Другое · 9 мин
Как создать сведения о трудовой деятельности в 1С 8
Пошаговая инструкция по созданию сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) в 1С 8 ЗУП: настройка, документы, проверка и отправка в ПФР.
Сведения о трудовой деятельности — это данные о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях сотрудников, которые работодатель обязан передавать в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. В 1С 8 (конфигурация «Зарплата и управление персоналом 3.1») эти сведения формируются автоматически на основе кадровых документов, но результат нужно проверять и контролировать вручную.
Ошибки в сведениях приводят к штрафам со стороны СФР (бывший ПФР) и к расхождениям с электронными трудовыми книжками работников. Поэтому важно понимать не только последовательность кнопок, но и логику: какие события подлежат отчётности, в какие сроки и как исправить уже отправленные данные.
Ниже разобран весь цикл работы: от предварительной настройки программы до отправки отчёта и проверки его принятия фондом. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 8.3; в «1С:Бухгалтерии 8» порядок аналогичен, но часть функций ограничена.
Подготовка программы перед формированием сведений
До первого формирования СЗВ-ТД убедитесь, что в базе корректно заполнены регистрационные данные организации. Откройте карточку организации (раздел «Настройка» — «Организации») и проверьте ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР и код органа фонда. Именно эти реквизиты попадут в файл отчёта, и ошибка в них приведёт к отказу в приёме.
Второй обязательный шаг — актуальность кадровых данных сотрудников. В сведения попадают СНИЛС, ФИО, дата и номер кадрового приказа, трудовая функция и структурное подразделение. Если у сотрудника не заполнен СНИЛС или в приказе не указана трудовая функция, программа либо не включит его в отчёт, либо сформирует файл с ошибками.
Проверьте также, что в базе заведены все кадровые документы за отчётный период: приёмы, переводы, увольнения. СЗВ-ТД строится по учётным документам, а не вручную, поэтому «бумажный» приказ, не внесённый в 1С, в отчёт не попадёт.
Где находится документ СЗВ-ТД в 1С 8
В конфигурации 1С:ЗУП 3.1 сведения создаются документом «Сведения о трудовой деятельности работников». Путь к нему: раздел «Отчётность, справки» — «СЗВ-ТД» (в некоторых релизах — «Отчётность в ПФР» — «СЗВ-ТД»). Если раздела не видно, проверьте права пользователя: нужна роль кадровика или специалиста по отчётности.
В 1С:Бухгалтерии 8 документ расположен в разделе «Зарплата и кадры» — «СЗВ-ТД». Функциональность там уже: доступны основные виды сведений, но нет части сервисных механизмов ЗУП, например расширенной проверки мероприятий.
Журнал документов показывает все созданные отчёты с их статусами. Удобно сразу настроить отбор по организации и периоду, чтобы видеть, какие события уже отправлены, а какие ещё нет.
Пошаговое создание сведений
Создайте новый документ из журнала СЗВ-ТД кнопкой «Создать». Укажите организацию и отчётный период. Если отчёт внеочередной (по приёму или увольнению), период всё равно указывается текущим месяцем — отбор событий программа выполнит по датам документов.
Нажмите «Заполнить». Программа подберёт все кадровые мероприятия за период, по которым сведения ещё не передавались: приёмы, переводы, увольнения, переименования должностей и подразделений. Каждое событие выводится отдельной строкой с указанием сотрудника, вида мероприятия, даты и реквизитов приказа.
Проверьте каждую строку: корректность СНИЛС, дату мероприятия, наименование трудовой функции и код выполняемой функции (если применяется в вашей организации). При необходимости строку можно отредактировать вручную или удалить, если событие подлежит передаче позже либо уже отправлено другим отчётом.
- 1Проверьте реквизиты организации и кадровые документы за период
- 2Откройте «Отчётность, справки» — «СЗВ-ТД» и создайте новый документ
- 3Укажите организацию и отчётный период, нажмите «Заполнить»
- 4Проверьте и при необходимости отредактируйте строки по сотрудникам
- 5Запустите проверку (кнопка «Проверить») и устраните ошибки
- 6Запишите документ и отправьте отчёт в СФР или выгрузите файл
- 7Убедитесь, что отчёт принят фондом без ошибок
Проверка и исправление ошибок перед отправкой
В документе есть встроенная проверка: кнопка «Проверить» запускает контроль заполненности обязательных полей и формата данных. Типовые замечания — пустой СНИЛС, отсутствующая дата приказа, незаполненная трудовая функция. Большинство таких ошибок исправляется не в отчёте, а в исходных данных: карточке сотрудника или кадровом документе.
