Как создать увольнение списком в 1С

Массовое увольнение сотрудников — при сокращении штата, ликвидации подразделения или реорганизации — вручную оформлять по каждому человеку долго и рискованно: легко ошибиться в датах, забыть компенсацию или оформить приказ не по всем сотрудникам. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) для этого предусмотрен документ «Увольнение списком», который позволяет одной операцией зарегистрировать увольнение группы работников.

Документ работает в конфигурациях 1С:ЗУП 3.1 и доступен пользователям с правами кадровика или расчётчика. Он автоматически формирует кадровые приказы, рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск и выходное пособие, а также прекращает все плановые начисления сотрудников с даты увольнения.

Ниже разобран полный порядок работы: от подготовки данных до проверки результата, а также типичные ошибки и ограничения, о которых нужно знать перед запуском массового увольнения.

Что такое документ «Увольнение списком» и когда он нужен

«Увольнение списком» — это групповой кадровый документ, который регистрирует прекращение трудовых договоров сразу с несколькими сотрудниками. По сути, это пакетная версия обычного документа «Увольнение»: вместо одного сотрудника в табличную часть добавляется произвольный список, а программа создаёт по каждому человеку отдельную запись в кадровом учёте.

Документ уместен в следующих ситуациях:

• сокращение численности или штата организации;
• ликвидация организации или обособленного подразделения;
• увольнение группы сотрудников по соглашению сторон одной датой;
• перевод работников в другую организацию при реорганизации (через увольнение с последующим приёмом).

Если увольняется один-два человека с разными датами и разными основаниями, проще использовать обычный документ «Увольнение» — списочный вариант выигрывает именно при одинаковых параметрах для группы.

Подготовка: что проверить перед созданием документа

Прежде чем оформлять массовое увольнение, убедитесь, что кадровые данные в программе актуальны. Ошибки в исходных данных размножатся на весь список, и исправлять их придётся по каждому сотруднику отдельно.

Проверьте следующие моменты:

• у всех увольняемых сотрудников корректно заполнены приёмы на работу и текущие должности;
• в программе ведётся учёт остатков отпусков — от этого зависит расчёт компенсации;
• остатки отпусков введены и актуальны (справочник «Начальная штатная расстановка» или документы ввода остатков);
• по сотрудникам нет непроведённых или ошибочных кадровых документов с более поздней датой;
• определена статья ТК РФ, по которой оформляется увольнение (например, п. 2 ч. 1 ст. 81 — сокращение штата).

Создание документа «Увольнение списком»

Документ находится в разделе «Кадры» → «Увольнения списком» (в некоторых настройках интерфейса — «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Нажмите «Создать» и заполните шапку документа.

В шапке укажите:

• Организацию — если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам;
• Дату увольнения по умолчанию — она подставится всем добавляемым сотрудникам, но её можно изменить индивидуально в строке;
• Основание увольнения — статья и пункт ТК РФ, единые для всего списка.

Сотрудников добавляйте кнопкой «Добавить» или «Подбор» — подбор удобнее при большом списке, так как позволяет выбрать сразу несколько человек из справочника. Также доступно заполнение по подразделению: программа добавит всех работающих сотрудников выбранного подразделения, что удобно при ликвидации целого отдела.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Увольнения списком» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, дату увольнения и основание (статью ТК РФ)
3. 3
   Добавьте сотрудников кнопкой «Подбор» или заполните список по подразделению
4. 4
   Проверьте в каждой строке дату увольнения, компенсацию отпуска и выходное пособие
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатные приказы
6. 6
   Сверьте начисления через расчётные листки сотрудников

Заполнение строк: даты, компенсации и пособия

После добавления сотрудников программа автоматически рассчитывает по каждой строке ключевые показатели. По каждому сотруднику в табличной части доступны: дата увольнения, количество дней компенсации за неиспользованный отпуск (или удержания за использованный авансом), выходное пособие в днях или окладах.

Обратите внимание на нюансы:

• Компенсация отпуска рассчитывается исходя из остатков отпусков на дату увольнения. Если сотрудник использовал отпуск авансом, программа предложит удержание — проверьте, что оно правомерно и корректно посчитано.
• Выходное пособие при сокращении обычно составляет средний месячный заработок; количество дней или окладов задаётся в строке. Сохраняемый заработок на период трудоустройства оформляется отдельно, при фактической выплате.
• Индивидуальные даты: если часть сотрудников увольняется другой датой, отредактируйте дату прямо в строке — общая дата в шапке при этом не меняется.

Если по какой-то строке компенсация равна нулю, а вы уверены, что отпуск остался, — не проводите документ. Сначала разберитесь с остатками отпусков именно этого сотрудника.

