Как создать выплату аванса в 1С

Выплата аванса в 1С состоит из двух этапов: расчет суммы аванса и оформление самой выплаты через ведомость. В зависимости от конфигурации (1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия) и выбранного способа расчета последовательность действий немного отличается, но общая логика одинакова: программа определяет сумму, удерживает НДФЛ с аванса и формирует документ выплаты, по которому деньги перечисляются сотрудникам.

По трудовому законодательству зарплату нужно платить не реже чем каждые полмесяца, поэтому аванс — обязательная часть расчетов с персоналом. В 1С аванс может рассчитываться фиксированной суммой, процентом от оклада или по фактически отработанному времени за первую половину месяца. От выбранного способа зависит, какие документы нужно создать.

Ниже разобраны оба варианта работы: через 1С:Зарплату и управление персоналом (ЗУП), где функционал наиболее полный, и через 1С:Бухгалтерию, где возможности ограничены упрощенным расчетом. Также рассмотрены удержание НДФЛ с аванса, проверка результата и типичные ошибки.

Как в 1С задается способ расчета аванса

Прежде чем создавать выплату, убедитесь, что в программе правильно настроен способ расчета аванса. В 1С:ЗУП доступны три варианта: фиксированной суммой, процентом от тарифа (оклада) и расчетом за первую половину месяца по отработанному времени. Способ задается для конкретного сотрудника в документах «Прием на работу», «Кадровый перевод» или массово через «Изменение аванса» в разделе «Зарплата».

Если выбран расчет за первую половину месяца, программа учитывает фактические явки и отсутствия с 1 по 15 число. Это самый точный вариант, но он требует актуальных данных табеля: отпуска, больничные и командировки должны быть введены до расчета. При способе «процентом» или «фиксированной суммой» отдельный документ начисления не нужен — сумма подставится в ведомость автоматически.

В 1С:Бухгалтерии расчет аванса за первую половину месяца по отработанному времени недоступен: аванс задается процентом от оклада (по умолчанию 40%) или фиксированной суммой в карточке сотрудника либо в документе приема на работу.

Способы расчета аванса

Фиксированной суммой

Подходит при стабильных окладах и небольшом штате. Ограничение: при неполном отработанном времени сумма не пересчитывается автоматически.

Процентом от оклада

Простой вариант, доступен и в ЗУП, и в Бухгалтерии. Ограничение: не учитывает фактические отсутствия в первой половине месяца.

Расчет за первую половину месяца

Точный расчет по отработанному времени, только в 1С:ЗУП. Требует своевременного ввода всех отсутствий до 15 числа.

Начисление аванса за первую половину месяца в 1С:ЗУП

Если в вашей организации аванс рассчитывается по отработанному времени, перейдите в раздел «Зарплата» и создайте документ «Начисление за первую половину месяца». Укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберет всех сотрудников, у которых способ аванса установлен как «Расчет за первую половину месяца».

В табличной части отобразятся начисления за период с 1 по 15 число, а также удержания и НДФЛ, рассчитанный с аванса. Проверьте колонку с отработанными днями: если у сотрудника был отпуск или больничный, а документ не введен, сумма аванса завысится. После проверки проведите документ.

Обратите внимание: этот документ формирует именно расчет, но не выплату. Деньги сотрудник получит только после создания ведомости. Если аванс у сотрудников задан фиксированной суммой или процентом, документ «Начисление за первую половину месяца» создавать не нужно.

Создание ведомости на выплату аванса

Выплата оформляется документом-ведомостью. В 1С:ЗУП в разделе «Выплаты» выберите нужный тип: «Ведомость в банк», «Ведомость на счета», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика». Выбор зависит от того, как организация выдает деньги: на зарплатные карты в рамках зарплатного проекта, на произвольные счета сотрудников или наличными.

В шапке ведомости в поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс», укажите месяц начисления и дату выплаты. Затем нажмите «Заполнить» — программа подберет сотрудников и рассчитает суммы к выплате с учетом НДФЛ. Колонка «НДФЛ к перечислению» заполнится автоматически, если в настройках учетной политики предусмотрено удержание налога при выплате аванса.

В 1С:Бухгалтерии ведомости находятся в разделе «Зарплата и кадры» — «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу»). После выбора вида выплаты «Аванс» и заполнения табличной части проверьте итоговую сумму и проведите документ. Для выплаты через кассу дополнительно потребуется расходный кассовый ордер.

1. 1
   Проверьте способ расчета аванса у сотрудников (карточка сотрудника или документ приема).
2. 2
   При расчете по отработанному времени создайте «Начисление за первую половину месяца» и проведите его.
3. 3
   Создайте ведомость нужного типа с видом выплаты «Аванс».
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и сверьте суммы к выплате и НДФЛ.
5. 5
   Проведите ведомость и выполните выплату: выгрузите файл в банк или оформите РКО.
6. 6
   Отметьте факт оплаты: подтвердите ведомость после исполнения банком.

