Как настроить график работы в 1С:ЗУП

График работы в 1С:ЗУП — это не просто справочная информация, а основа для расчета нормы рабочего времени, оплаты отпусков, больничных, сверхурочных и работы в праздничные дни. Если график настроен неверно, программа будет неправильно считать зарплату даже при корректно введенных кадровых документах. Поэтому настройке графика стоит уделить внимание до начала расчетов, а не после обнаружения расхождений.

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 графики хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников». Каждый график строится на основе шаблона заполнения: программа автоматически раскладывает рабочие и выходные дни на весь календарный год по заданному циклу. Пользователю остается правильно описать цикл и при необходимости скорректировать отдельные дни вручную.

Ниже разобран полный порядок действий: от создания простой пятидневки до сменных графиков «сутки через трое», а также проверка нормы времени и типичные ошибки, из-за которых расчет зарплаты «разъезжается».

Где находится настройка графиков и что понадобится заранее

Справочник графиков расположен в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». В некоторых конфигурациях с ограниченным интерфейсом тот же справочник доступен через «Кадры» или «Зарплата» по ссылке «Графики работы». Если раздел «Настройка» не виден, проверьте права пользователя: настройка графиков требует роли расчетчика или администратора кадровых данных.

Перед созданием графика подготовьте три вещи. Во-первых, точное описание режима работы: продолжительность смены, дни работы и отдыха, время перерывов. Во-вторых, решите, какой вид учета времени применяется — поденный или суммированный, поскольку для суммированного учета важна норма за учетный период, а не за месяц. В-третьих, убедитесь, что производственный календарь в программе заполнен на нужный год: графики с праздничными переносами опираются на него.

Создание графика: базовая последовательность

Откройте справочник «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать». Укажите наименование, по которому график легко опознать в кадровых документах, например «Пятидневка 8 часов» или «Сменный 2/2 по 11 часов». Затем перейдите по ссылке «Изменить свойства графика» — откроется форма настройки шаблона заполнения.

Ключевой параметр — «Способ заполнения». Для стандартной рабочей недели выбирается «По дням недели»: отмечаются рабочие дни с понедельника по пятницу и указывается длительность рабочего дня. Для сменных режимов используется «По циклам произвольной длины», где задается последовательность дней: например, два рабочих по 11 часов и два выходных.

После настройки шаблона нажмите «OK» и вернитесь в форму графика. Программа предложит заполнить календарь автоматически — согласитесь. В табличной части появится раскладка по месяцам с количеством рабочих дней и часов. Сохраните график кнопкой «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте «Настройка — Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать»
2. 2
   Введите понятное наименование графика
3. 3
   Нажмите «Изменить свойства графика» и выберите способ заполнения
4. 4
   Настройте шаблон: рабочие дни, длительность смены, выходные
5. 5
   Укажите дату отсчета для циклических графиков
6. 6
   Заполните календарь автоматически и проверьте итоговую норму часов
7. 7
   Запишите график и назначьте его сотрудникам кадровым документом

Настройка пятидневки и шестидневки

Стандартная пятидневная рабочая неделя настраивается способом «По дням недели». В таблице шаблона оставьте отметки на днях с понедельника по пятницу, проставьте длительность рабочего дня — обычно 8 часов. Дополнительно установите флажок «Учитывать праздничные дни»: тогда программа автоматически исключит праздники из рабочего времени по производственному календарю.

Для шестидневной недели добавьте субботу как рабочий день. Обратите внимание на сокращенные предпраздничные дни: если в организации принято сокращение на один час, это учитывается производственным календарем при включенном учете праздников, а не ручной правкой каждого дня.

Неполное рабочее время — например, 4 часа в день при 0,5 ставки — тоже настраивается отдельным графиком с уменьшенной длительностью дня. Не пытайтесь отразить неполное время через основной график: программа сравнивает фактически отработанные часы именно с нормой по назначенному сотруднику графику.

Сменные и скользящие графики

Для режимов вида «два через два», «сутки через трое» или недельных циклов используется способ заполнения «По циклам произвольной длины». В шаблоне создается последовательность дней цикла: для каждого дня указывается вид времени (явка, выходной, ночные часы) и длительность. Например, цикл «сутки через трое» описывается четырьмя строками: один рабочий день с нужным количеством часов и три выходных.

Критически важное поле — «Дата отсчета». Именно от нее программа начинает раскладывать цикл на календарь. Если у двух бригад одинаковый цикл, но сдвинутая фаза, создаются два графика с разными датами отсчета. Ошибка в дате отсчета приводит к тому, что все рабочие и выходные дни сотрудника окажутся сдвинутыми, и табель не совпадет с реальностью.