Перед массовым увольнением удобно сформировать отчёт «Остатки отпусков» по всему списку сотрудников и сохранить его. Если после проведения документа возникнут споры по дням компенсации, у вас будет зафиксированное состояние остатков на момент расчёта.

Расчёт начислений и проведение документа

В зависимости от настроек конфигурации начисления при увольнении (компенсация отпуска, выходное пособие) рассчитываются либо прямо в документе «Увольнение списком», либо в связанном документе «Начисление зарплаты и взносов» за последний месяц работы. В типовой 1С:ЗУП 3.1 расчёт выполняется в самом документе увольнения на закладке с начислениями — там можно детализировать суммы по каждому сотруднику.

Для расчёта среднего заработка программа использует данные за расчётный период (как правило, 12 предшествующих месяцев). Если сотрудник работал в организации меньше или данные о заработке в базе неполные (например, учёт ведётся не с начала работы), средний заработок будет искажён. В этом случае суммы нужно скорректировать вручную или сначала ввести недостающие данные о заработке.

После проверки всех строк нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа зарегистрирует прекращение трудовых договоров, остановит плановые начисления и начисления взносов с даты увольнения по каждому сотруднику списка.

Печать приказов и кадровые отчёты

Из проведённого документа доступна печать приказов о расторжении трудового договора: унифицированная форма Т-8а (для списка сотрудников) или отдельные Т-8 по каждому работнику. Кнопка печати находится в командной панели документа.

Дополнительно сформируйте и проверьте:

• Расчётные листки уволенных сотрудников — в них должны отражаться компенсация отпуска, пособие и окончательный расчёт;
• Записку-расчёт при увольнении (Т-61) — при необходимости оформляется по каждому сотруднику;
• сведения для передачи в ПФР/СФР и данные для трудовых книжек — записи об увольнении формируются на основании кадровых документов при подготовке отчётности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Кадровое состояние сотрудников

Норма

В карточке каждого сотрудника появилась запись об увольнении с корректной датой

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим или дата увольнения отличается от приказа

Расчётный листок

Норма

Присутствуют компенсация отпуска и пособие, суммы соответствуют расчёту

Тревожный признак

Начисления отсутствуют или сумма компенсации равна нулю при наличии остатка отпуска

Плановые начисления

Норма

Оклад и надбавки прекращены с даты увольнения

Тревожный признак

В следующем месяце сотруднику продолжает начисляться оклад

Ограничения и типичные ошибки

Документ «Увольнение списком» не заменяет полный цикл кадрового сопровождения сокращения. Уведомления сотрудников, службы занятости, предложение вакансий — всё это оформляется вне программы или отдельными документами. Программа регистрирует только сам факт увольнения и расчёты.

Ещё одно ограничение: если по сотруднику уже введён более поздний кадровый документ (например, перевод датой после увольнения), проведение может завершиться ошибкой или привести к некорректному состоянию учёта. Такие конфликты нужно разрешать до проведения списка.

Если документ проведён с ошибкой, не создавайте повторный документ на тех же сотрудников. Распроведите или пометьте на удаление ошибочный документ, исправьте данные и проведите заново — либо используйте механизм сторнирования, если он предусмотрен вашей настройкой учёта.

Частые вопросы

Можно ли уволить списком сотрудников с разными датами увольнения?

Да. Дата в шапке документа подставляется в строки по умолчанию, но в каждой строке её можно изменить вручную. Основание увольнения при этом останется общим для всего списка — если статьи ТК разные, создайте отдельные документы.

Что делать, если сотрудник уже уволен другим документом?

Исключите его из списка до проведения. Программа не позволит корректно провести повторное увольнение, а попытка обойти это приведёт к дублированию кадровых записей и ошибкам в отчётности.

Рассчитывается ли выходное пособие автоматически?

Количество дней или окладов пособия задаётся в строке документа, а сумма рассчитывается программой исходя из среднего заработка сотрудника. Если данные о заработке в базе неполные, сумму потребуется скорректировать вручную после проверки.

Как отменить ошибочно проведённое увольнение списком?

Распроведите документ или пометьте его на удаление — кадровые записи и начисления по всем сотрудникам списка будут отменены. Если по части сотрудников уже сформирована отчётность, сначала оцените последствия и при необходимости используйте сторнирующие документы.

Можно ли уволить списком сотрудников разных подразделений?

Да, документ не ограничен одним подразделением — в список можно добавить сотрудников любых подразделений организации. Заполнение по подразделению — лишь удобный способ быстрого подбора, а не обязательное условие.

Подходит ли «Увольнение списком» для перевода в другую организацию?

Формально увольнение в порядке перевода можно оформить списком, указав соответствующее основание. Однако приём в новую организацию оформляется отдельными документами, и при межфирменном переходе часто удобнее использовать штатные механизмы перевода между организациями, если они настроены.