Как устроить сотрудника в 1С Бухгалтерия: пошаговое руководство

Приём нового сотрудника в 1С:Бухгалтерия 8.3 — это не одно действие, а цепочка: создание карточки физического лица, оформление документа «Приём на работу», проверка графика работы и начислений. Если пропустить хотя бы один шаг, программа не сможет корректно рассчитать зарплату, удержать НДФЛ или сформировать отчётность в фонды.

Кадровый учёт в «чистой» 1С:Бухгалтерии ограничен по сравнению с 1С:ЗУП: здесь нет полноценного штатного расписания и сложных кадровых приказов, но базовые операции — приём, перевод, увольнение, отпуска и больничные — выполняются штатно. Для небольшой организации этого достаточно.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на разделы «Зарплата и кадры», а в настройках программы включён учёт зарплаты в этой базе (а не во внешней программе). Путь проверки: Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты.

Подготовка: что проверить до оформления приёма

До создания документа убедитесь, что в базе заполнены базовые справочники, от которых зависит приём. Если подразделения, должности или графика работы нет, придётся прерываться и создавать их на ходу — это допустимо (документ позволяет добавлять элементы «на лету»), но повышает риск ошибок и дублей.

Проверьте следующее:

• Подразделения — справочник «Подразделения» должен содержать отдел, куда принимается сотрудник. Подразделение влияет на счёт учёта расходов по зарплате.
• Должности — справочник «Должности» заполняется произвольно, название должно совпадать с трудовым договором.
• Графики работы сотрудников — по умолчанию есть «Пятидневка»; для сменных или неполных графиков создайте отдельный график заранее.
• Настройки зарплаты — в разделе «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты» проверьте, что ведётся учёт НДФЛ и страховых взносов, заданы льготы и вычеты при необходимости.

Создание физического лица

Сотрудник в 1С всегда связан с физическим лицом — это отдельный справочник. Одно физлицо может иметь несколько записей сотрудников (например, основное место работы и внутреннее совместительство), поэтому сначала создаётся физлицо, потом сотрудник.

Если человек раньше работал в организации или фигурировал в базе (например, как подрядчик по ГПХ), не создавайте дубль — найдите существующее физлицо через поиск по ФИО в справочнике «Физические лица» (раздел «Справочники» или «Зарплата и кадры»). Дубли физлиц приводят к раздвоению данных по НДФЛ и ошибкам в отчётности 6-НДФЛ и РСВ.

В карточке физического лица заполните:

• ФИО полностью, как в паспорте;
• дату рождения и пол;
• ИНН и СНИЛС — по ссылке «Налоги и взносы» или в соответствующих полях карточки;
• паспортные данные — по ссылке «Личные данные»;
• адрес регистрации — нужен для отчётности;
• статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) — влияет на ставку НДФЛ.

Оформление документа «Приём на работу»

Основной документ находится по пути: Зарплата и кадры → Кадровые документы → кнопка «Создать» → Приём на работу. В некоторых релизах доступен также журнал «Приёмы на работу».

Заполните шапку документа:

1. Организация — если в базе несколько организаций, выберите нужную.
2. Сотрудник — выберите физлицо из списка или создайте новое кнопкой «+». При создании сотрудника «с нуля» программа автоматически создаст и физлицо.
3. Дата приёма — первый рабочий день по трудовому договору.
4. Подразделение и должность — выберите из справочников.
5. График работы — укажите график, от него зависит расчёт зарплаты за неполный месяц.
6. Количество ставок — по умолчанию 1; для полставки укажите 0,5.
7. Вид занятости — основное место работы или совместительство.

На вкладке или в таблице «Начисления» укажите основное начисление — обычно «Оплата по окладу» — и размер оклада. Если положены надбавки или премии фиксированным процентом, добавьте их дополнительными строками. Эти начисления будут автоматически подставляться в документ «Начисление зарплаты» каждый месяц.

1. 1
   Откройте Зарплата и кадры → Кадровые документы → Создать → Приём на работу
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника (или создайте нового физлица)
3. 3
   Укажите дату приёма, подразделение, должность, график работы и вид занятости
4. 4
   Добавьте начисление «Оплата по окладу» и сумму оклада
5. 5
   Проведите документ и закройте
6. 6
   Откройте справочник Сотрудники и проверьте карточку нового сотрудника

Настройка вычетов и данных для НДФЛ

После приёма проверьте, имеет ли сотрудник право на стандартные вычеты — чаще всего это вычет на детей. Без заявления вычета программа удержит НДФЛ с полной суммы дохода, и сотрудник получит меньше, чем должен.

Заявление на вычет оформляется документом «Заявление на вычеты НДФЛ» (Зарплата и кадры → Заявления на вычеты или через карточку сотрудника). Укажите месяц начала применения и список вычетов с подтверждающими документами. Вычет будет применяться автоматически при каждом расчёте зарплаты, пока доход с начала года не превысит установленный лимит.

Если сотрудник принят не с начала года и ранее работал в другом месте, введите справку о доходах с предыдущего места работы — документ «Справка о доходах (2-НДФЛ) для расчёта» или операция ввода доходов. Это нужно, чтобы программа правильно отслеживала лимит для детских вычетов и прогрессивную шкалу НДФЛ.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принят на полную ставку по пятидневкеДостаточно стандартного графика «Пятидневка» и одного начисления «Оплата по окладу»

Сотрудник работает неполный день или на 0,5 ставкиУкажите количество ставок 0,5 и оклад за полную ставку — программа сама пересчитает пропорцию

Сотрудник работает по сменному графикуСначала создайте график в справочнике «Графики работы сотрудников», затем выберите его в приёме

Это внешний совместительУкажите вид занятости «Внешнее совместительство» и проверьте, что физлицо не дублируется

Проверка результата после приёма

После проведения документа убедитесь, что сотрудник корректно «встал» в учёт. Откройте справочник «Сотрудники» (Зарплата и кадры → Сотрудники): новая запись должна отображаться с подразделением и должностью. В карточке сотрудника по ссылке «Основное место работы» видны параметры приёма.

