Как создать дополнительное соглашение в 1С:ЗУП

Дополнительное соглашение к трудовому договору в 1С:ЗУП не является отдельным документом с таким названием — программа оформляет изменения условий труда через кадровые документы: «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда», «Изменение условий труда» и другие. Каждый из них регистрирует конкретное изменение — оклад, должность, график, подразделение — и на его основании можно распечатать текст самого соглашения.

Ключевой принцип: в ЗУП любое изменение условий трудового договора должно быть отражено документом, который изменит плановые начисления и кадровые данные сотрудника. Если просто распечатать текст соглашения, не проведя кадровый документ, зарплата продолжит считаться по старым условиям. Поэтому работа всегда начинается с выбора правильного документа под конкретную ситуацию.

Ниже разобраны основные сценарии: изменение оклада, перевод на другую должность, изменение графика работы, а также печать формы дополнительного соглашения и проверка того, что изменения корректно отразились в расчётах.

Каким документом оформить дополнительное соглашение

Выбор документа зависит от того, что именно меняется в трудовом договоре. В типовой ЗУП нет универсального документа «Дополнительное соглашение», поэтому используется документ, соответствующий сути изменения:

• Кадровый перевод — смена должности, подразделения, графика работы, характера работы, а также комбинированные изменения, включая оклад;
• Изменение оплаты труда — изменение только состава или размера начислений (оклад, надбавки, премии) без кадрового перемещения;
• Изменение условий труда — документ для специальных сценариев в некоторых редакциях конфигурации;
• Совмещение — если соглашением оформляется дополнительная работа.

Сравнение вариантов

Кадровый перевод

Подходит для смены должности, подразделения, графика и любых комбинированных изменений. Ограничение: создаёт запись в кадровой истории, что влияет на отчёты по штатной расстановке.

Изменение оплаты труда

Подходит, когда меняется только размер или состав начислений. Ограничение: не позволяет изменить должность или подразделение.

Изменение плановых начислений

Массовый вариант для группы сотрудников, например при индексации. Ограничение: неудобен для индивидуальных соглашений с уникальными условиями.

Если соглашением меняется несколько условий сразу — например, должность и оклад — правильнее использовать один «Кадровый перевод» с включённым флажком изменения начислений, а не два отдельных документа. Это сохранит целостность кадровой истории и упростит расчёт среднего заработка.

Создание кадрового перевода для изменения условий договора

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых интерфейсах — «Все кадровые документы») и создайте документ «Кадровый перевод». Укажите организацию, сотрудника и дату перевода — именно с этой даты начнут действовать новые условия.

На закладке «Основное» установите флажки тех изменений, которые реально происходят: «Перевести в другое подразделение», «Перевести на другую должность», «Изменить график работы». Программа покажет только те поля, которые относятся к выбранным изменениям — это защищает от случайного изменения лишних реквизитов.

Если соглашением меняется оплата, перейдите на закладку «Оплата труда», установите флажок изменения начислений и скорректируйте состав или размер начислений. Новый оклад укажите в поле «Оклад» или «Тарифная ставка» — в зависимости от того, как настроен вид расчёта. Проверьте, что лишние начисления сняты флажками, а нужные добавлены.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте «Кадровый перевод»
2. 2
   Укажите сотрудника и дату, с которой действуют новые условия
3. 3
   Отметьте флажками изменяемые условия: подразделение, должность, график
4. 4
   На закладке «Оплата труда» скорректируйте начисления, если меняется оплата
5. 5
   Проведите документ и проверьте движения через «Ещё» → «Движения документа»
6. 6
   Распечатайте текст соглашения через кнопку «Печать»

Изменение оклада без кадрового перемещения

Когда меняется только размер оплаты, удобнее документ «Изменение оплаты труда» (раздел «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников»). Он не создаёт кадрового перевода и не влияет на штатную расстановку — только на плановые начисления.

В документе выберите сотрудника, укажите дату изменения и на закладке «Начисления» установите новый размер оклада. Если нужно изменить несколько начислений сразу, используйте кнопку «Заполнить» — программа подтянет текущие плановые начисления, и останется только скорректировать значения.

Обратите внимание на флажок «Учитывать как индексацию заработка» — он влияет на расчёт среднего заработка. Для индивидуального повышения оклада по соглашению сторон этот флажок обычно не устанавливается; индексация оформляется отдельным механизмом для всей организации или подразделения.