Обратите внимание на трудовые функции: они должны соответствовать данным штатного расписания. Если в приказе функция указана иначе, чем в позиции штатного расписания, отчёт уйдёт с расхождением, и позже придётся подавать корректирующие сведения.
Перед отправкой полезно сверить список строк отчёта с журналом кадровых документов за период. Если в отчёте меньше строк, чем приказов, — часть событий уже была отправлена ранее либо документы проведены с ошибочными датами.
Как проверить результат
Каждый приём, перевод и увольнение за период представлен одной строкой с корректными датами
Событие отсутствует или продублировано — проверьте ранее отправленные отчёты и даты приказов
СНИЛС, ФИО и дата рождения совпадают с карточкой сотрудника
Пустые или устаревшие данные — исправьте карточку физического лица
Отчёт принят СФР, ошибок в протоколе нет
Отказ или предупреждения в протоколе — исправьте данные и подайте отменяющие/корректные сведения
Отправка в СФР и корректировка поданных сведений
Если в базе настроен сервис 1С-Отчётность, отправка выполняется прямо из документа: кнопка «Отправить» — и отчёт уходит в фонд. Статус доставки и результат приёма отображаются в журнале. Без 1С-Отчётности файл выгружается кнопкой «Выгрузить» и подаётся через личный кабинет страхователя или программу подготовки отчётности СФР.
Обязательно дождитесь протокола приёма. Файл, ушедший с ошибками формата или реквизитов, будет отклонён, и обязанность по представлению сведений не считается исполненной — сроки при этом продолжают идти.
Если ошибка обнаружена после принятия сведений, подаётся новый документ СЗВ-ТД с признаком отмены или корректировки конкретного мероприятия. В 1С для этого в документе у строки устанавливается соответствующий признак. Не пытайтесь исправить данные «в лоб» повторной отправкой исходного отчёта — в учёте фонда возникнут дубли мероприятий.
Особенные ситуации и ограничения
Отдельного внимания требуют переименования организации, должностей и подразделений. Эти события тоже подлежат отражению в СЗВ-ТД, но автоматическое заполнение срабатывает не всегда корректно — проверяйте такие строки вручную и при необходимости добавляйте их кнопкой «Добавить».
По совместителям и сотрудникам с электронной трудовой книжкой правила единые: сведения подаются по каждому трудовому договору. Если работник отказался от бумажной трудовой и подал заявление о ведении ЭТК, это заявление также отражается в сведениях отдельным мероприятием.
Если в базе ведётся несколько организаций, отчёт формируется по каждой отдельно. Общий документ на группу компаний создать нельзя — у каждого страхователя свой регистрационный номер и свой файл.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли создать СЗВ-ТД в 1С:Бухгалтерии 8, а не в ЗУП?
Да, документ доступен в разделе «Зарплата и кадры». Однако в бухгалтерской конфигурации нет полноценного кадрового учёта, поэтому трудовые функции и часть реквизитов придётся заполнять вручную. Для регулярной сдачи сведений по большому штату удобнее 1С:ЗУП.
Что делать, если сотрудник не заполнил СНИЛС в карточке?
Без СНИЛС сведения передать нельзя — это ключевой идентификатор. Внесите номер в карточку физического лица, после чего перезаполните отчёт. Если СНИЛС у работника отсутствует вовсе, он должен оформить его через СФР или МФЦ.
Как отменить ошибочно отправленное мероприятие?
Создайте новый документ СЗВ-ТД, добавьте строку по тому же сотруднику и событию и установите признак отмены. После принятия такого отчёта фонд удалит ошибочную запись из электронной трудовой книжки.
Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если кадровых событий не было?
Нет. Нулевые сведения не представляются: отчёт сдаётся только при наличии мероприятий — приёма, перевода, увольнения, переименования или подачи работником заявления о формате трудовой книжки.
Почему при заполнении отчёта не подобрался приказ о переводе?
Чаще всего документ не проведён, проведён другой датой или по этому событию сведения уже передавались ранее. Проверьте журнал кадровых документов и ранее отправленные отчёты за период. Если событие точно не отправлялось, добавьте строку вручную.
Что важно запомнить
СЗВ-ТД в 1С 8 создаётся из раздела «Отчётность, справки» и заполняется автоматически по кадровым документам. Ключевые правила: корректные исходные данные в карточках и приказах, суточный срок по приёмам и увольнениям, обязательная проверка протокола приёма и исправление ошибок только через отменяющие или корректирующие сведения.