнение), стаж за год, взносы на накопительную пенсию, стаж на вредных работах. Сдавать нужно только те разделы, по которым есть данные, — пустые подразделы в отчёт не включаются.

В программах 1С (ЗУП, Бухгалтерия, Управление нашей фирмой) ЕФС-1 формируется автоматически на основе кадровых документов и данных учёта. Задача пользователя — правильно вести кадровый учёт в течение периода, корректно создать отчёт, проверить его и отправить в СФР через сервис 1С-Отчётность или иным способом.

Что такое ЕФС-1 и какие отчёты он заменил

ЕФС-1 расшифровывается как «Единая форма сведений». Отчёт введён в связи с объединением Пенсионного фонда и Фонда социального страхования в Социальный фонд России. Работодатели, которые раньше сдавали несколько отдельных форм, теперь формируют один документ с нужными разделами.

Форма объединила следующие отчёты:

• СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение, переименование организации);
• СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 — сведения о страховом стаже за отчётный год;
• СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ — корректирующие и исходные сведения за периоды до появления персонифицированного учёта в новом виде;
• ДСВ-3 — сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.

Сдавать ЕФС-1 обязаны все работодатели, у которых есть застрахованные лица: организации, ИП с наёмными работниками, а также те, кто заключает договоры ГПХ, — по исполнителям подаются сведения о стаже за период действия договора.

Разделы ЕФС-1: что входит в форму

Форма состоит из двух основных разделов с подразделами. Понимание структуры помогает правильно выбрать, что именно нужно сформировать в 1С в конкретной ситуации.

Раздел 1 — сведения о трудовой (иной) деятельности, стаже и взносах:

• Подраздел 1 — кадровые события: приём на работу, перевод, увольнение, переименование, запрет на занятие должности (бывший СЗВ-ТД);
• Подраздел 1.1 — сведения о стаже, включая особые условия труда;
• Подраздел 1.2 — сведения о стаже на работах с вредными и опасными условиями труда;
• Подраздел 2 — сведения о стаже за отчётный год (бывший СЗВ-СТАЖ);
• Подраздел 3 — уплаченные дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию (бывший ДСВ-3).

Раздел 2 — корректирующие и исходные сведения о стаже за периоды до введения современного персонифицированного учёта (бывшие СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ). Этот раздел требуется редко — в основном при исправлении ошибок прошлых лет или при запросе из фонда.

Сроки сдачи ЕФС-1

Сроки зависят от раздела формы. Нарушение сроков по кадровым событиям — самая частая причина штрафов, поэтому на приёмы и увольнения стоит реагировать оперативно.

За несвоевременную сдачу сведений о трудовой деятельности предусмотрены штрафы для должностных лиц. Кроме того, фонд может оштрафовать за недостоверные сведения. Поэтому важно не только соблюдать сроки, но и проверять корректность данных перед отправкой.

Как сформировать ЕФС-1 в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом отчёт создаётся из журнала отчётности. Предварительное условие — в программе корректно ведётся кадровый учёт: оформлены приказы о приёме, переводах и увольнениях, заполнены ИНН и СНИЛС сотрудников.

Порядок формирования:

1. Откройте раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность».
2. Нажмите «Создать» и в списке форм выберите «ЕФС-1» (можно воспользоваться поиском по названию).
3. Укажите организацию и отчётный период.
4. Выберите нужный тип сведений: кадровые события, стаж, взносы.
5. Нажмите «Заполнить» — программа подтянет данные из кадровых документов.
6. Проверьте список сотрудников и события, затем нажмите «Проверить» → «Проверить в интернете» для контроля по правилам фонда.
7. После успешной проверки нажмите «Отправить».

1. 1
   Убедитесь, что все кадровые приказы за период проведены в программе
2. 2
   Создайте отчёт ЕФС-1 через 1С-Отчётность
3. 3
   Выберите нужный раздел и заполните отчёт автоматически
4. 4
   Запустите проверку и исправьте выявленные ошибки
5. 5
   Отправьте отчёт и дождитесь положительного протокола из СФР

Кадровые события (подраздел 1)

При приёме или увольнении сотрудника создайте ЕФС-1 с типом сведений о кадровых событиях. Программа автоматически подберёт приказы за выбранную дату. Проверьте, что в событии указаны дата приказа, его номер и трудовая функция, — эти поля обязательны.

Сведения о стаже (подраздел 2)

Годовой отчёт о стаже формируется по состоянию на конец отчётного года. В него попадают все сотрудники, работавшие в году, включая уволенных, а также исполнители по договорам ГПХ. Периоды болезней, отпусков и простоев программа выделяет автоматически по данным учёта времени — проверьте их перед отправкой.

