Как в 1С отразить диспансеризацию сотрудника

Диспансеризация — это освидетельствование работника в медицинской организации, за время которого по Трудовому кодексу (ст. 185.1 ТК РФ) сотрудник освобождается от работы с сохранением места и среднего заработка. На диспансеризацию положен один рабочий день раз в три года, а работникам предпенсионного возраста и пенсионерам — два рабочих дня один раз в год. Задача кадровика и расчётчика — правильно оформить отсутствие, отразить его в табеле и начислить оплату.

В типовой «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) для этих целей предусмотрен документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с видом отсутствия «Диспансеризация», а также специальное обозначение в табеле. В «1С:Бухгалтерии» с базовым кадровым учётом возможности скромнее — отсутствие придётся отражать вручную через табель или доначисление. Ниже разобраны оба варианта.

Проверьте настройки программы перед первым отражением

Перед первым оформлением диспансеризации убедитесь, что в программе включён учёт отсутствий. В 1С:ЗУП откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» → «Учёт отсутствий» и проверьте, что установлен признак использования отсутствий. Без этого документ «Отсутствие» может быть недоступен или не будет влиять на табель.

Также проверьте, что в списке видов отсутствий присутствует «Диспансеризация». В свежих релизах 1С:ЗУП вид добавлен поставкой. Если база давно не обновлялась, вида может не быть — тогда либо обновите конфигурацию, либо используйте ближайший аналог («Отсутствие по уважительной причине») с ручной настройкой оплаты по среднему. Второй вариант требует внимательности: обозначение в табеле и расчёт придётся контролировать вручную.

Оформите отсутствие документом в 1С:ЗУП

Основной способ — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» из раздела «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (или «Зарплата» → «Отсутствия»). Создайте новый документ, выберите организацию, сотрудника и месяц начисления. В поле «Вид отсутствия» укажите «Диспансеризация» и задайте период — обычно один рабочий день, для предпенсионеров и пенсионеров — до двух дней.

После выбора вида отсутствия программа автоматически подставит начисление «Оплата дня диспансеризации» с расчётом по среднему заработку. Проверьте на вкладке «Оплата» сумму и состав базы среднего. Если сотрудник работает недавно и данных для среднего недостаточно, программа рассчитает оплату исходя из оклада — это нормально, но сумму стоит перепроверить.

Проведите документ. С этого момента день диспансеризации учитывается в табеле, в расчёте зарплаты за месяц и в среднем заработке для последующих расчётов (отпусков, командировок). Основание — заявление работника и справка из медицинской организации: их реквизиты можно указать в комментарии к документу или хранить в личном деле.

1. 1
   Получите от сотрудника заявление и подтверждение прохождения диспансеризации из медорганизации
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Создать» → «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)»
3. 3
   Выберите сотрудника, вид отсутствия «Диспансеризация», укажите дату или период
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанную оплату по среднему заработку на вкладке «Оплата»
5. 5
   Проведите документ и сверьте отражение в табеле (код «ДС») и в расчётном листке

Как диспансеризация отражается в табеле и зарплате

В табеле учёта рабочего времени (отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)») день диспансеризации выводится с обозначением «ДС». Это буквенный код, заложенный в типовую поставку для вида времени «Диспансеризация». Если в вашей базе табель показывает другой символ или пустую ячейку, проверьте, что документ «Отсутствие» проведён именно в том месяце, за который строится табель, и что в карточке вида времени заполнено обозначение.

Оплата попадает в расчётный листок отдельной строкой «Оплата дня диспансеризации». Сумма рассчитывается из среднедневного заработка по общим правилам исчисления среднего. НДФЛ и страховые взносы с этой выплаты начисляются в обычном порядке — это не компенсация, а оплата труда по среднему, поэтому необлагаемых льгот у неё нет.

Важный нюанс: время диспансеризации не включается в отработанное время, но и не является отсутствием, уменьшающим оклад. Если сотрудник на окладе, программа при расчёте зарплаты за месяц не должна уменьшать окладную часть из-за дня «ДС» — проверьте это в расчётном листке, сравнив окладную часть с обычным месяцем.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц

Норма

День диспансеризации отмечен кодом «ДС», остальные дни — как обычно

Тревожный признак

День пуст, отмечен «НН» или оклад сотрудника уменьшен

Расчётный листок

Норма

Есть строка оплаты дня диспансеризации по среднему, окладная часть не урезана

Тревожный признак

Оплаты нет или сумма равна нулю при отработанной базе среднего

Средний заработок в последующих расчётах

Норма

День и его оплата корректно исключены/учтены по правилам среднего

Тревожный признак

Сумма диспансеризации ошибочно попала в базу среднего для отпускных

Отражение диспансеризации в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) кадровый функционал ограничен: специального документа для диспансеризации нет. Практикуются два подхода. Первый — отразить день в табеле вручную (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → табель либо карточка сотрудника, в зависимости от настроек учёта) и доначислить оплату в документе «Начисление зарплаты» за месяц, добавив сотруднику строку с вручную введённым начислением по среднему заработку.