Если смена захватывает ночное время, в шаблоне часы разбиваются на дневные и ночные виды времени. Ночные часы затем автоматически попадают в доплату за работу ночью при расчете зарплаты. Проверьте, что размер доплаты задан в настройках учетной политики организации.

Назначение графика сотрудникам

Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно назначить сотруднику. При приеме на работу график указывается прямо в документе «Прием на работу» на вкладке с условиями труда. Для уже работающего сотрудника смена графика оформляется документом «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы списком сотрудников» — второй вариант удобен при массовом переводе подразделения.

Для временных отклонений от основного режима, например перевода на другой график на один месяц, используется документ «Изменение графика работы» с указанием периода действия. После окончания периода сотрудник автоматически возвращается к основному графику, и никаких обратных документов оформлять не нужно.

Проверка нормы времени и контроль результата

После заполнения графика откройте его и посмотрите итоговую строку по году: количество рабочих дней и часов. Для пятидневки норма должна совпадать с производственным календарем на соответствующий год. Расхождение даже на несколько часов — признак ошибки в шаблоне или незаполненного производственного календаря.

Дополнительно проверьте расчет на тестовом сотруднике: назначьте график, введите табель за месяц и сформируйте расчетный листок. Оплата по окладу должна рассчитаться пропорционально отработанной норме без странных коэффициентов. Если сотрудник отработал все дни по графику, а оклад начислен не полностью, ищите расхождение между графиком и фактически введенным табелем.

Контрольные точки

Как проверить результат

Годовая норма часов в графике

Норма

Совпадает с производственным календарем (для пятидневки)

Тревожный признак

Норма отличается — ошибка в шаблоне или не заполнен календарь

Раскладка дней в первом месяце

Норма

Рабочие и выходные дни совпадают с реальным режимом

Тревожный признак

Цикл сдвинут — неверная дата отсчета

Расчетный листок тестового сотрудника

Норма

Оклад начислен пропорционально норме по графику

Тревожный признак

Заниженная или завышенная сумма при полном табеле

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — редактирование одного общего графика, который назначен разным категориям сотрудников. Изменение для одной группы ломает расчет всем остальным. Правило простое: один режим работы — один отдельный график, даже если графики отличаются только датой отсчета.

Вторая распространенная ошибка — ручная правка отдельных дней в заполненном календаре без необходимости. Ручные изменения перекрывают шаблон, и при следующем автоматическом заполнении (например, на новый год) логика расстановки может сбиться. Корректируйте дни вручную только для разовых переносов, согласованных с сотрудником.

Третья ошибка — забытое заполнение графика на новый год. Циклические графики требуют периодического продления: откройте график в январе и выполните автоматическое заполнение на следующий год, иначе расчет нормы времени остановится на последнем заполненном месяце.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли настроить график со скользящими выходными без фиксированного цикла?

Полностью произвольный режим без повторяющегося цикла шаблоном не описывается. В этом случае создается график с пустым шаблоном, а рабочие и выходные дни проставляются вручную по месяцам. Альтернатива — вести учет фактического времени документами «Табель» и «Данные для расчета зарплаты», когда отклонения вводятся по факту.

Что делать, если сотрудник работает в двух разных режимах в течение месяца?

Используйте документ «Изменение графика работы» с указанием периода действия временного графика. На дни вне этого периода будет действовать основной график из кадрового приказа. Дробить месяц кадровыми переводами не нужно — это засоряет кадровую историю.

Как учесть работу в праздничный день по сменному графику?

Если смена по графику выпала на праздник, программа при расчете зарплаты автоматически выделит эти часы для оплаты в повышенном размере — при условии, что производственный календарь заполнен и в графике включен учет праздничных дней. Дополнительные документы требуются только если работа в праздник была привлечением сверх графика.

Почему в расчетном листке норма часов не совпадает с графиком?

Чаще всего причина в том, что сотруднику в середине месяца изменили график, и норма складывается из двух периодов. Также проверьте, нет ли у сотрудника отсутствий, зарегистрированных кадровыми документами, — при некоторых настройках норма уменьшается на время отсутствий. Сверьте данные через отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)».

Нужно ли создавать отдельный график для сотрудника на 0,5 ставки?

Да. Неполное рабочее время отражается отдельным графиком с уменьшенной длительностью рабочего дня или сокращенным числом рабочих дней. Если оставить полный график, программа будет считать недоработку относительно полной нормы и занижать оплату.

Как перенести график на следующий год?

Откройте нужный график и выполните автоматическое заполнение календаря на новый год — шаблон цикла сохранится, программа продолжит раскладку от даты отсчета. Перед этим убедитесь, что производственный календарь обновлен на соответствующий год, иначе праздничные дни не будут учтены.