Другое · 10 мин
Как начислить материальную помощь в 1С
Как начислить материальную помощь в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка вида начисления, документы, НДФЛ, взносы, проводки и проверка расчёта.
Материальная помощь в 1С начисляется отдельным видом расчёта, потому что у неё особый налоговый режим: часть суммы не облагается НДФЛ и страховыми взносами, а часть выплат (например, при рождении ребёнка или в связи со смертью родственника) освобождается полностью при соблюдении условий. Если провести её как обычную премию, программа удержит налог со всей суммы, и сотрудник получит меньше положенного.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) матпомощь оформляется документом «Материальная помощь» или разовым начислением, в 1С:Бухгалтерии — через операцию или документ начисления зарплаты с ручным выбором вида расчёта. Ниже разобраны оба варианта, настройка налогов и проверка результата.
Перед начислением убедитесь, что в учётной политике организации предусмотрена выплата матпомощи и есть основание — заявление сотрудника и приказ руководителя. Программа не проверяет наличие этих документов, ответственность за обоснованность выплаты лежит на работодателе.
Какие бывают виды матпомощи и почему это важно для настройки
Налоговый режим материальной помощи зависит от её вида. Обычная помощь к отпуску, лечению или по иным поводам не облагается НДФЛ и взносами в пределах необлагаемого лимита на одного сотрудника за год — всё сверх лимита облагается в общем порядке. Помощь при рождении (усыновлении) ребёнка не облагается в большем размере, если выплачена в течение первого года жизни ребёнка. Помощь в связи со смертью члена семьи или пострадавшим от чрезвычайных ситуаций не облагается полностью.
Именно поэтому в 1С для разных видов помощи используются разные коды дохода по НДФЛ и разные настройки обложения взносами. Если выбрать неправильный код, программа неверно рассчитает налог, а в отчёте 6-НДФЛ сумма попадёт не в те строки. Перед начислением определите, к какому виду относится выплата, и соберите подтверждающие документы: свидетельство о рождении, о смерти, справку о чрезвычайной ситуации.
Начисление матпомощи в 1С:ЗУП
В типовой ЗУП вид расчёта «Материальная помощь» обычно уже присутствует в плане видов расчёта «Начисления». Проверьте его настройки: раздел «Настройка» → «Начисления», найдите матпомощь и откройте карточку. На вкладке «Налоги, взносы, учет» должен быть указан код дохода по НДФЛ 2760 («Материальная помощь») с вычетом 503, а по взносам — вид дохода «Материальная помощь, частично облагаемая страховыми взносами».
Для начисления перейдите в раздел «Зарплата» → «Материальная помощь» и создайте новый документ. Укажите организацию, месяц начисления, дату выплаты, сотрудников и суммы. Если вид помощи специальный (рождение ребёнка, смерть родственника), выберите соответствующий вид расчёта или укажите основание в документе — от этого зависит код дохода. Проведите документ: программа сразу рассчитает НДФЛ и взносы с учётом необлагаемого лимита.
- 1Проверьте вид расчёта «Материальная помощь» в настройках начислений: код НДФЛ 2760, вычет 503, обложение взносами
- 2Создайте документ «Материальная помощь» в разделе «Зарплата»
- 3Заполните месяц, дату выплаты, список сотрудников и суммы
- 4Проверьте автоматически рассчитанный НДФЛ и взносы в документе
- 5Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату вместе с зарплатой или отдельно
Отдельный документ или вместе с зарплатой
Матпомощь можно выплатить вместе с очередной зарплатой, указав ту же дату выплаты, или отдельной ведомостью. Для 6-НДФЛ важна именно дата фактического получения дохода — она совпадает с датой выплаты. Если выплачиваете отдельно, создайте отдельную ведомость и проследите, чтобы НДФЛ с матпомощи попал в ту же платёжную дату.
Начисление матпомощи в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия (ред. 3.0) нет отдельного документа «Материальная помощь», поэтому сначала создайте вид начисления: раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Расчёт зарплаты» → «Начисления» → «Создать». Задайте наименование, например «Материальная помощь», код дохода НДФЛ 2760, отметьте, что начисление облагается взносами как матпомощь, и укажите счёт учёта — обычно 70 или 73 в зависимости от того, кому выплачивается помощь (сотруднику или бывшему работнику).
Начисление проводится документом «Начисление зарплаты»: добавьте сотрудника, в табличной части выберите созданное начисление и введите сумму. Либо используйте механизм разовых начислений, если он включён в настройках. После проведения программа сформирует проводки Дт 91.02 (или счёт затрат, если помощь предусмотрена локальными актами и учётной политикой) Кт 70 и рассчитает НДФЛ и взносы.
Настройка НДФЛ и страховых взносов
Ключевые коды: 2760 — материальная помощь работникам (с вычетом 503 на сумму необлагаемого лимита), 2762 — помощь при рождении (усыновлении) ребёнка, 2790 — помощь в связи со смертью члена семьи (не облагается полностью). По страховым взносам помощь по кодам 2762 и 2790 при соблюдении условий не облагается, а обычная помощь облагается только с суммы сверх лимита.
