Другое · 10 мин
Как создать СЗВ в 1С: пошаговая инструкция по формированию и сдаче
Как сформировать СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД в 1С:ЗУП и 1С:БП: подготовка данных, создание отчёта, проверка, выгрузка файла и типичные ошибки при сдаче.
СЗВ — это семейство персонифицированных отчётов, которые работодатель сдаёт в Социальный фонд России (бывший ПФР) по застрахованным лицам. На практике чаще всего требуются две формы: СЗВ-СТАЖ (ежегодные сведения о стаже) и СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности при кадровых событиях). Форма СЗВ-М отменена: ежемесячные сведения теперь передаются в составе персонифицированных сведений о физлицах.
В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии все эти отчёты формируются автоматически на основе кадровых документов и данных о стаже. Главная задача пользователя — корректно вести учёт в течение периода, правильно заполнить карточки сотрудников и перед отправкой пройти встроенную проверку. Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до выгрузки файла и контроля приёма.
Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от релиза, но общая логика одинакова.
Какие формы СЗВ существуют и когда их сдавать
Прежде чем создавать отчёт, определите, какая именно форма нужна. Ошибка в выборе формы — частая причина отказа в приёме или штрафа за несданную отчётность.
- СЗВ-СТАЖ — ежегодный отчёт о стаже всех сотрудников, работавших в отчётном году (включая уволенных). Дополнительно сдаётся при выходе сотрудника на пенсию — в течение трёх календарных дней с даты обращения работника.
- СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности. Сдаётся при кадровых событиях (приём, перевод, увольнение, переименование организации, запрет занимать должность) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Также по заявлению сотрудника о выборе бумажной трудовой книжки.
Форма СЗВ-М с 2023 года не используется — вместо неё сдаются «Персонифицированные сведения о физических лицах», которые в 1С формируются отдельным документом. Не путайте эти отчёты: у них разные форматы и сроки.
Подготовка данных перед формированием отчёта
Качество СЗВ на 90% определяется состоянием учёта. Перед созданием отчёта убедитесь, что все кадровые события за период отражены документами: приёмы на работу, кадровые переводы, увольнения, отпуска без сохранения зарплаты, отпуска по уходу за ребёнком, больничные. Отчёт берёт данные именно из документов, а не из карточек сотрудников напрямую.
Проверьте личные данные сотрудников: ФИО, СНИЛС, ИНН, дату рождения. Особое внимание — СНИЛС: отчёт с неверным или отсутствующим номером не пройдёт форматный контроль. Если сотрудник менял фамилию, данные должны быть актуализированы документом «Изменение личных данных», иначе в СЗВ-ТД попадёт устаревшая фамилия.
Для СЗВ-СТАЖ дополнительно проверьте документы, влияющие на стаж: периоды отпусков без сохранения зарплаты, простоев, отстранений. В 1С:ЗУП эти периоды автоматически попадают в стаж с нужными кодами, но только если они оформлены соответствующими документами, а не «висели» без отражения.
Как создать СЗВ-СТАЖ в 1С
В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». Нажмите «Создать» и в списке форм найдите «СЗВ-СТАЖ» (раздел «Персучет»). Укажите отчётный период (календарный год) и организацию.
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт всех сотрудников, работавших в отчётном году, и сформирует для каждого записи о периодах работы с кодами стажа. Проверьте, что в список попали и уволенные в течение года сотрудники — это обязательное требование.
Если отчёт создаётся для выходящего на пенсию сотрудника, при создании выберите тип сведений «Назначение пенсии» и укажите конкретного работника. Такой отчёт формируется за период с начала года по дату обращения.
Если какие-то периоды не заполнились
Если у сотрудника пустой или неполный стаж, откройте его строку двойным щелчком и проверьте периоды. Причина обычно в том, что отсутствия оформлены не кадровыми документами, а только отражены в расчётных. Заполните недостающие периоды вручную с указанием кода (например, «НЕОПЛ» для отпуска без сохранения зарплаты) или оформите корректные документы и перезаполните отчёт.
Как создать СЗВ-ТД в 1С
СЗВ-ТД создаётся по каждому кадровому событию. В 1С:ЗУП есть два пути: из журнала отчётности (как и СЗВ-СТАЖ) или напрямую из кадрового документа — в документе «Прием на работу», «Кадровый перевод» или «Увольнение» есть ссылка для формирования СЗВ-ТД.
При создании отчёта укажите дату кадрового события и нажмите «Заполнить». Программа подберёт сотрудников, у которых на эту дату есть мероприятия (приём, перевод, увольнение). Для каждого мероприятия проверьте: наименование должности по штатному расписанию, структурное подразделение, номер и дату приказа, трудовую функцию.
Особое внимание — графе «Трудовая функция»: она должна соответствовать должности из приказа. Если в организации произошло переименование, оно отражается отдельным мероприятием «Переименование» по всем действующим сотрудникам.