НДФЛ при выплате аванса

С аванса удерживается НДФЛ так же, как с основной зарплаты: датой получения дохода в виде оплаты труда считается день выплаты. В 1С:ЗУП налог рассчитывается в документе «Начисление за первую половину месяца» или непосредственно в ведомости, если аванс задан фиксированной суммой или процентом.

Проверьте настройку в разделе «Настройка» — «Организации» на вкладке «Учетная политика»: там определяется порядок исчисления НДФЛ с аванса. Если в ведомости колонка НДФЛ пустая, а по учетной политике налог должен удерживаться, сумма к выплате окажется завышенной, и при окончательном расчете за месяц образуется долг за сотрудником.

Перечисление налога оформляется в рамках единого налогового платежа. В программе сроки уплаты НДФЛ контролируются по датам удержания, поэтому важно, чтобы дата ведомости совпадала с реальной датой выплаты денег.

Проверка результата после выплаты

После проведения ведомости убедитесь, что выплата прошла корректно. В 1С:ЗУП откройте отчет «Расчетный листок» или «Полная сводка» за месяц: сумма аванса должна отразиться в колонке выплаченных сумм, а сальдо на конец месяца должно соответствовать остатку к выплате после окончательного расчета.

Для ведомостей в банк проверьте подтверждение из банка: в 1С:ЗУП статус ведомости меняется после загрузки выписки или подтверждения через сервис обмена с банком. Не подтвержденные ведомости не формируют факт выплаты в учете, что приведет к расхождениям в отчетности по НДФЛ.

Дополнительно сверьте данные с отчетом «Анализ НДФЛ по датам получения доходов»: удержанный с аванса налог должен отражаться с датой ведомости. Если выплата прошла частично (например, у одного сотрудника не прошел платеж), оформите корректировку ведомости, а не новый документ на ту же сумму.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Аванс отражен в выплаченных суммах, НДФЛ удержан

Тревожный признак

Аванс есть в начислениях, но отсутствует в выплатах

Статус ведомости в банк

Норма

Ведомость подтверждена выпиской или обменом с банком

Тревожный признак

Ведомость висит неподтвержденной после даты платежа

Сальдо по сотруднику

Норма

Долг на конец месяца равен разнице между начислением и авансом

Тревожный признак

Отрицательное сальдо или завышенный остаток

НДФЛ в ведомости

Норма

Колонка налога заполнена при наличии дохода

Тревожный признак

Налог нулевой при положительной сумме аванса

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы с авансом возникают из-за рассинхронизации настроек и документов. Например, сотруднику в приеме на работу задан расчет за первую половину месяца, а бухгалтер создает ведомость, не сформировав документ начисления — в итоге ведомость заполняется пустой или с неверной суммой.

Вторая частая ситуация — выплата аванса сотруднику, который весь первый полмесяца был в отпуске или на больничном, но документы отсутствия введены после расчета. В этом случае образуется переплата, которую придется удерживать при окончательном расчете. Чтобы этого избежать, вводите все кадровые документы до формирования начисления аванса.

FAQ по выплате аванса в 1С

Можно ли выплатить аванс отдельному сотруднику, а не всем сразу?

Да. В ведомости вместо кнопки «Заполнить» используйте «Подбор» и добавьте нужного сотрудника вручную. Программа рассчитает его аванс и НДФЛ по тем же правилам, что и при массовом заполнении.

Как выплатить аванс новому сотруднику, принятому в середине месяца?

Если аванс рассчитывается за первую половину месяца, сотрудник попадет в документ начисления автоматически пропорционально отработанным дням. При фиксированном способе или проценте проверьте сумму вручную — программа может подставить полный аванс, который придется скорректировать.

Что делать, если аванс выплачен, а потом обнаружилась ошибка в сумме?

Не создавайте вторую ведомость на разницу. Используйте механизм корректировки ведомости (ссылка «Исправить» в документе) или сторнирующие документы. Если переплата уже ушла сотруднику, она будет учтена при окончательном расчете за месяц автоматически.

Нужно ли выплачивать аванс сотруднику в отпуске или на больничном?

Если сотрудник не отработал ни одного дня в первой половине месяца, обязанности платить аванс нет. При расчете по отработанному времени программа сама не включит его в ведомость. При фиксированном авансе сумму нужно обнулить вручную, чтобы не создать переплату.

Чем отличается ведомость «в банк» от ведомости «на счета»?

Ведомость в банк используется в рамках зарплатного проекта: выплата идет на карты, открытые через один банк, с выгрузкой реестра. Ведомость на счета подходит для перечислений на произвольные счета сотрудников в разных банках, например по заявлениям работников.

Почему в 1С:Бухгалтерии нет расчета аванса за первую половину месяца?

Это ограничение конфигурации: в 1С:Бухгалтерии реализован упрощенный учет зарплаты, аванс задается только процентом от оклада или фиксированной суммой. Для расчета по фактически отработанному времени используется 1С:Зарплата и управление персоналом.