Контрольная проверка — создать тестовое «Начисление зарплаты» за месяц приёма (можно не проводить окончательно): сотрудник должен подтянуться в таблицу, оклад — рассчитаться пропорционально отработанным дням по графику, НДФЛ — посчитаться с учётом вычетов. Если сотрудник не появляется в документе начисления, чаще всего причина в том, что документ приёма не проведён, дата приёма позже периода начисления или выбрана другая организация.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в справочнике «Сотрудники»

Норма

Запись есть, указаны подразделение и должность

Тревожный признак

Записи нет или она без подразделения — документ приёма не проведён

Подстановка в «Начисление зарплаты»

Норма

Сотрудник появляется в таблице, оклад рассчитан за отработанные дни

Тревожный признак

Сотрудника нет в списке или сумма нулевая

НДФЛ в расчёте

Норма

Налог посчитан с учётом вычетов по заявлению

Тревожный признак

Вычеты не применились — проверьте заявление на вычеты

Отчёт «Расчётный листок»

Норма

Формируется по сотруднику с верными суммами

Тревожный признак

Пустой листок или неверный оклад

Особые сценарии и ограничения

Приём в середине месяца

Особых действий не требуется: укажите фактическую дату приёма, и программа рассчитает зарплату пропорционально отработанным дням по графику. Проверьте только, что график работы заполнен на нужный месяц — пустой график даст нулевую норму времени и ошибку расчёта.

Внутреннее совместительство

Для внутреннего совместителя создаётся второй сотрудник, привязанный к тому же физлицу. Оформите отдельный документ «Приём на работу», выберите существующее физлицо, укажите вид занятости «Внутреннее совместительство». НДФЛ программа посчитает суммарно по обоим местам работы.

Работник по договору ГПХ

Договор подрядчика оформляется не приёмом на работу, а документом «Договор подряда» (Зарплата и кадры → Договоры подряда). Физлицо создаётся так же, но кадровый документ не нужен. Учтите: по ГПХ не начисляются взносы на травматизм (если не прописано в договоре) и не предоставляются отпуска.

Частые ошибки и как их исправить

На практике большинство проблем при приёме сотрудника сводятся к нескольким повторяющимся ситуациям:

• Документ создан, но не проведён. Сотрудник виден в справочнике (карточка создаётся при записи), но зарплата не начисляется. Решение — открыть документ и нажать «Провести».
• Неверная дата приёма. Если указать дату следующего месяца, сотрудник не попадёт в начисление текущего. Исправьте дату и перепроведите.
• Оклад вписан вручную в «Начисление зарплаты», а не в приём. Тогда в следующем месяце сумма не подтянется. Правильное место для оклада — таблица начислений в документе приёма.
• Дубль сотрудника вместо перевода. Перевод в другое подразделение оформляется документом «Кадровый перевод», а не новым приёмом.
• Не заполнен график работы на новый год. Графики нужно продлевать ежегодно, иначе расчёт за январь будет неверным.

Перед массовым приёмом нескольких сотрудников удобно сначала полностью настроить один «эталонный» приём и проверить его тестовым начислением зарплаты. Остальные документы затем создаются по образцу — это снижает количество расхождений в настройках начислений и графиков.

Частые вопросы

Можно ли оформить приём задним числом?

Технически да — документ создаётся любой датой. Но если за тот период уже сдана отчётность, придётся пересчитывать зарплату, НДФЛ и взносы и подавать уточнённые расчёты. Безопаснее оформлять приём до закрытия месяца.

Почему сотрудник не появляется в документе «Начисление зарплаты»?

Чаще всего документ приёма не проведён, дата приёма позже периода начисления или в документе начисления выбрана другая организация либо подразделение. Также проверьте, что в приёме указано хотя бы одно плановое начисление.

Как принять сотрудника на 0,5 ставки?

В документе приёма укажите количество ставок 0,5, а оклад задайте за полную ставку. Программа при расчёте автоматически умножит сумму на долю ставки. Указывать сразу «половинный» оклад не нужно — иначе сумма занизится вдвое.

Нужно ли заводить физлицо заново, если человек работал раньше?

Нет, найдите существующее физлицо через поиск по ФИО и оформите новый приём на него. Дубль физлица приведёт к раздвоению данных по НДФЛ и ошибкам в отчётности. Если дубль уже создан, используйте обработку поиска и объединения дублей.

Чем приём отличается от кадрового перевода?

Приём создаёт нового сотрудника и трудовые отношения. Перевод меняет условия у действующего сотрудника — подразделение, должность, график или оклад — без прерывания трудового договора. Оформлять перевод новым приёмом нельзя: появится дубль сотрудника и собьётся стаж.

Достаточно ли 1С:Бухгалтерии для полноценного кадрового учёта?

Для небольшой организации с простыми условиями оплаты — да: приёмы, переводы, увольнения, отпуска, больничные и отчётность доступны. Если нужны штатное расписание с историей, сложные графики, воинский учёт или кадровый ЭДО в полном объёме, потребуется 1С:ЗУП с синхронизацией в Бухгалтерию.