Как сдать ЕФС-1 из 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии механизм аналогичен: отчёт создаётся через раздел «Отчёты» → «1С-Отчётность» → «Создать». В списке форм найдите ЕФС-1, укажите организацию и период. Автозаполнение опирается на кадровые документы и начисления, поэтому важно, чтобы учёт вёлся непосредственно в этой базе, а не только в бумажном виде.

Если кадровый учёт ведётся в ЗУП, а бухгалтерский — в Бухгалтерии, отчётность по сотрудникам формируйте именно в ЗУП: там полный набор кадровых данных. Дублировать отправку из двух программ нельзя — фонд примет первый поступивший вариант, а исправления потребуют корректирующей формы.

Перед массовой отправкой годового ЕФС-1 сформируйте отчёт заранее, за несколько недель до срока. Это даст время исправить ошибки в СНИЛС, периодах стажа и не заполнять форму в последний день, когда серверы фонда перегружены.

Проверка и отправка: как убедиться, что отчёт принят

Отправка отчёта не означает его приём. После отправки следите за статусом в 1С-Отчётности: сначала отчёт получает статус «Отправлено», затем фонд возвращает протокол. Положительный протокол подтверждает приём; отрицательный содержит перечень ошибок, которые нужно исправить и отправить отчёт повторно.

Типичные ошибки, которые выявляет проверка:

• неверный или отсутствующий СНИЛС сотрудника;
• несовпадение ФИО и даты рождения с данными фонда;
• пропущенный обязательный реквизит приказа (номер или дата);
• пересечение периодов стажа или разрывы без объясняющего кода;
• неактуальная версия программы, из-за которой формат выгрузки устарел.

Регулярно обновляйте конфигурацию: формат ЕФС-1 периодически корректируется, и старая версия программы может формировать отчёт, который фонд не примет. Также проверяйте срок действия сертификата электронной подписи, используемого для отправки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отчёта в 1С-Отчётности

Норма

Принят, есть положительный протокол СФР

Тревожный признак

Ошибка или статус «Отправлено» долго не меняется

Список сотрудников в отчёте

Норма

Все работавшие в периоде лица включены, включая уволенных и ГПХ

Тревожный признак

Кто-то отсутствует или есть лишние записи

Персональные данные

Норма

СНИЛС и ФИО совпадают с документами работника

Тревожный признак

Расхождения, предупреждения проверки

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с ЕФС-1 возникает не из-за самой формы, а из-за качества исходных данных. Если кадровые документы оформляются задним числом или с ошибками, отчёт унаследует все неточности.

Частая ситуация — пропуск срока при увольнении в пятницу: следующий рабочий день наступает в понедельник, и отчёт нужно отправить именно тогда, не дожидаясь конца месяца. Вторая распространённая ошибка — забыть включить исполнителей по договорам ГПХ в годовые сведения о стаже: они тоже застрахованные лица.

Часто задаваемые вопросы

Чем ЕФС-1 отличается от персонифицированных сведений о физлицах?

Это разные отчёты. ЕФС-1 сдаётся в СФР и содержит сведения о стаже и кадровых событиях. Персонифицированные сведения о физических лицах подаются в налоговую службу и содержат данные о доходах и взносах. Оба отчёта обязательны и не заменяют друг друга.

Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в организации нет сотрудников?

Если нет застрахованных лиц, отчёт не сдаётся. Исключение — организации, где единственный учредитель является директором и получает зарплату: по нему сведения подаются в общем порядке. ИП без работников ЕФС-1 не сдаёт.

Что делать, если обнаружил ошибку в уже сданном отчёте?

Сформируйте корректирующий ЕФС-1 по тем же сотрудникам с верными данными. В 1С для этого в отчёте выбирается корректирующий вид сведений. Чем раньше отправлена корректировка, тем ниже риск штрафа за недостоверные сведения.

Можно ли сдать ЕФС-1 без 1С-Отчётности?

Да. Отчёт можно выгрузить из 1С в файл и отправить через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через оператора электронного документооборота. 1С-Отчётность — просто наиболее удобный встроенный способ с автоматической проверкой.

Как сдавать ЕФС-1 при смене фамилии сотрудника?

Сначала обновите данные в карточке сотрудника в 1С на основании документов. Смена фамилии не является кадровым событием для подраздела 1, но актуальные ФИО важны для корректной идентификации в фонде — иначе сведения могут быть отклонены.

Какой штраф грозит за несдачу ЕФС-1?

За нарушение сроков или непредставление сведений о трудовой деятельности предусмотрена административная ответственность должностного лица. Размер штрафа устанавливается законодательством и может применяться за каждое нарушение, поэтому систематические пропуски особенно рискованны.