Как создать ведомость на выплату бывшим сотрудникам в 1С

После увольнения сотрудника расчёт с ним не всегда заканчивается в день увольнения: бывают премии, начисленные позже, перерасчёты, компенсации по решению суда или выплаты, которые по разным причинам не были выданы вовремя. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для таких случаев предусмотрен отдельный механизм — ведомости на выплату бывшим сотрудникам. Они позволяют корректно оформить выплату, удержать НДФЛ и отразить операцию в учёте, не «оживляя» уволенного сотрудника в штатном расписании.

Главная ошибка бухгалтеров — попытка провести такую выплату обычной ведомостью на зарплату. Стандартные ведомости подбирают только действующих сотрудников, поэтому уволенный человек в них просто не попадёт, а ручное добавление приведёт к ошибкам в отчётности по НДФЛ и страховым взносам. Специализированные документы из раздела выплат бывшим сотрудникам решают эту задачу штатно.

Ниже разобран полный цикл работы: от проверки настроек учётной политики до контроля результата и исправления типичных проблем. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1, но общая логика применима и к другим конфигурациям на базе БСП, где реализован механизм выплат бывшим сотрудникам.

Когда нужна отдельная ведомость для бывшего сотрудника

Механизм выплат бывшим сотрудникам применяется, когда дата выплаты наступает после даты увольнения. Типичные ситуации: годовая или квартальная премия, начисленная приказом уже после ухода человека; перерасчёт зарплаты за прошлые периоды по результатам проверки или судебного решения; доначисление пособия; выплата, которую не успели выдать в день увольнения из-за отсутствия работника.

Если сотрудник уволен, но окончательный расчёт ещё не выплачен, а ведомость формируется в тот же расчётный период, часто достаточно обычной ведомости — уволенные с невыплаченным расчётом могут подбираться в неё автоматически, если в настройках не снят соответствующий признак. Отдельная ведомость для бывших сотрудников нужна именно тогда, когда начисление возникает уже после закрытия периода увольнения.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Начисление сделано до даты увольнения, выплата в том же месяцеИспользуйте обычную ведомость на выплату зарплаты — уволенный подберётся автоматически

Начисление (премия, перерасчёт) оформлено после даты увольненияСоздавайте начисление с признаком выплаты бывшему сотруднику и отдельную ведомость из раздела «Выплаты бывшим сотрудникам»

Выплата по исполнительному листу или решению судаОформите перерасчёт документом «Начисление за первую половину месяца» не нужно — используйте «Разовое начисление» и отдельную ведомость, НДФЛ проверьте вручную

Проверка настроек перед началом работы

Прежде чем создавать документы, убедитесь, что в программе включён нужный функционал. Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» и проверьте способы выплаты зарплаты: для каждого способа (через кассу, через банк по зарплатному проекту, на счёт сотрудника) должен быть задан счёт и аналитика. Затем в «Настройка» → «Расчёт зарплаты» проверьте, что включена возможность разовых начислений и премий — именно этими документами обычно оформляются суммы бывшим сотрудникам.

Второй обязательный шаг — проверить карточку уволенного сотрудника. В ней должен быть указан способ выплаты и, если деньги перечисляются на карту, лицевой счёт в зарплатном проекте или реквизиты банковского счёта. Если бывший сотрудник получает деньги на новый счёт, внесите реквизиты вручную в документ ведомости — программа это позволяет.

Регистрация начисления бывшему сотруднику

Ведомость на выплату заполняется только по зарегистрированной задолженности, поэтому сначала нужно создать начисление. Для разовых сумм используйте документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата») или «Премия». В документе установите признак, что начисление относится к бывшим сотрудникам: в поле подбора сотрудников программа позволяет выбрать уволенных, если переключить режим подбора.