Печать текста дополнительного соглашения

Типовая конфигурация не всегда содержит готовую печатную форму «Дополнительное соглашение» — набор форм зависит от редакции ЗУП и настроек. Проверьте кнопку «Печать» в документе «Кадровый перевод»: часто там доступны приказ о переводе (Т-5) и, при наличии настроенного макета, форма соглашения.

Если типовой формы нет, есть три рабочих варианта. Первый — подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Второй — создать собственный макет в конфигураторе или через механизм пользовательских печатных форм. Третий — сформировать текст соглашения в текстовом редакторе, используя данные документа, и хранить его только в бумажном виде.

Проверка результата после проведения

После проведения документа убедитесь, что изменения отразились корректно. Откройте карточку сотрудника («Кадры» → «Сотрудники») и проверьте текущие данные: должность, подразделение, график. В разделе «Начисления и удержания» карточки сотрудника должен отображаться новый оклад с даты изменения.

Затем выполните пробный расчёт: создайте черновик «Начисление зарплаты и взносов» за период, в который попадает дата соглашения, и проверьте, что сумма рассчитана по новым условиям. Если изменение произошло в середине месяца, программа должна рассчитать оплату пропорционально — часть по старым условиям, часть по новым.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Отображаются новые должность, подразделение и оклад с даты соглашения

Тревожный признак

Показаны старые данные — документ не проведён или дата указана неверно

Расчёт зарплаты

Норма

Сумма соответствует новым условиям, при переходе в середине месяца — пропорциональный расчёт

Тревожный признак

Сумма по старому окладу — проверьте закладку «Оплата труда» в документе

Кадровый отчёт (Т-2, штатная расстановка)

Норма

Изменение видно в кадровой истории

Тревожный признак

Запись отсутствует — документ не проведён или помечен на удаление

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — изменение оклада непосредственно в карточке сотрудника или в штатном расписании без кадрового документа. Такое изменение не создаёт истории и либо вообще не влияет на расчёт, либо применяется некорректно. Все изменения должны идти через документы.

Вторая распространённая ситуация — неверная дата документа. Дата перевода — это дата начала действия новых условий, а не дата подписания соглашения. Если соглашение подписано 25-го, а действует с 1-го числа следующего месяца, в документе указывается именно первое число.

Также учитывайте ограничение: один «Кадровый перевод» оформляет изменения для одного сотрудника. Для массовых изменений (например, повышение окладов всему подразделению) используйте «Изменение плановых начислений» с заполнением списка сотрудников.

FAQ

Можно ли оформить допсоглашение задним числом в ЗУП?

Технически документ можно провести прошлой датой, но если период уже рассчитан и закрыт, программа выполнит перерасчёт, что затронет НДФЛ, взносы и отчётность. Безопаснее оформлять документы текущей датой с будущей датой начала действия. Если задним числом не обойтись, согласуйте перерасчёт с расчётчиком до проведения документа.

Где взять печатную форму дополнительного соглашения, если её нет в типовой ЗУП?

Проверьте кнопку «Печать» в кадровом переводе — набор форм зависит от редакции. Если формы нет, подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Дополнительные отчёты и обработки» либо разработайте макет силами специалиста по 1С. Как временный вариант допустимо формировать текст соглашения во внешнем редакторе.

Чем «Изменение оплаты труда» отличается от «Кадрового перевода»?

«Изменение оплаты труда» меняет только начисления и не создаёт кадрового перемещения — сотрудник остаётся на той же должности и в том же подразделении. «Кадровый перевод» фиксирует кадровые изменения и дополнительно может менять оплату. Для чистого повышения оклада достаточно первого документа.

Как оформить временное изменение условий, например перевод на три месяца?

В кадровом переводе заполните дату окончания перевода — программа автоматически вернёт прежние условия и начисления после этой даты. Убедитесь, что флажок временного перевода установлен, иначе возврат придётся оформлять отдельным документом.

Почему после изменения оклада зарплата считается по-старому?

Чаще всего документ не проведён, указана неверная дата начала действия или изменение сделано в карточке сотрудника в обход документа. Проверьте движения документа и дату, с которой действует новое начисление, затем перезаполните документ «Начисление зарплаты и взносов».