Проверка отчёта перед отправкой
Не отправляйте СЗВ без встроенной проверки. В форме отчёта нажмите «Проверка» → «Проверить в программе» — 1С выполнит форматно-логический контроль: корректность СНИЛС, заполненность обязательных полей, соответствие кодов стажа периодам.
Дополнительно полезно проверить выгруженный XML-файл официальной программой CheckXML (или актуальным аналогом от СФР) — она использует те же проверки, что и приёмная система фонда. Это особенно важно, если вы выгружаете файл и сдаёте через сторонний сервис или на носителе.
Типичные замечания проверки: неверный контрольный разряд СНИЛС, пустая дата рождения, период стажа без кода, несоответствие даты увольнения последнему дню работы. Большинство из них исправляется в карточке сотрудника или кадровом документе, после чего отчёт нужно перезаполнить.
Как проверить результат
Включены все работавшие в году, включая уволенных
Есть только действующие сотрудники
Проходят форматный контроль без замечаний
Ошибки контрольного разряда, пустые поля
Покрывают весь год, коды проставлены
Разрывы периодов без увольнения
Мероприятие совпадает с приказом по дате и формулировке
Дата события не совпадает с датой приказа
Выгрузка файла и отправка в СФР
Если у вас подключена 1С-Отчетность, отправка выполняется прямо из формы отчёта кнопкой «Отправить». Это самый надёжный способ: программа сама отслеживает статус приёма и показывает протокол контроля. Дождитесь положительного протокола — только он подтверждает сдачу.
Для выгрузки файла нажмите «Выгрузить» и укажите папку. Программа сформирует XML-файл с именем по утверждённому шаблону (включает регистрационный номер страхователя и номер пачки). Не переименовывайте файл вручную — приёмная система проверяет имя.
При сдаче через сторонние операторы или личный кабинет СФР загрузите выгруженный файл без изменений. Если файл редактировался в блокноте или Excel, формат будет нарушен, и отчёт не примут.
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство ошибок устраняется на этапе подготовки: ведите кадровый учёт документами вовремя, сверяйте личные данные при приёме сотрудника и не откладывайте отчётность на последний день. Если после отправки пришёл отрицательный протокол, исправьте указанную ошибку, перезаполните отчёт и отправьте заново — повторная отправка в тот же период допустима.
Что важно запомнить
СЗВ в 1С формируется автоматически из кадровых документов: качество отчёта равно качеству учёта. Создавайте форму через «1С-Отчетность», заполняйте автоматически, обязательно проверяйте встроенным контролем и CheckXML, сдавайте СЗВ-ТД на следующий рабочий день после приказа и дожидайтесь положительного протокола приёма.
Частые вопросы
Чем СЗВ-ТД отличается от СЗВ-СТАЖ?
СЗВ-ТД передаёт сведения о трудовой деятельности (приёмы, переводы, увольнения) и сдаётся по факту каждого кадрового события. СЗВ-СТАЖ содержит сведения о стаже за год и сдаётся ежегодно по всем сотрудникам, а также при выходе работника на пенсию. Это разные формы с разными сроками и составом данных.
Нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ, если сотрудников нет?
Если в отчётном году не было ни одного застрахованного лица, отчёт с нулевыми сведениями, как правило, не формируется. Однако если сотрудники были хотя бы часть года (включая уволенных), отчёт обязателен. При сомнениях уточните требование в своём отделении СФР.
Что делать, если СНИЛС сотрудника не проходит проверку?
Проверьте номер по страховому свидетельству сотрудника — чаще всего это опечатка при вводе. Если номер введён верно, но контроль не проходит, запросите у сотрудника актуальный документ: возможно, СНИЛС был переоформлен. Исправьте данные в карточке сотрудника и перезаполните отчёт.
Можно ли сдать СЗВ из 1С:Бухгалтерии, если нет 1С:ЗУП?
Да, в 1С:Бухгалтерии 3.0 формы СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД доступны в разделе отчётности. Однако кадровый учёт там упрощённый: если у вас много сотрудников и сложные кадровые движения, данные о стаже могут потребовать ручной доработки.
Как исправить уже сданный СЗВ с ошибкой?
Сформируйте корректирующий отчёт за тот же период с правильными данными и отправьте его. Для СЗВ-ТД при ошибке в мероприятии подаётся отменяющая форма с признаком отмены, а затем — корректная. До конца кампании по приёму отчётности ошибки лучше исправлять сразу после получения протокола с замечаниями.
Почему в СЗВ-СТАЖ у сотрудника разрыв в стаже?
Разрыв возникает, если период отсутствия не оформлен документом. Проверьте, есть ли в базе отпуск без сохранения зарплаты, отстранение или прогул за этот период. Оформите нужный документ и перезаполните отчёт — период закроется с соответствующим кодом стажа.