Другое · 9 мин
Как создать отпуск за свой счет в 1С
Как оформить отпуск без сохранения зарплаты в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документ «Отсутствие», настройка вида отпуска, влияние на стаж и расчеты.
Отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы) в программах 1С оформляется кадровым документом, который одновременно фиксирует отсутствие сотрудника и исключает эти дни из расчета зарплаты. В зависимости от конфигурации используются разные документы: в 1С:ЗУП это «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» или «Отпуск», в 1С:Бухгалтерии — «Отсутствие с сохранением/без сохранения оплаты».
Корректное оформление важно сразу по нескольким причинам: дни отпуска без содержания влияют на стаж для ежегодного отпуска, на средний заработок, на табель учета рабочего времени и на расчет аванса. Если провести отсутствие неправильным документом или забыть его вовсе, программа начислит сотруднику оплату за дни, которые он фактически не работал.
Ниже разобраны типовые сценарии для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия 8, а также проверка результата и типичные ошибки кадровиков и расчетчиков.
Что проверить перед созданием документа
Перед оформлением убедитесь, что в программе настроен нужный вид отсутствия. В 1С:ЗУП виды отсутствий хранятся в справочнике «Виды отсутствий» (раздел «Настройка» → «Виды отсутствий»). Стандартные предопределенные элементы — «Отпуск без сохранения зарплаты» (код ДО) и «Отпуск без сохранения зарплаты по обстоятельствам, предусмотренным законодательством» (код ОЗ) — обычно уже есть в типовой поставке.
Также проверьте, что сотрудник принят на работу, по нему заполнен график работы, а период отпуска не пересекается с уже проведенными документами отсутствия (больничным, командировкой, другим отпуском). При пересечении периодов программа откажется проводить документ или создаст конфликт в расчете.
Основанием для документа служит заявление сотрудника. В типовых конфигурациях реквизит «Основание» носит информационный характер, но заполнение помогает при проверках и поиске документа.
Создание отпуска за свой счет в 1С:ЗУП 3.1
Основной способ в 1С:Зарплата и управление персоналом — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)». Он доступен в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» либо «Зарплата» → «Все отсутствия сотрудников», кнопка «Создать» → «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)».
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» и нажмите «Создать»
- 2Выберите тип документа «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)»
- 3Укажите организацию, сотрудника и месяц начисления
- 4В поле «Вид отсутствия» выберите «Отпуск без сохранения зарплаты» (или вариант с кодом ОЗ)
- 5Задайте даты начала и окончания отпуска — программа рассчитает количество дней
- 6При необходимости заполните основание (реквизиты заявления)
- 7Проведите документ и проверьте табель и расчет зарплаты за период
Если в вашей настройке включен механизм заявлений (функциональность «Заявки на отпуск» в кадровом самообслуживании), отпуск может создаваться на основании согласованной заявки сотрудника. Тогда документ отсутствия формируется автоматически после утверждения заявки руководителем и кадровиком.
Для отпуска, приходящегося на несколько месяцев (например, с 28 января по 3 февраля), программа корректно разделит дни по месяцам при расчете зарплаты — создавать два документа не требуется.
Несколько сотрудников в одном документе
Если отпуск без содержания оформляется сразу группе сотрудников (например, при простое по инициативе работников), можно использовать документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с табличной частью по нескольким сотрудникам — в зависимости от версии конфигурации доступен множественный выбор. Проверьте, что периоды и вид отсутствия у всех совпадают.
Оформление в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии кадровый учет упрощенный. Отпуск без сохранения зарплаты оформляется документом «Отсутствие» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Отсутствие») либо, в старых релизах, через «Больничный лист»/ручную корректировку начислений. В документе указывается сотрудник, период отсутствия и причина.
Если в вашей версии отдельного документа нет, альтернатива — вручную откорректировать отработанное время в документе «Начисление зарплаты»: в табличной части уменьшить количество отработанных дней, тогда оплата по окладу рассчитается пропорционально. Это менее надежный способ, потому что отсутствие не попадет в табель автоматически.
Сравнение вариантов оформления
Полноценный вариант: табель, стаж, расчет зарплаты обновляются автоматически. Подходит всем организациям, ведущим кадровый учет в ЗУП.