При заполнении укажите период, за который производится начисление, вид расчёта (например, «Премия по итогам года») и сумму. Программа автоматически рассчитает НДФЛ. Обратите внимание на дату выплаты дохода: от неё зависит, в какой период попадёт НДФЛ и как сумма отразится в отчётности 6-НДФЛ. Для выплат бывшим сотрудникам датой получения дохода считается день фактической выплаты.

После проведения документа проверьте, что задолженность появилась в учёте: откройте отчёт «Расчётный листок» по этому сотруднику или «Задолженность по зарплате». Если сумма видна в отчётах — можно переходить к ведомости.

1. 1
   Проверьте настройки способов выплаты и карточку уволенного сотрудника
2. 2
   Создайте документ начисления: «Разовое начисление» или «Премия» с подбором бывшего сотрудника
3. 3
   Проверьте НДФЛ и дату выплаты дохода в документе начисления
4. 4
   Откройте «Выплаты» → «Выплаты бывшим сотрудникам» и создайте ведомость нужного вида
5. 5
   Заполните ведомость по кнопке «Заполнить» и сверьте суммы
6. 6
   Проведите документ и проверьте результат отчётами

Создание ведомости на выплату

Перейдите в раздел «Выплаты» → «Выплаты бывшим сотрудникам». Здесь доступны несколько видов ведомостей: «Ведомость в кассу», «Ведомость в банк» (по зарплатному проекту), «Ведомость на счета» (перечисление на произвольные счета) и «Ведомость через раздатчика». Выбор зависит от того, как бывший сотрудник получит деньги: наличными в кассе, на карту в рамках зарплатного проекта или переводом на указанный им счёт.

Создайте новый документ, укажите организацию, дату выплаты и месяц начисления. Нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех бывших сотрудников, по которым есть невыплаченная задолженность за выбранный период. Если нужно выплатить только одному человеку, удалите лишние строки или используйте подбор по кнопке «Добавить».

Проверьте колонки «К выплате» и «НДФЛ». Сумма к выплате должна равняться начислению минус налог. Если в строке сумма отличается от ожидаемой, не редактируйте её вручную без анализа: расхождение обычно означает, что часть задолженности уже выплачена другой ведомостью или по сотруднику есть удержания.

Выплата наличными через кассу

Для выплаты наличными используйте «Ведомость в кассу». После проведения ведомости на её основании оформляется расходный кассовый ордер. Учтите сроки: невыплаченные в установленный срок суммы по кассовой ведомости подлежат депонированию — в ЗУП для этого есть документ «Депонирование зарплаты».

Выплата на карту или счёт

Если бывший сотрудник участвовал в зарплатном проекте, используйте «Ведомость в банк» — программа сформирует реестр для банка. Если человек просит перевести деньги на другой счёт, выберите «Ведомость на счета» и укажите БИК, номер счёта и банк получателя в табличной части. На основании такой ведомости формируется платёжное поручение при синхронизации с бухгалтерской программой.

Сравнение вариантов

Ведомость в кассу

Подходит для наличной выплаты. Требует последующего РКО и контроля депонирования при неявке получателя

Ведомость в банк (зарплатный проект)

Подходит, если у бывшего сотрудника сохранился лицевой счёт в зарплатном проекте. Формирует реестр в банк

Ведомость на счета

Подходит для перевода на любой счёт, указанный бывшим сотрудником. Реквизиты вносятся вручную, нужна проверка БИК и номера счёта

Проверка результата и отражение в отчётности

После проведения ведомости убедитесь, что задолженность закрыта. Откройте отчёт «Задолженность по зарплате» или «Анализ зарплаты по сотрудникам» за соответствующий период: по бывшему сотруднику не должно оставаться кредитового сальдо на конец периода. Остаток означает, что ведомость не проведена, заполнена не полностью или дата выплаты относится к другому периоду.

Проверьте НДФЛ: сформируйте «Регистр налогового учёта по НДФЛ» или «Анализ НДФЛ по сотрудникам». Дата удержания налога должна совпадать с датой ведомости, а сумма удержанного налога — с суммой в документе. Если даты разъехались, исправьте дату выплаты в ведомости и перепроведите документ.