В ЗУП эти сопоставления уже заданы в предопределённых видах расчёта, но если вы создаёте начисление вручную (например, «Матпомощь к отпуску»), обязательно откройте вкладку «Налоги, взносы, учет» и сверьте каждое поле. В Бухгалтерии при создании начисления программа предложит выбрать код дохода из справочника — не оставляйте значение по умолчанию, если оно не соответствует виду выплаты.
Сравнение вариантов оформления
Подходит для массовых и разовых выплат сотрудникам; автоматически считает НДФЛ и взносы, но доступен только в ЗУП
Универсальный способ для Бухгалтерии и ЗУП; требует ручной настройки вида начисления и контроля кодов
Допустима только для выплат неработникам без НДФЛ-учёта; для сотрудников не подходит — налоги не рассчитаются автоматически
Проверка расчёта и отражение в отчётности
После проведения документа откройте расчётный листок сотрудника: матпомощь должна отображаться отдельной строкой, НДФЛ — только с суммы сверх необлагаемого лимита (или отсутствовать вовсе для необлагаемых видов). Проверьте регистр учёта доходов: в ЗУП это отчёт «Анализ НДФЛ по сотрудникам», в Бухгалтерии — регистр «Учет доходов для исчисления НДФЛ».
В 6-НДФЛ необлагаемая часть матпомощи отражается с кодом вычета, облагаемая часть — как обычный доход по дате выплаты. В расчёте по страховым взносам необлагаемая сумма показывается в составе необлагаемых выплат. Сформируйте отчёты за период и убедитесь, что суммы сошлись с расчётными листками, — расхождение означает ошибку в настройке вида начисления.
Как проверить результат
Налог только с суммы сверх необлагаемого лимита или отсутствует
НДФЛ удержан со всей суммы помощи
2760, 2762 или 2790 в зависимости от вида помощи
Код 2000 (зарплата) или пустое значение
Необлагаемая часть в составе необлагаемых выплат
Вся сумма попала в облагаемую базу
Типичные ошибки при начислении матпомощи
Самая частая ошибка — начисление помощи видом расчёта «Премия» или ручной операцией без кода дохода. В первом случае НДФЛ и взносы посчитаются со всей суммы, во втором — выплата вообще не попадёт в налоговые регистры, и отчётность придётся исправлять уточнёнками. Вторая типичная проблема — неправильный код дохода: например, помощь при рождении ребёнка проведена с кодом 2760, из-за чего применяется меньший лимит, чем положено.
Также проверяйте лимит нарастающим итогом: если сотрудник уже получал матпомощь в этом году, необлагаемый остаток меньше. Программа учитывает это автоматически, но только если все выплаты прошли через корректные виды начисления. Ручные корректировки регистров ломают эту логику.
FAQ
Нужно ли начислять матпомощь через кадровый документ?
Нет, материальная помощь не является элементом системы оплаты труда, поэтому кадровый приказ в программе не требуется. Достаточно расчётного документа («Материальная помощь» в ЗУП или «Начисление зарплаты» в Бухгалтерии). Бумажный приказ руководителя и заявление сотрудника оформляются отдельно как основание выплаты.
Как выплатить матпомощь бывшему сотруднику?
Бывшего работника добавляют в справочник физических лиц и оформляют выплату по счёту 76 с соответствующим кодом дохода. В ЗУП для этого используют документы выплат бывшим сотрудникам, в Бухгалтерии — операцию с ручным отражением в регистрах НДФЛ. Взносами такая выплата не облагается, так как трудовые отношения прекращены.
Почему программа удержала НДФЛ со всей суммы помощи?
Чаще всего причина в том, что у вида начисления не указан код дохода 2760 или не задан вычет 503, либо необлагаемый лимит за год уже исчерпан предыдущими выплатами. Откройте карточку начисления, проверьте вкладку налогов и посмотрите регистр вычетов сотрудника за год.
Можно ли выплатить матпомощь в межрасчётный период?
Да. Создайте документ с датой выплаты в нужный день и сформируйте отдельную ведомость. НДФЛ должен быть перечислен в сроки, установленные для налога с таких выплат, — программа подскажет дату в отчётах по НДФЛ.
Входит ли матпомощь в средний заработок для отпускных?
Нет, выплаты социального характера, не связанные с оплатой труда, исключаются из расчёта среднего заработка. Если вид начисления настроен корректно (не отмечен как входящий в базу среднего), программа исключит его автоматически.
Что важно запомнить
Матпомощь начисляется отдельным видом расчёта с правильным кодом дохода по НДФЛ (2760, 2762 или 2790) и корректной настройкой взносов. В ЗУП используйте документ «Материальная помощь», в Бухгалтерии — начисление зарплаты с предварительно созданным видом начисления. После проведения обязательно сверьте расчётный листок, регистры НДФЛ и отчётность.