Достаточно для небольших компаний с простым учетом. Функциональность зависит от релиза.
Запасной вариант, когда документа отсутствия нет. Минус: табель и стаж придется контролировать вручную.
Влияние на зарплату, табель и стаж
После проведения документа дни отпуска за свой счет отражаются в табеле учета рабочего времени буквенным кодом ДО (или ОЗ) без оплаты. Это видно в отчете «Табель учета рабочего времени (Т-13)» в разделе «Отчеты, справки».
В расчете зарплаты эти дни уменьшают норму и фактически отработанное время: оплата по окладу считается только за отработанные дни. Если отпуск пришелся на весь месяц, начислений по окладу не будет, но удержания (например, НДФЛ с иных доходов) и взносы с иных выплат продолжат считаться по общим правилам.
Отдельно контролируйте стаж. По Трудовому кодексу в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включаются только 14 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты в течение рабочего года. В 1С:ЗУП остатки отпусков и стаж считаются автоматически по данным документов отсутствий — проверить можно в справке «Остатки отпусков» из карточки сотрудника.
Проверка результата
После проведения документа выполните контроль по трем точкам: табель, расчетный листок и остатки отпусков. Все три проверки занимают несколько минут и исключают большинство ошибок.
Как проверить результат
Дни отпуска отмечены кодом ДО или ОЗ, без оплаты
Дни стоят как явка (Я) или отсутствие не отражено
Оклад начислен только за отработанные дни, отсутствие видно в оплаченных/неоплаченных днях
Начислен полный оклад, будто сотрудник работал весь месяц
Стаж и рабочий год пересчитаны с учетом отпуска без содержания
Данные не изменились — возможно, документ не проведен
Если отпуск оформлен после того, как зарплата за месяц уже рассчитана, потребуется перезапустить документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц — программа сама предложит пересчитать сотрудника при наличии зарегистрированного отсутствия.
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная ситуация — отпуск за свой счет совпал с больничным. Пособие за дни, пришедшиеся на отпуск без содержания, не назначается. В 1С:ЗУП больничный, пересекающийся с отпуском без содержания, программа обработает с учетом этого правила, но даты документов должны быть введены точно.
Удобно завести правило: документ отсутствия вводится в программу в день подписания заявления, а не в конце месяца. Тогда расчет аванса и зарплаты сразу идет с учетом отсутствия, и перерасчеты не понадобятся.
Часто задаваемые вопросы
Как оформить отпуск за свой счет на часть дня (несколько часов)?
В 1С:ЗУП в документе «Отсутствие» установите флаг «Отсутствие в течение части смены» и укажите количество часов. Тогда в табеле день будет разбит на отработанные часы и часы отпуска без содержания, а оплата уменьшится пропорционально.
Нужно ли создавать отдельный вид отпуска для отпуска по семейным обстоятельствам?
Обычно достаточно типовых предопределенных видов (ДО и ОЗ). Собственный вид отсутствия создают, только когда нужен отдельный код в табеле или особый учет стажа — например, для отпуска по коллективному договору. Перед созданием нового элемента проверьте настройки стажа у вида отсутствия.
Что делать, если документ проведен с ошибочными датами?
Если зарплата за период еще не рассчитана, просто исправьте даты и перепроведите документ. Если расчет уже выполнен, после исправления перезапустите «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц. При закрытом периоде сначала оцените влияние на отчетность.
Влияет ли отпуск за свой счет на расчет среднего заработка?
Да. Дни отпуска без сохранения зарплаты исключаются из расчетного периода при исчислении среднего заработка (для отпускных, командировок и других выплат). 1С:ЗУП учитывает это автоматически, если отсутствие оформлено корректным документом.
Можно ли оформить отпуск за свой счет внешнему совместителю?
Да, порядок тот же: документ отсутствия создается по месту работы совместителя отдельным документом по его сотруднику. Учтите, что по основному месту работы и по совместительству отпуска оформляются независимо.
Что важно запомнить
Отпуск за свой счет в 1С оформляется документом «Отсутствие» с правильным видом отсутствия (ДО или ОЗ). После проведения обязательно проверьте табель, расчетный листок и остатки отпусков, а при позднем вводе — пересчитайте зарплату. Осторожно работайте с закрытыми периодами: изменения влияют на НДФЛ и отчетность.