При обмене с 1С:Бухгалтерией ведомость выгружается вместе с другими документами и формирует проводки по выплате. Убедитесь, что в настройках синхронизации для документов выплаты заданы корректные счета и что документ не попал в список незагруженных из-за незаполненных реквизитов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Задолженность по сотруднику в отчёте «Задолженность по зарплате»

Норма

Сальдо на конец периода равно нулю

Тревожный признак

Остаток задолженности — ведомость не проведена или заполнена частично

Дата удержания НДФЛ в регистре налогового учёта

Норма

Дата удержания совпадает с датой ведомости

Тревожный признак

Дата отличается — НДФЛ попадёт не в тот период отчётности

Сумма к выплате в ведомости

Норма

Равна начислению минус НДФЛ и удержания

Тревожный признак

Сумма меньше без видимой причины — возможна частичная выплата другим документом

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — пустая ведомость при нажатии «Заполнить». Причины: начисление оформлено обычным документом без признака выплаты бывшему сотруднику, в карточке сотрудника не указан способ выплаты, либо выбран неверный месяц начисления в шапке ведомости. Проверьте эти три пункта прежде всего.

Вторая группа ошибок связана с НДФЛ. Если премия бывшему сотруднику начислена документом с неправильной датой выплаты, налог попадёт в неверный период 6-НДФЛ, и придётся подавать уточнённый расчёт. Всегда сверяйте дату выплаты дохода в документе начисления с фактической датой ведомости.

Третья ошибка — попытка выплатить сумму через обычную зарплатную ведомость путём ручного добавления уволенного. Это нарушает автоматический учёт: программа может некорректно распределить НДФЛ и задолженность. Используйте только штатные документы из раздела выплат бывшим сотрудникам.

FAQ: частые вопросы по выплатам бывшим сотрудникам

Можно ли выплатить премию сотруднику, уволенному несколько месяцев назад?

Да. Срок, прошедший после увольнения, не ограничивает возможность выплаты. Оформите документ «Премия» или «Разовое начисление» с подбором бывшего сотрудника, затем создайте ведомость в разделе «Выплаты бывшим сотрудникам». НДФЛ будет рассчитан на дату фактической выплаты.

Почему ведомость не заполняется автоматически?

Наиболее вероятные причины: задолженность не зарегистрирована (нет проведённого документа начисления), в карточке сотрудника не указан способ выплаты, в шапке ведомости выбран не тот месяц начисления или организация. Проверьте наличие задолженности отчётом «Задолженность по зарплате».

Нужно ли начислять страховые взносы на выплаты бывшим сотрудникам?

Зависит от вида выплаты. Вознаграждения за труд (премии за период работы, перерасчёты зарплаты) облагаются взносами в общем порядке, даже если выплачены после увольнения. В ЗУП взносы рассчитываются документом начисления автоматически — проверьте вкладку с взносами в документе.

Как выплатить деньги, если бывший сотрудник не явился за наличными?

Если выплата оформлена кассовой ведомостью, а получатель не явился в срок, сумму нужно депонировать документом «Депонирование зарплаты». При обращении бывшего сотрудника депонированная сумма выплачивается отдельным расходным ордером.

Можно ли перечислить выплату на счёт, отличный от зарплатной карты?

Да. Используйте вид ведомости «Ведомость на счета» и укажите в табличной части банк, БИК и номер счёта получателя. Реквизиты лучше запросить у бывшего сотрудника письменно и сверить перед отправкой платежа.

Что делать, если выплата ошибочно проведена обычной ведомостью?

Отмените проведение ошибочной ведомости, проверьте, не нарушился ли учёт НДФЛ (сформируйте анализ налога по сотруднику), затем оформите выплату правильным документом из раздела выплат бывшим сотрудникам. Если период уже закрыт и отчётность сдана, оцените необходимость уточнённого 6-НДФЛ.