Второй подход — создать в справочнике «Начисления» новый вид «Оплата дня диспансеризации»: облагается НДФЛ и взносами, код дохода — как у оплаты труда (2000), способ отражения в учёте — по умолчанию сотрудника. Расчёт суммы по среднему в Бухгалтерии придётся выполнить вручную или в стороннем калькуляторе, поскольку автоматический расчёт среднего там реализован только для отпусков и командировок.

Сравнение вариантов учёта

1С:ЗУП 3.1, документ «Отсутствие»

Полностью автоматический вариант: табель, средний заработок, НДФЛ и взносы считаются сами. Подходит всем, кто ведёт зарплату в ЗУП.

1С:Бухгалтерия, ручное начисление

Подходит при небольшом штате и редких случаях. Требует ручного расчёта среднего и ручной корректировки табеля — выше риск арифметических ошибок.

Отсутствие по уважительной причине без оплаты

Допустимо только если работник и работодатель договорились о дне без сохранения заработка сверх гарантий ТК. Для самой диспансеризации по ст. 185.1 ТК РФ этот вариант занижает права работника — применять нельзя.

Особые ситуации и частые ошибки

Если сотрудник проходит диспансеризацию в выходной день по своей инициативе, оплачиваемый день не переносится автоматически: освобождение от работы положено именно на рабочий день. Оформлять «Отсутствие» на выходной не нужно — это исказит табель и средний заработок.

При совместительстве день диспансеризации оформляется по каждому месту работы отдельно, если сотрудник освобождается от работы на обоих. В ЗУП создайте два документа «Отсутствие»: по основному сотруднику и по совместителю. Распространённая ошибка — оформить только основное место, после чего у совместителя в табеле появляется неявка «НН» и уменьшается зарплата.

Ещё одна ошибка — вводить диспансеризацию задним числом после того, как зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена. В этом случае документ «Отсутствие» вызовет перерасчёт: программа покажет его в обработке «Доначисление, перерасчёт» (или предложит сторно). Не игнорируйте перерасчёт — иначе расчётный листок и ведомости разойдутся, а в отчётность (6-НДФЛ, РСВ) уйдут некорректные суммы.

Проводки и отражение в учёте

В бухгалтерском и налоговом учёте оплата дня диспансеризации отражается как обычная выплата по среднему заработку: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44 — по месту работы сотрудника) Кт 70. НДФЛ — Дт 70 Кт 68.01, взносы — Дт счёта затрат Кт 69. В 1С:ЗУП проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучёте» вместе с остальными начислениями месяца; в 1С:Бухгалтерии — автоматически при проведении «Начисления зарплаты».

В налоговом учёте сумма включается в расходы на оплату труда. В отчёте 6-НДФЛ выплата отражается в составе оплаты труда с датой фактического получения дохода — днём выплаты зарплаты. Отдельных строк или кодов для диспансеризации в отчётности не предусмотрено.

Частые вопросы

Нужно ли требовать от сотрудника справку о прохождении диспансеризации?

Да. Заявление работника и подтверждение из медицинской организации — основание для предоставления оплачиваемого дня. Без подтверждения оплатить день по среднему рискованно: при проверке выплату могут признать необоснованной. Реквизиты справки удобно зафиксировать в комментарии к документу «Отсутствие».

Что делать, если в моей версии 1С:ЗУП нет вида отсутствия «Диспансеризация»?

Обновите конфигурацию до актуального релиза — вид добавлен поставкой. Если обновиться нельзя, используйте «Отсутствие по уважительной причине» с ручным доначислением по среднему, но обязательно проверьте обозначение в табеле и корректность расчёта.

Как оформить два дня диспансеризации предпенсионеру?

Одним документом «Отсутствие» с периодом в два рабочих дня — программа начислит оплату по среднему за оба дня. Право на два дня возникает раз в год, контроль периодичности ведите вручную по прошлым заявлениям.

Уменьшится ли оклад сотрудника из-за дня диспансеризации?

Нет. День «ДС» не считается неотработанным временем, уменьшающим окладную часть: сотрудник получает оклад за месяц плюс оплату дня по среднему. Если в расчётном листке оклад уменьшился — проверьте настройки вида времени и формулу начисления по окладу.

Облагается ли оплата дня диспансеризации НДФЛ и взносами?

Да, в полном объёме. Это выплата по среднему заработку в рамках трудовых отношений, а не компенсация: НДФЛ удерживается по общим правилам, страховые взносы начисляются. В 6-НДФЛ сумма входит в состав оплаты труда.

Сотрудник прошёл диспансеризацию в отпуске — нужно ли что-то оформлять?

Нет. Отдельный оплачиваемый день положен, когда работник освобождается от работы. В период отпуска он и так свободен, поэтому документ «Отсутствие» не создаётся, отпуск не продлевается и дополнительная оплата не начисляется.